Strategi Mengelola Sales Territory

If you know the enemy and know yourself, you need not fear the result of a hundred battles. If you know yourself but not the enemy, for every victory gained you will also suffer a defeat. If you know neither the enemy nor yourself, you will succumb in every battle.”

― Sun Tzu, The Art of War

Sejatinya, filosofi seni berperang yang dikemukakan Sun Tzu dalam bukunya “The Art of War” sangat relevan diterapkan dalam dunia bisnis.

Ibarat sebuah peperangan, maka untuk memenangkannya: perusahaan pun harus memiliki strategi jitu, mampu mengenali (kelebihan dan kekurangan) pesaing, dan tak kalah penting, mampu menguasai wilayah kerja penjualan (sales territory management).

Nah, wilayah kerja penjualan atau sales territory ini menjadi sangat penting karena turut menentukan sukses tidaknya penjualan. Oleh karena itu, agar perusahaan Anda bisa menguasai pasar suatu wilayah, maka diperlukan strategi terencana dalam mengelola suatu wilayah kerja penjualan. Terutama dalam menempatkan tim penjualan (sales force) di lapangan.

Pasalnya, jika Anda salah dalam menempatkan salesman dan pembagian wilayah kerjanya, maka akan berdampak pada beberapa hal. Antara lain: pembengkakan cost per sales, tidak efektifnya kerja harian salesman, dan ujungnya berdampak pada (tidak  efektifnya) penyebaran dan penjualan produk yang perusahaan Anda pasarkan.

Oleh karena itu, sekarang pendekatan pengelolaan sales territory menjadi kebutuhan bagi perusahaan. Terutama perusahaan-perusahaan yang menjual produk dan jasa. Sebab, melalui pengelolaan penjualan berbasis wilayah ini perusahaan bisa memperoleh sejumlah manfaat. Pertama, meningkatkan efektivitas coverage wilayah penjualan. Melalui pemetaan wilayah, desain rute, setting canvasing maupun aktivitas retensi pelanggan, maka perusahaan akan bisa menggarap seluruh potensi pasar dan pelanggan di sebuah kawasan. Selain itu, para salesman bukan hanya diberikan wilayah penjualan, tetapi juga target (langganan maupun kunjungan).

Kedua, cost management menjadi lebih baik karena perusahaan bisa mengestimasi biaya yang tepat. Perusahaan memiliki standar aktivitas yang jelas untuk pengelolaan wilayah, baik aktivitas sales, canvasing, customer visit ataupun survey pelanggan dan market. Biaya per tenaga penjualan akan menjadi lebih murah, karena banyaknya variasi aktivitas yang harus dikerjakan.

Ketiga, meninggkatkan pelayanan terhadap pelanggan. Sebab, salesman membuat jadwal kunjungan tetap sehingga pelanggan bisa memprediksi produk yang dijual terhadap persediaan. Di sisi lain, dengan terjadwal dan diaturnya salesman sedemikian rupa sehingga penjualan meningkat, maka itu menjadi keunggulan bersaing perusahaan. Keempat, perusahaan bisa melakukan penilaian kinerja dan prestasi yang lebih akurat. Sebab, wilayah kerja penjualan dan jumlah pelanggan sudah tercatat, penilaian bisa berdasarkan angka-angka.

Kelima, marketing intelligence bisa dilakukan oleh seluruh tenaga penjualan, baik aktivitas kompetitor yang dilakukan di wilayah maupun persepsi pelanggan tentang kompetitor yang diperoleh melalui canvasing dan survey. Dan, tak kalah penting, terciptanya pemahaman produk dan bagaimana memaksimalkan value product pada salesman. Sebab, dalam sistem pengelolaan wilayah penjualan, tugas salesman tidak lagi hanya fokus menjual pada pelanggan baru, tapi ia harus bisa mengetahui produk apa yang tepat untuk dikomunikasikan di wilayah yang menjadi tanggung jawabnya.

