Pos

Kesalahan-Kesalahan Dasar dalam Proses Distribusi

Sumber: Unsplash.com

Proses distribusi sebuah produk pada dasarnya adalah semua rangkaian pekerjaan yang cukup kompleks. Banyak stakeholders yang terlibat tidak hanya produsen atau prinsipal, namun mencakup juga pedagang grosir, peritel hingga sistem-sistem yang terlibat di dalamnya. 

Dalam perkembangannya, semakin banyak perusahaan yang menyadari bahwa kegiatan  bukanlah proses yang sederhana. Semakin luas cakupan distribusi, semakin beragam jenis produk maka berbagai tantangan baru harus dihadapi setiap harinya. Itulah mengapa saat ini aplikasi pendukung distribusi sebagai salah satu solusi distribusi yang efektif dan efisien juga semakin berkembang.

Namun demikian, tetap ada beberapa isu-isu krusial yang sering terjadi dan harus diantisipasi perusahaan agar tidak berakibat signifikan bagi bisnis secara keseluruhan.

  • Salah Mengidentifikasi Pasar

Pasar adalah faktor paling utama pada setiap bisnis, begitu pula dalam distribusi.  Bedanya, distribusi sangat tergantung dengan demografi target pasar, diantaranya karakter calon pelanggan, usia, preferensi terhadap produk dan lain sebagainya. Secara umum, lokasi calon pelanggan dapat berkelompok di satu area. Target urban atau rural sangat menentukan bagaimana pola distribusi itu dibangun.

Target pasar juga harus mempertimbangkan pasar individu, keluarga atau korporasi. Tentu saja target pasar korporat tidak bisa didistribusikan melalui pengecer atau ritel. Pola perlakuan produsen/prinsipal  terhadap target pasarnya pun harus berbeda. Kesimpulannya, perusahaan harus dapat membangun pola distribusi berdasarkan pasar yang ditujunya.

  • Tidak Mengontrol Aktivitas Salesforce

Salesforce adalah ujung tombak distribusi. Namun masih sering  ditemui perusahaan yang belum mengontrol aktivitasnya dengan optimal. Sebagai contoh pelaporan yang masih manual, tidak terintegrasi dan tidak real-time.  Akibatnya pelaporan yang tidak tepat waktu, keputusan-keputusan strategis manajemen pun sering terlambat dieksekusi.

Selain itu, salesforce akan dibebani banyak tugas-tugas administratif yang akhirnya lebih banyak menghabiskan waktu daripada melakukan tugas utama mereka untuk ekspansi pasar.

Adanya digitalisasi salesforce juga akan meningkatkan akuntabilitas penjualan. Seluruh barang keluar dan terserap di retail atau pengecer dapat diketahui dengan baik.

  • Tidak mengontrol aktivitas pergudangan

sumber: freepik.com

Perusahaan-perusahaan distribusi yang kini marak tumbuh, masih ada yang menganggap gudang tak lebih dari tempat penyimpanan barang sementara sebelum disalurkan ke grosir atau pengecer.  Padahal, pergudangan adalah bagian penting dari aktivitas distribusi. Pengaturan stok di gudang akan mempengaruhi frekuensi produksi, cakupan pekerjaan salesforce bahkan naik turunnya harga produk.

Operasional gudang juga mencakup kebutuhan anggaran yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Manajemen yang baik harus mengetahui berapa lama barang optimal ada di gudang karena menyangkut kebutuhan anggaran dan besarnya produksi berikutnya. Faktor lain yang tidak bisa dilewatkan adalah pemilihan fasilitas gudang, penempatan persediaan, penempatan peralatan, dan fungsi penyimpanan di dalam gudang itu sendiri. 

Jika tidak dikelola dengan profesional serta menggunakan sistem yang didukung teknologi, pergudangan justru akan menimbulkan banyak kendala dalam proses distribusi.  

  • Kesalahan Membangun Rantai Pasok

Sudah menjadi pengetahuan dasar bahwa semakin panjang rantai pasok, maka harga produk semakin tinggi karena banyaknya channel yang harus dilalui. Penentuan mata rantai saluran distribusi dapat mempengaruhi kelancaran penjualan yang pada akhirnya akan berdampak pada profit, modal, risiko, dan efektivitas salesforce.

Rantai pasok pada dasarnya dipengaruhi dua hal pertama jenis barang dan kedua lokasi geografis. Barang-barang perishable (tingkat ketahanan pendek) tentu saja membutuhkan saluran distribusi yang lebih pendek untuk sampai ke tangan konsumen. Jika barang tersebut harus disalurkan ke lokasi dengan letak geografis yang jauh dari pabrik, maka akan dibutuhkan biaya pergudangan dan biaya transportasi yang lebih besar yang pada akhirnya berdampak pada harga jual.

Sementara barang-barang non perishable cenderung memiliki pola distribusi yang lebih panjang, karena semakin banyak perusahaan atau individu yang ingin terlibat mencari keuntungan.

 Dalam hal ini, peran prinsipal dan distributor menjadi sangat penting karena manajemennya harus melakukan riset kemudian menentukan rantai distribusi apa yang paling tepat untuk produk-produknya. Tentu saja ini pun membutuhkan evaluasi secara berkala.

Beberapa pertimbangan-pertimbangan manajemen dalam topik ini adalah sifat barang, sifat penyebaran, alternatif biaya, modal yang tersedia, tingkat, keuntungan, serta estimasi jumlah permintaan. 

Dengan aspek-aspek tersebut, perusahaan bisa menentukan panjang mata rantai dalam saluran distribusi yang dinilai paling tepat. Perusahaan yang memiliki saluran distribusi yang kompleks dengan banyak mata rantai membuat margin menjadi sangat tipis sehingga berisiko naiknya harga jual yang membuat produk menjadi tidak kompetitif di pasar. 

Kunci Sukses Membangun Bisnis Distribusi

Kunci sukses membangun bisnis distribusi, Manajemen dan tata kelola perusahaan menjadi senjata penting untuk memenangkan persaingan. Tidak sedikit bisnis yang terdampak cukup signifikan akibat pandemi yang tak kunjung usai. Namun disisi lain, ada pula bisnis yang mendaur keuntungan karena pandemi ini. Salah satunya adalah bisnis logistik. Saat aktivitas manusia dibatasi, kebutuhan pengantaran hingga ke rumah menjadi hal yang sangat krusial. Tidak heran, jumlah pengiriman barang di masa pandemi melonjak drastis. Tidak cuma barang-barang sekunder maupun tersier, barang kebutuhan pokok pun termasuk fast moving consumer goods (FMCG) sudah sangat lazim dibeli dengan konsep delivery ke rumah.

Kondisi diatas juga mendorong tumbuhnya bidang bisnis baru seperti distribusi. Kebutuhan kecepatan dan kemudahan sampainya barang dengan tepat waktu membuat distributor-distributor baru bermunculan. Skala bisnisnya pun beragam, mulai dari skala kecil, menengah atau ekspansi perusahaan-perusahaan besar.

Namun demikian, persaingan bisnis seharusnya tetap menjadi konsen setiap pebisnis. Pengembangan manajemen dan tata kelola perusahaan menjadi senjata penting untuk memenangkan persaingan. Simak beberapa kiat untuk membangun bisnis distribusi

  1. Melakukan Riset dan Analisis Pasar Secara Berkala

Sangat penting untuk melakukan banyak riset pasar sebagai dasar pengambilan keputusan sebelum dan saat menjalankan bisnis. Riset tidak selalu berbentuk paperwork yang berat, namun lebih ke pengamatan kompetitor, kebutuhan pelanggan hingga tantangan-tantangan baru yang harus dihadapi Pasar merupakan faktor penting, karena adanya pasar akan menentukan arah produk yang akan didistribusikan nantinya. Jika pasar tepat, maka produk akan tersalurkan kepada target yang tepat pula. Jika hal ini terjadi, maka perputaran produk akan lancar dan menjadi kelancaran usaha pula.

Penggunaan data yang baik juga merupakan bagian dari riset dan analisis pasar. Data adalah dasar pengambil keputusan.

  1. Menentukan Rantai Distribusi Tepat

Rantai distribusi yang tepat merupakan poin yang paling krusial dalam mendistribusikan barang. Semakin sederhana rantai distribusi maka bisnis akan juga semakin efisien. Rantai distribusi yang panjang dan berbelit-belit akan menambah biaya  dan menambah pekerjaan manajemen. Pada dasarnya, distributor merupakan tangan pertama yang menyalurkan produk dari produsen ke retailer atau konsumen akhir.  Margin umumnya didapat dari potongan harga dari produsen hingga sampai ke konsumen akhir. Semakin banyak jenis dan kuantiti produk yang didistribusikan, maka potongan harganya pun semakin tinggi.

Distributor harus melakukan pembelian produk, melakukan penyimpanan produk, mengelompokkan produk hingga mengangkut produk sampai ke pengecer akhir. Bahkan perusahaan distribusi termasuk pihak yang bisa menyampaikan informasi mengenai segala hal yang berkaitan dengan produk dan melakukan promosi produk.

Seluruh kemampuan tersebut diaplikasikan membentuk rantai distribusi produk. Pada akhirnya, rantai distribusi adalah serangkaian aktivitas yang pada akhirnya akan berkaitan dengan seluruh proses distribusi barang. Rantai distribusi juga didefinisikan sebagai kegiatan pemindahan dan penyaluran barang atau jasa dari produsen hingga sampai ke konsumen. Dalam mata rantai mencakup berbagai hal mulai dari jenis, harga, jumlah dan tempat yang dibutuhkan. Tentu saja, rantai distribusi bisa saja berbeda pada setiap lokasi dan jenis barang, hal inilah yang membutuhkan kecermatan para distributor.

Sumber: freepik.com

  1. Kontrol Persediaan Barang dengan Seksama

Distributor yang baik, harus dapat menjamin ketersediaan stok barang di gudang, baik dari sisi kuantitas maupun kualitas. Keberadaan barang di gudang sangat menentukan ketersediaan barang pasar, yang sangat menentukan kredibilitas merek. Keterlambatan pengiriman dapat membuat produk kompetitor dipilih oleh konsumen apalagi untuk barang-barang fast moving. Di sisi lain, pengontrolan barang juga menyangkut tanggal kadaluarsa yang sangat menentukan kualitas produk. keterlambatan pengiriman yang menyebabkan barang Anda menjadi kadaluarsa. Buatlah sistem inventori dengan teknologi yang cukup untuk mengetahui jumlah dan kebutuhan barang secara realtime.

  1. Memonitor Arus Kas

Manajemen keuangan pada dasarnya adalah penentu keberhasilan seluruh jenis bisnis. Pada bisnis distribusi, hal ini menjadi sangat krusial karena sistem pembayaran antara distributor dan pengecer bisa saja berbeda-beda untuk setiap produk atau produsen. Penggunaan teknologi pendukung sangat penting agar seluruh tagihan dan piutang serta kewajiban bisnis lainnya dapat dipatuhi tepat waktu.

 

  1. Membangun Salesforce yang solid.

Tidak dipungkiri sales force atau tenaga penjualan di lapangan adalah ujung tanduk distribusi barang. Mereka tidak sekedar membawa barang ke ritel, namun juga membangun strategi serta menjalin hubungan baik dengan peritel.  Sales force juga dituntut dapat membaca kondisi pasar, mengembangkan pasar hingga membuat laporan sebagai dasar pengambil keputusan manajemen.

Karena itulah, pengelolaan sales force selalu menjadi unsur penting yang harus menjadi konsentrasi manajemen.

Sales force juga perlu didukung aplikasi digital yang membuatnya leluasa bergerak tanpa terbebani oleh banyak laporan yang ribet sama seperti unsur-unsur lain.

 

Strategi Distribusi yang Tepat, Cepat, dan Efisien

Perusahaan fast moving consumer goods (FMCG) membutuhkan strategi distribusi yang tepat, cepat, dan efisien. Produsen membutuhkan distribusi agar produk dari produsen bisa sampai ke konsumen dengan selamat.

Meskipun tampak sederhana, pada kenyataannya, proses perjalanan produk FMCG dari produsen ke konsumen, termasuk rumit. Oleh karena itu diperlukan strategi distribusi yang baik agar produk sampai di konsumen dengan baik pula.

Berikut strategi yang dapat diterapkan agar aktivitas bisnis lebih memuaskan:

Memilih distributor yang tepat

Strategi pertama, tentu saja memilih distributor yang tepat. Sebab, distributor yang tepat akan bekerja sesuai target bahkan visi dan misi produsen. Memilih distributor yang sesuai target pasar produsen akan membuat pekerjaan produsen menjadi lebih ringan. Produsen hanya tinggal menyerahkan produk pada distributor, untuk selanjutnya dikelola oleh distributor.

Menggunakan software pendukung

Melakukan distribusi, terutama dalam skala besar, ada kemungkinan perusahaan produsen akan mengalami kendala dalam mengatur prosesnya. Software seperti enterprise resource planning (ERP) atau Scylla Enterprise akan mempermudah pengawasan. Software bisnis ini bisa membantu mengatur proses distribusi dengan lebih efektif dan efisien. Cara kerjanya adalah menghubungkan divisi-divisi terkait. Software ini juga mengintegrasikan sistem laporan. Distribusi dan segala prosesnya pun dapat berlangsung lancar, aman, dan akurat.

Distribusi melalui website

Salah satu fasilitas di era digital adalah adanya website. Website bisa dimanfaatkan untuk distribusi produk. Caranya, masukkan semua produk di perusahaan Anda pada website yang Anda kembangkan sendiri ataupun melalui pihak ketiga.  Manfaatkan teknik SEO. Gunakan jasa SEO selama beberapa bulan agar produk Anda mudah dicari di mesin pencarian. Perlu diketahui, tingkat kompetisi di mesin pencarian termasuk ketat, karena bersaing dengan produk-produk yang ditawarkan di marketplace. Oleh karena itu, ketika ada produk baru, lakukan optimasi SEO secara intensif.

Tentukan area distribusi

Sebagai produsen, Anda harus menentukan area distribusi yang tepat sesuai produk perusahaan. Pahami perilaku konsumen Anda dan petakan dimana saja mereka berada. Lakukan survei agar Anda tahu daerah mana saja yang paling banyak peminatnya terhadap produk Anda. Lakukan mulai area terdekat dan fokuskan pada area lokal. Setelah area lokal sudah terpenuhi, barulah Anda bisa memperluas wilayah distribusi.

Siapkan alat transportasi

Salah satu faktor utama berhasilnya distribusi adalah adanya alat transportasi yang memadahi. Anda harus menentukan alat transportasi yang tepat. Sesuaikan dengan lokasi jangkauan distribusi dan perhitungkan biayanya. Memilih alat transportasi yang tepat, akan membuat distribusi semakin lancar dan biaya tidak terlalu besar.

Menjaga hubungan baik dengan distributor

Bisa dikatakan, distributor adalah pihak yang paling menentukan dalam bisnis Anda. Percuma memiliki produk yang berkualitas dan dibutuhkan banyak orang, kalau tidak dapat terdistribusi dengan baik. Oleh karena itu, jagalah hubungan baik dengan distributor. Terlebih jika Anda sudah mendapatkan distributor yang tepat dan sesuai. Teruslah menjalin komunikasi. Laporkan perubahan dan perkembangan pekerjaan setiap harinya.

Itulah beberapa strategi distribusi yang tepat, untuk mengoptimalkan pengiriman produk-produk Anda ke konsumen. Jangan lupa, lakukan evaluasi atas hasil penjualan dan kinerja para distributor, secara berkala. Tujuannya untuk mengetahui sejauh mana perkembangan bisnis Anda selama bekerja sama dengan distributor yang telah dipilih. Juga, untuk menentukan langkah selanjutnya dalam memilih strategi distribusi yang lebih efektif.

 

Photo by Tima Miroshnichenko from Pexels