Mengelola Keuangan Distributor Agar Profitable

Finance Managment

Kegiatan bisnis perusahaan distribusi (distributor) adalah penyampaian barang dan jasa dari produsen kepada kosumen. Dan, proses bisnis itu tentunya bermuara pada satu tujuan: meraih keuntungan.
Nah, supaya perusahaan distribusi ini bisa profit, terus berkembang dan maju, maka ia mesti memiliki sistem pengaturan keuangan (finance management) yang baik dan tepat. Sebab, pengaturan keuangan ini cukup berisiko. Kesalahan hitung dan prediksi sedikit saja bisa membawa kerugian dalam nilai besar.
Pada perusahaan distribusi, setidaknya ada tiga bagian kegiatan yang perlu dipahami agar bisa mempertahankan keuangan perusahaan dengan baik.

Pertama, kegiatan operasional, yaitu semua aktivitas perusahaan yang memiliki kaitan langsung dengan proses produksi perusahaan. Hal ini tercantum dalam laporan laba rugi atau L/R. Kegiatan operasional ini, seperti adanya uang kas masuk dan keluar. Uang kas masuk biasanya didapat dari kegiatan utama perusahaan tersebut, yang dalam bisnis distribusi adalah penjualan. Sementara uang kas keluar terdiri dari kegiatan untuk pembayaran kewajiban (fix cost), seperti listrik, gaji karyawan, dan lain-lain.

Kedua, kegiatan investasi, yaitu semua aktivitas dalam perusahaan distribusi yang punya kaitan langsung dengan investasi perusahaan, baik investasi internal maupun investasi eksternal.

Ketiga, kegiatan keuangan, yaitu semua aktivitas perusahaan distribusi yang memiliki kaitan langsung dengan sumber dana perusahaan yang berupa utang baik dalam jangka panjang maupun modal. Contohnya pembayaran utang bank, pembagian deviden, serta catatan arus kas masuk dari pinjaman bank.

Tentunya, hubungan ketiga kegiatan tersebut harus diperhatikan supaya aliran arus kas (cashflow) perusahaan tetap baik dan tidak mengganggu jalannya bisnis distribusi ini. Oleh karena itu, supaya cashflow perusahaan tetap baik, ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Pertama, pastikan arus kas kegiatan operasional (operating cashflow) dalam kondisi positif. Arus kas operasional (AKO) ini bisa diperoleh dengan rumus sederhana:
• AKO = Laba kotor (Laba sebelum bunga dan pajak) + penyusutan – pajak
• AKO = Laba bersih + penyusutan
• AKO = Penjualan – biaya – pajak

Jika menggunakan rumus itu hasilnya positif, berarti bisnis distribusi Anda tergolong sehat. Tetapi, jika nilai AKO hasilnya negatif, berarti operasional perusahaan tidak sehat. Ini bisa terjadi karena perusahaan memiliki banyak pengeluaran. Sebaliknya, pemasukannya relatif kecil.

Lantas, apa yang mesti dilakukan jika nilai AKO lebih kecil dari laba? Caranya, dengan melakukan pengelolaan piutang, seperti memperpendek jatuh tempo pembayaran piutang agar segera menjadi kas tunai atau dengan menetapkan kebijakan untuk tidak menerima penjualan kredit.

Dalam operasional perusahaan distribusi dikenal tiga macam transaksi penjualan, yaitu penjualan tunai, kredit/tempo, dan penjualan secara titip (konsinyasi). Tentu saja diperlukan strategi jitu dalam pengelolaan piutang ini, seperti:
Pertama, buat prosedur pengajuan kredit. Salah satu cara bagi distributor dan principal untuk meningkatkan volume penjualan adalah dengan memberikan fasilitas penjualan secara kredit. Namun tidak semua pedagang atau outlet harus diberi fasilitas ini. Ada beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk mendapatkan fasiltas kredit ini. Termasuk tipe outlet: grosir/wholesales, retailer-1 (penggecer kelas 1, berada di jalan utama), retailer-2 (pengecer kelas 1, berada di sekitar pasar), supermaket, minimarket, dept store.

Kedua, buat standar pengelolaan piutang dagang (account receivable). Tujuannya, untuk memastikan proses pengendalian piutang agar bisa dikumpulkan tepat waktu. Jika piutang dagang tidak bisa ditagih tepat waktu, maka proses penjualan juga akan terganggu (order penjualan akan di-pending). Piutang dagang harus ditagih tepat waktu. Oleh karena itu, penting untuk membuat jadwal penagihan agar pelanggan bisa menyiapkan uang pembayarannya.

Ketiga, standar penanganan piutang overdue dan bad debt. Melakukan penjualan dengan proses kredit, pasti ada beberapa pelanggan yang tidak bisa membayar tepat waktu. Bahkan, ada yang sampai berlarut-larut hingga dikategorikan sebagai piutang bad debt. Tentunya, kondisi itu harus segera diselesaikan agar pelanggan dapat melakukan aktivitas penjualan barang seperti semula. Atau, jika memang tidak bisa, maka fasilitas kreditnya bisa dialihkan ke outlet potensial yang lain, agar penjualan tidak terganggu.

Keempat, pengamanan terhadap aset piutang dagang. Bagi perusahaan distribusi, piutang dagang merupakan satu aset yang cukup besar. Oleh karena itu, memastikan keamanan dari aset yang berbentuk piutang dagang ini sangatlah penting. Keberadaan faktur penjualan dan semua dokumen penagihan harus senantiasa berada dalam monitoring perusahaan.

Kelima, kebijakan mengenai piutang dagang pelanggan. Kebijakan pemberian fasiltas kredit ini haruslah diatur dengan baik, mulai dari siapa yang berhak (jenis/tipe outlet), berapa dan bagaimana menetapkan plafond kredit. Juga, bagaimana proses pengajuannya dan tempo pembayaran untuk tiap tipe outlet, tiap grup produk, tiap area yang kemungkinan akan berbeda satu dengan lainnya.

Sejatinya, peningkatan AKO dari waktu ke waktu merupakan gambaran bahwa bisnis distribusi ini berkembang. Untuk itu, pengelolaan keuangan menjadi sangat penting agar perusahaan bisa profit, terus berkembang dan maju.

Image Source: http://tiny.cc/rcb76y

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

%d bloggers like this: