Upaya Meningkatkan Omzet Penjualan Distributor

 

Sejatinya, meningkatnya omzet dalam penjualan merupakan gambaran sukses dari pengelolaan penjualan (sales management) yang dilakukan sebuah perusahaan, khususnya perusahaan distribusi. Lalu, bagaimana mengelola penjualan ini agar omzet usaha distributor Anda meningkat?

Strategi yang ampuh dan efektif dalam meningkatkan penjualan produk barang bisa memakai berbagai cara, sistem dan inovasi. Semakin banyak toko yang Anda jangkau, semakin banyak pula angka penjualan yang bisa dicapai.

Bagi Anda yang bekerja di perusahaan penjualan distributor, berikut adalah beberapa cara efektif untuk meningkatkan omzet perusahaan. Salah satu caranya adalah dengan meningkatkan pemerataan barang. Nah, pemerataan barang ini dapat dilakukan dengan beberapa cara.

Pertama, sesuaikan jumlah tenaga penjual secara efektif. Untuk itu perlu diketahui: jumlah populasi di suatu area, jumlah outlet secara keseluruhan (universe), target yang di-cover, dan exist coverage. Misalnya, populasi di suatu area: 1.000.000, dengan asumsi 100 orang diwakili 1 toko, maka jumlah outlet universe adalah: 1.000.000/100 = 10.000 toko. Dengan begitu, target yang akan di-cover adalah: 20% x 10.000 = 2.000 toko. Dari mana 20%-nya? Angka 20% adalah asumsi jumlah toko/outlet yang di-cover dari total 100% toko universe yang ada. Apakah angka ini bisa ditambah lagi? Bisa, tergantung kondisi perusahaan (baru/existing/mature), dan produk yang akan dijual.

Lalu, untuk mengetahui exist coverage tiap tenaga penjual adalah: 1 tenaga penjual x 25 outlet (target kunjungan toko) x 5 (5 hari dalam seminggu, sesuaikan dengan Jam Kerja Ketenagakerjaan) = 125.

Maka, setelah mengetahui 4 poin tersebut, dapat ditentukan jumlah salesman ideal, yakni:
2.000 (target toko yang akan di-cover) / 125 exist coverage = 16 salesman.

Jadi, lakukan penambahan tenaga penjual berdasarkan: existing coverage vs universe outlet tersebut. Selain itu, perlu juga mempersiapkan para salesman-nya sebelum melakukan penjualan, Persingkat cycle time penjualan. Ubah pola penjualan: dari menunggu konsumen datang dengan sistem jemput bola. Caranya, misal, dengan melakukan direct selling, bekali supir dan helper dengan kemampuan menjual. Atau, membuatkan penawaran khusus secara personal ke calon customer melalui telpon dan disampaikan oleh helper kepada setiap outlet yang dilewati.

Kedua, buat program yang unggulan, gunakan Marketing Mix (4P). Konsep marketing mix merupakan salah satu konsep dalam pemasaran modern, yang sangat menentukan keberhasilan perusahaan dalam mengejar maksimum profit. Konsep marketing mix ini mencakup: product, place, price, dan promotion.

  • Product adalah tawaran untuk memuaskan kebutuhan dari perusahaan. Tawaran ini dapat berbentuk barang, jasa, atau campuran keduanya. Produk menggambarkan bagaimana perusahaan menciptakan produk yang tepat untuk pasar sasaran. Berkaitan dengan produk adalah pemberian merek, pengemasan, jaminan, pengembangan produk baru, kualitas produk dan lini produk yang ada.
  • Place adalah bagaimana perusahaan membuat produk/jasanya tersedia dalam jumlah dan lokasi yang tepat ketika konsumen memerlukan produk/jasa tersebut. Untuk lebih sederhana, tempat di sini dapat dipahami sebagai saluran distribusi yang akan digunakan oleh perusahaan dalam mendistribusikan produknya. Berkaitan dengan tempat adalah wholesaler (termasuk distributor, pedagang besar), retailer (pengecer), dan logistik.
  • Price adalah sejumlah uang yang perlu dibayarkan konsumen untuk mendapatkan tawaran perusahaan. Jika perusahaan melihat harga sebagai pendapatan, maka konsumen melihat harga sebagai biaya. Untuk itu, perlu diperhatikan adalah tujuan penetapan harga, kebijakan harga yang digunakan, dan bagaimana menetapkan harga di dunia bisnis.
  • Promotion adalah bagaimana perusahaan mengkomunikasikan produk/jasanya kepada saluran distribusi dan pasar sasarannya untuk mempengaruhi sikap dan perilaku mereka. Promosi dibedakan menjadi 3, yaitu penjualan pribadi (personal selling), penjualan massa (mass selling), dan promosi penjualan (sales promotion).

Ketiga, tingkatkan konversi penjualan. Bagi brand, produk yang sudah terdistribusi, upayakan tingkatkan konversi penjualan dengan teknik 4P di atas. Antara lain dengan cara: perbaiki tampilan (toko, website, front office), kata-kata yang menjual, dan customer service yang ramah.

Keempat, rapikan setiap pencatatan. Bagi distributor, pencatatan ini sangat penting untuk mendukung operasional bisnisnya. Mulai dari catatan harga terbaru, data outlet aktif dan pasif, stok, piutang, omzet  dan agenda promo. Semua data pencatatan tersebut bisa digunakan semaksimal mungkin untuk kepentingan bisnis. Tentu saja, akan lebih mudah dan efektif jika proses pencatatan itu sudah memanfaatkan aplikasi (software).

Nah, jika cara-cara dalam pengelolaan penjualan (sales management) itu bisa dilakukan dengan baik, maka omzet penjualan perusahaan pun diproyeksikan bisa meningkat.

Mengelola Persediaan Barang Secara Efektif

Sejatinya, manajemen distribusi yang baik mencakup pengelolaan persediaan (inventory management) yang efektif. Dan, pengelolaan persediaan ini sangat menentukan lancar tidaknya sebuah proses produksi. Untuk itu, inventori ini mesti dikelola dengan baik, bahkan berbasis sistem teknologi informasi.

Ada beberapa pertimbangan dari perusahaan ketika melakukan pengelolaan persediaan. Antara lain untuk mengantisipasi resiko keterlambatan datangnya barang, mengantisipasi pesanan bahan tidak sesuai dengan apa yang diperlukan oleh perusahaan sehingga harus dilakukan return, hingga untuk menjamin lancarnya proses produksi. Tetapi, tujuan utama dari pengelolaan persediaan adalah menjaga keseimbangan antara jumlah stock barang agar berada pada level aman dan kemampuan memastikan barang yang tersedia di gudang akan sampai ke pelanggan dalam keadaan baik.

Kemampuan menjaga keseimbangan persediaan ini penting, karena jika persediaan di gudang berlebihan akan berdampak pada cost yang tinggi. Antara lain: biaya penyimpanan, beban biaya bunga, dan tingginya resiko kesrusakan barang. Sementara itu, jika persediaan terlalu sedikit berisiko pada terhambatnya pengiriman barang ke pelanggan. Ini berarti ada potensi kehilangan penjualan (lost sales) dan ketidakpuasan pelanggan karena barang yang diterima tidak tepat waktu.

Sebaliknya, jika stock di gudang selalu terjaga (buffer stock) sehingga kebutuhan pelanggan bisa terpenuhi dengan baik, maka risiko lost sales bisa dihindari, dan biaya persediaan akan menjadi kecil. Selain itu, persediaan yang cukup juga akan mengurangi risiko switching barrier, yaitu kemungkinan pelanggan berpindah ke produk kompetitor.

Pengelolaan persediaan yang baik dan efektif juga memungkinkan proses pengiriman barang ke pelanggan menjadi lebih cepat. Bahkan, kecil sekali kemungkinan terjadinya salah item barang. Dan, posisi stock barang di semua lokasi dapat diketahui dengan cepat dan tepat. Tentu saja, kondisi itu sangat berpengaruh dalam pembuatan perkiraan (estimasi) persediaan dan permintaan barang ke pemasok atau principal.

Lantas, bagaimana cara efektif dalam mengelola stok persedian barang di gudang?

Pertama, melakukan pencatatan data secara akurat mengenai: input stok masuk dan stok keluar.

Kedua, setelah memiliki data akurat, tahap berikutnya adalah membuat forecast persediaan mengenai berapa jumlah persediaan yang dibutuhkan periode ini. Sebenarnya, ini bukan tahap yang mudah jika perusahaan memiliki penjualan produk dengan jenis yang sangat banyak dan bermacam-macam. Sebab, harus menentukan jumlah per item.

Ketiga, mengatur jadwal persediaan, dengan menentukan jadwal pembelian persediaan dan jadwal persediaan barang yang akan keluar dari gudang.

Keempat, lakukan budgeting persediaan. Perkiraan ini dilakukan di awal untuk menyesuaikan kemampuan perusahaan. Kemudian dicatat semua harga pokok penjualan (HPP) dan harga jual agar dapat mengetahui berapa perkiraan pendapatan bila barang tersebut laku terjual habis.

Kelima, menentukan cara menyimpan yang tepat. Selain itu, Anda juga harus memikirkan masa kadaluarsa. Jadi setiap persediaan atau stok barang harus terdata tanggal kadaluarsanya.

Keenam, membuat pengelompokan item barang berdasar supplier atau principal atau product group. Kemudian tingkat perputaran produk (product turn over). Lalu, buatkan layout untuk tiap kelompok produk, dimana produk fast moving diletakan di depan, produk slow moving di belakang. Buatkan mapping dari posisi tiap-tiap produk ini dengan sistem matrik, sehingga jumlah space yang digunakan dapat dimonitoring tiap hari.

Ketujuh, membagi gudang menurut status produk. Misalnya, gudang utama, gudang barang baik, gudang barang rusak. Tujuannya, untuk memudahkan pengelolaan persediaan dan monitoring persediaan.

Kedelapan, membuat gudang pembantu (stockpoint), terutama untuk distribusi dengan cakupan wilayah yang luas dan tidak memungkinkan untuk pengiriman langsung dari gudang utama.

Kesembilan, sistem penyimpanan dan teknik menyiapkan barang untuk pengiriman. Untuk gudang yang memiliki ruang yang luas, lebih baik menggunakan sistem penyimpanan secara horizontal atau melebar untuk mempermudah proses loading atau unloading. Sebaliknya, untuk ruang yang lebih kecil bisa menggunakan sistem rak atau penataan secara vertikal (bertingkat). Sedangkan untuk mempercepat proses maka perlu dibuatkan mekanisme loading barang, yaitu dengan membuat area khusus yang diperuntukan bagi orang gudang menyiapkan barang.

Jadi, pengelolaan persediaan atau inventory management ini merupakan aspek penting yang harus diperhatikan, sehingga tidak ada pemborosan dalam perusahaan. Sebab, pengelolaan persediaan ini sendiri berperan untuk menemukan tahap yang seimbang antara biaya perusahaan dan juga biaya yang dibutuhkan untuk pengadaan dan penyimpanan. Tujuannya adalah untuk mencapai tingkat inventori yang optimal dan biaya yang seminimal mungkin.

Tetapi, agar pengelolaan persediaan itu berjalan dengan baik dan efektif, maka dibutuhkan suatu sistem (berbasis teknologi informasi) yang dapat menggerakan seluruh proses pengelolaan barang di gudang hingga ke pelanggan. Dengan begitu, kegiatan operasional dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah dibuat.

Pratesis, Ahlinya Solusi Pengelolaan Distribusi

Proses rantai distribusi sangatlah panjang, dan membutuhkan tingkat ketelitian yang tinggi. Betapa tidak, setiap perusahaan mesti mengatur proses mulai dari ketersediaan barang oleh supplier, ketersediaan barang di gudang penyimpanan (inventory), pengantaran barang hingga ketersediaan barang di toko-toko.

Tak hanya itu, proses bisnis industri distribusi di Indonesia juga tergolong unik. Banyak kasus lokal yang harus bisa diadopsi oleh aplikasi distribusi yang hendak diterapkan. Misalnya, soal pola diskon berjenjang (multiple discount structure) yang diperkenalkan para produsen lokal untuk menembus pasar, dan sebagainya.