Mengingat pentingnya sales territory ini, dan supaya perusahaan bisa memaksimalkan tenaga penjualnya, maka sebelum masuk ke suatu wilayah penjualan perlu dibuat strategi dan rancang bangunnya. Strateginya adalah, pertama, melakukan pemetaan wilayah (territory mapping). Semakin banyak informasi yang didapat melalui pemetaan wilayah, akan memberikan masukan yang semakin baik untuk distribusi tenaga penjualan. Pemetaan wilayah ini termasuk bagaimana mengenali setiap karakteristik penting dari wilayah yang menjadi tanggung jawab salesman, termasuk pemetaan pelanggan yang ada di wilayah tersebut. Selain itu, perusahaan juga dapat mengetahui letak pelanggan secara akurat melalui gambar, dan memiliki dokumen yang menggambarkan pelanggan-pelanggan yang merupakan aset terbesarnya distributor.

Kedua, perencanaan pengelolaan wilayah, dengan memanfaatkan semua informasi tentang pemetaan wilayah yang telah disusun tadi. Tujuannya, untuk mencari tahu potensi wilayah tersebut. Potensi wilayah sangat berpengaruh pada pembagian wilayah, terutama dalam hal kontribusi omset dan penghasilan penjualan. Sebab, kapasitas suatu wilayah yang diproyeksikan dapat mempengaruhi nilai penjualan. Parameter yang dijadikan patokan adalah batasan geografis, jumlah penduduk, sumber daya ekonomi dan sosial budaya, jumlah outlet (pelanggan dan calon pelanggan), internal data (omzet per customer, per sales, per area, distrik, effective call).

Ketiga, pengelolaan kerja salesman. Oleh karena model pengelolaan tenaga penjualan sekarang lebih pada pengelolaan wilayah, maka pengelolaan kinerjanya harus mencakup penetapan target-target dan beban kerja. Target dan beban kerja salesman ini mencakup: jumlah kunjungan yang harus dilakukan dalam satu tahun, siklus kujungan yang dilakukan serta jumlah kunjungan maksimal yang dapat dilakukan seorang salesman dalam satu hari dengan memperhitungkan waktu perjalanan, jarak tempuh, pembuatan laporan, menunggu pelanggan dan sebagainya. Juga, kemampuan peng-coveran area (jumlah pelanggan yang dikunjungi): apakah ia mampu melayani semua pelanggannya pada hari itu, dan mampu mencari pelanggan baru?

Keempat, pengelolaan jarak tempuh (route management). Mengingat aktivitas salesman adalah mobile, maka pengaturan rute bisa membuat seluruh wilayah bisa di-cover dengan efisien dan efektif. Tentunya, itu akan berpengaruh pada kecepatan operasional distributor dalam menyebarkan produk-produknya. Juga, akan mempermudah distributor mengelola pelanggannya, baik itu dalam aspek penjualan, penagihan, pengiriman, penambahan pelanggan, atau review terhadap efektifitas bisnis dengan pelanggan tersebut.

Dalam menentukan rute atau jarak tempuh, agar perjalanan dalam men-cover area menjadi lebih pendek dengan waktu yang singkat, maka perlu memperhatikan beberapa hal. Antara lain: Perjalanan keliling harus berbentuk melingkar; Perjalanan keliling tidak boleh menyilang (cross); Rute yang sama tidak boleh digunakan untuk pergi “ke dan dari” suatu pelanggan. Jadi, harus mencari jalur yang berbeda dan lebih dekat untuk kembali ke home base; Pelanggan pada area yang berdekatan harus dikunjungi secara berurutan.

Kelima, melakukan monitoring dan kontrol wilayah. Dilakukan secara berjejang agar proses kontrol dapat berjalan dengan baik, berdasarkan parameter call, effective call, aktivitas transaksi, langganan transaksi, omset dan tagihan. Melakukan join visit secara rutin ke wilayah kerja penjualan, dengan acuan parameter tadi dan standar yang telah ditetapkan perusahaan.

Melalui penerapan strategi sales territory management itu, pada ujungnya, diharapkan bisa memperoleh data analisa yang dapat digunakan perusahaan sebelum masuk ke suatu wilayah penjualan.

Jadi, sebelum para salesman memasuki “wilayah peperangan”, mereka sudah dilengkapi “senjata” (baca: data) dan memiliki pengetahuan mendalam mengenai wilayah yang akan dimasukinya. Termasuk informasi calon pesaingnya. If you know the enemy and know yourself, you need not fear the result of a hundred battles.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

%d bloggers like this: