Biaya Tersembunyi dari Keragaman Sistem
Dalam jaringan distribusi yang mencakup berbagai wilayah atau mitra, umum ditemukan bahwa setiap distributor beroperasi dengan sistem lokal mereka masing-masing. Ada yang menggunakan sistem ERP lama, ada yang mengandalkan sistem buatan sendiri, dan sebagian masih mengelola operasi harian dengan spreadsheet atau catatan manual. Meskipun hal ini mencerminkan preferensi atau tingkat kematangan masing-masing distributor, kenyataannya hal ini menciptakan masalah besar bagi prinsipal: fragmentasi keselarasan operasional.
Seperti diuraikan dalam peta jalan transformasi digital distributor, ketika distributor beroperasi dengan sistem yang beragam, prinsipal hampir mustahil menegakkan alur kerja terpadu, mengumpulkan data kinerja yang konsisten, atau menjalankan inisiatif perdagangan yang sinkron.
Definisi Operasional Menjadi Subjektif
Salah satu dampak utama dari perbedaan sistem adalah ketidakseragaman dalam cara mendefinisikan dan menjalankan proses. Misalnya, definisi "outlet terlayani" bisa berbeda-beda antar distributor—ada yang menghitungnya saat faktur diterbitkan, ada juga yang menunggu hingga pengiriman selesai. Validasi promosi pun bervariasi; sebagian dilakukan langsung oleh tim lapangan, sementara lainnya diproses kolektif di akhir bulan.
Ketidakteraturan ini berdampak pada keakuratan indikator, sebagaimana disampaikan dalam kajian manajemen perubahan dalam transformasi ERP, yang menekankan pentingnya definisi dan standar proses yang seragam untuk menjaga integritas pelaporan.
Konsolidasi Data Menjadi Beban Manual
Ketika setiap distributor menggunakan sistem berbeda, tim kantor pusat sering kali harus menggabungkan data kinerja secara manual. Data penjualan regional, investasi perdagangan, tingkat persediaan, dan pelacakan klaim perlu diekspor, diformat ulang, lalu direkonsiliasi lintas sistem. Proses ini seharusnya bisa otomatis dan real-time sebagaimana disarankan dalam strategi transformasi digital awal.
Kesimpulan: Kekuatan sebuah jaringan ditentukan oleh kualitas koneksinya
Dalam distribusi modern, sistem yang tidak terhubung akan menghasilkan kinerja yang juga terputus-putus. Untuk mencapai skala operasional yang sesungguhnya, perusahaan perlu berinvestasi dalam menyelaraskan cara kerja di seluruh mitra. Hal ini termasuk menetapkan fondasi digital yang akan menjadi tulang punggung utama bagi seluruh mitra dalam jaringan distribusi—bukan melalui paksaan, melainkan dengan kolaborasi, kejelasan, dan insentif bersama.
Contoh nyata integrasi sistem berskala besar dapat ditemukan pada implementasi digitalisasi pelabuhan melalui TOS Nusantara, yang menunjukkan bagaimana sistem terintegrasi mendorong efisiensi lintas entitas dan wilayah.