Rumitnya proses distribusi tersebut, tentunya membuat para pelaku industri cukup kewalahan. Alhasil, tidak jarang terjadi mis-management yang berujung pada ketidakmampuan mengontrol biaya (inefisiensi). Oleh karena itu, untuk memastikan proses tersebut berjalan dengan baik, lancar, efektif dan efisien, diperlukan sebuah sistem dan aplikasi yang mampu menangani proses rantai distribusi tersebut.

Sejatinya, ada banyak solusi distribusi yang ditawarkan vendor luar. Tetapi, selain biayanya relatif lebih mahal, seringkali aplikasi buatan vendor luar ini pun tidak mampu mengakomodasi keunikan dan karakteristik proses bisnis industri distribusi di Indonesia.

Nah, perusahaan lokal di Indonesia yang memiliki keahlian mumpuni di bidang sistem pengelolaan distribusi (Distribution Management System) adalah PT Pratesis.

Berbekal pengalaman lebih dari 30 tahun di industri ritel dan distribusi, Pratesis memiliki keahlian dalam menjamin produk atau layanan customer bisa tepat sasaran dan sampai tepat waktu secara efektif dan efisien. Pratesis juga memiliki keahlian dalam mengelola pasokan gudang secara optimal dan hemat biaya, mengendalikan stok barang, hingga penyajian informasi akurat untuk tiap level manajemen demi berlangsungnya operasi bisnis yang lebih baik.

Keahlian dan kemampuan Pratesis dalam mengelola proses bisnis di industri distribusi tersebut, karena Pratesis memiliki dan menyediakan beragam solusi distribusi terintegrasi dari hulu ke hilir, yang dikemas dalam brand Scylla.

Scylla merupakan aplikasi andal yang di dalamnya berisi proses bisnis ideal distribusi, yang mampu mendukung proses transaksional atau operasional di tingkat cabang atau distributor – mulai dari manajemen penjualan, persediaan, penagihan, utang-piutang, kas hingga kepada GL (General Ledger).

Selain itu, Scylla juga dapat mengonsolidasi data dan informasi atas kegiatan cabang atau distributor. Dengan begitu, prinsipal atau kantor pusat siap mendapatkan informasi akurat dan lengkap perihal kegiatan distribusi, cakupan, promosi, analisis penjualan, kinerja salesman, persediaan, piutang, dan kas bank cabang atau distributor.

Melalui aplikasi Scylla, kantor pusat perusahaan pengguna bisa mengetahui dengan tepat pergerakan setiap barang yang didistribusikan. Sekaligus bisa mengetahui respons pasar atas kebijakan harga dan promosi yang ditetapkan kantor pusat. Dengan begitu, dapat diketahui secara tepat jenis barang yang paling dibutuhkan atau diminati konsumen di  suatu daerah tertentu pada periode tertentu. Informasi ini sangat penting karena berimplikasi pada biaya produksi, pergudangan dan inventori barang.

Singkatnya, aplikasi Scylla ini sangat mampu menjawab kebutuhan perusahaan distribusi, baik skala kecil (single distributor), skala menengah (multi distributor), regional, maupun prinsipal.

Sejauh ini, aplikasi Scylla ini telah mengalami berbagai pengembangan sehingga menghasilkan “Scylla 8”. Sebagai solusi masa depan, Scylla 8 ini bukan sekadar aplikasi yang melakukan otomatisasi proses penginputan data pada operasional, namun juga dikembangkan dengan tujuan untuk mendukung proses pengambilan keputusan bisnis.

Scylla 8 ini dapat diakses di mana saja dan kapan saja selama ada jaringan Internet. Bahkan, aplikasi tidak hanya bisa diakses secara online, tetapi juga memungkinkan user melakukan input transaksi secara lokal. Dan, pada saat online, data bisa disinkronisasi ke server pusat. Hal ini untuk mengantisipasi kondisi di area yang koneksi Internetnya kurang bagus.

Lalu, untuk membantu perusahaan mengambil keputusan yang cerdas, Pratesis memiliki solusi Dashboard generasi masa depan: Scylla Analytics. Aplikasi Scylla Analytics ini dapat dikolaborasikan dengan engine Big Data sehingga proses data yang dihasilkan menjadi lebih cepat yang dibuat secara khusus berdasarkan kebutuhan pelanggan.

Scylla Analytics memungkinkan kepala eksekutif dan manajer penjualan dapat menarik keluar setiap bagian data dan menentukan bagaimana kaitannya dengan transaksi yang mendasari organisasi mereka.

Melalui solusi Scylla Analytics memungkinkan perusahaan bisa menganalisis informasi untuk memperkuat kemampuan dalam hal: mengurangi resiko, memprediksi, kelincahan (agility), dan penemuan masalah (issues discovery).

Sementara itu, untuk mendukung tim salesforce atau salesman di lapangan, Pratesis juga telah melakukan improvement Scylla Mobile yang dilengkapi dengan kemampuan transaksi online dan offline, dimana untuk area yang tidak memiliki koneksi internet masih dapat menggunakan aplikasi untuk melakukan transaksional harian. Dan, setelah keseluruhan transaksi selesai, data hasil transaksi dapat di-load balik dari Scylla Mobile ke Scylla Pro ketika sampai di distributor. Sedangkan untuk area yang memiliki koneksi internet dapat langsung mengirimkan data transaksi ke Scylla Pro secara langsung dari toko setelah selesai transaksi di toko tersebut.

Selain itu, Scylla Mobile juga dilengkapi dengan beberapa proteksi pada saat kunjungan salesman ke outlet, yaitu mengunakan Barcode maupun Geotag. Dengan begitu, dapat dipastikan bahwa salesman benar-benar mengunjunngi oulet yang telah menjadi rencana kunjungannya.

Lalu, untuk membantu prinsipal dalam melakukan proses audit distribusi dan pemasaran produk secara cepat, efisien, dan efektif, Pratesis memiliki Perfect Store Audit System.

Melalui Perfect Store Audit System ini, prinsipal dapat memastikan ketersediaan dan visibilitas produk yang ada di toko secara cepat dan efisien. Termasuk, memantau efektivitas distribusi dan pemasaran produknya. Bahkan, bukan hanya produk milik sendiri, tetapi juga produk dari para pesaing. Singkatnya, dengan memanfaatkan solusi Perfect Store Audit System ini, para prinsipal dapat membuat keputusan bisnis strategis yang lebih jitu untuk meningkatkan daya saing.

Keunggulan lain dari Scylla ini adalah dapat dengan mudah berintegrasi dengan ERP (enterprise resource planning) yang dipergunakan, sehingga memungkinkan untuk membuat perencanaan yang lebih efisien dari sebelumnya. Sebenarnya, untuk kebutuhan ERP ini Pratesis juga menyediakan solusi ritel secara end-to-end, yaitu Pronto Software.

pronto adalah satu-satunya ERP yang mempunyai modul POS (point of sales) yang terintegrasi langsung dengan back-end secara online real time, sehingga setiap transaksi yang terjadi di toko akan langsung tercatat di GL. Begitu juga pergerakan inventory dan uang. Kantor pusat mampu mengetahui penjualan, atau bahkan uang tunai yang ada di toko tertentu pada saat tertentu. Kelebihan lain dibandingkan dengan ERP yang modul POS-nya berasal dari developer lain adalah pengguna Pronto sudah tidak perlu pusing memikirkan proses synchronization yang sering mengakibatkan ketidakakuratan data yang masuk ke back-end.Pronto juga memiliki promotion engine yang user friendly dan lengkap, sehingga dapat meng-cover dinamika promosi di industri ritel. Pronto bisa mengatur banyak jenis discount item per toko, per wilayah, dengan pengaturan jadwal sampai level jam dan menit. Pronto bisa mengatur prioritas promosi yang digunakan untuk item tertentu. Misalnya, jika item tersebut diberlakukan multi program promosi.

Selain itu, Pronto juga dilengkapi modul e-Commerce online store yang terintegrasi penuh dengan backend – disebut Avenue, dan tools CRM (Customer Relationship Management) untuk mengenali pelanggan. Perusahaan bisa mengetahui tren dan prilaku pelanggannya, sehingga berdasarkan itu program promosi bisa diberlakukan baik secara group, teritori maupun per individu pelanggannya.

Dan, untuk melengkapi layanannya, sekaligus memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan adalah tersedianya layanan Helpdesk, yang mampu memberikan respon yang cepat dan tepat. Tentunya, hal itu sangat dibutuhkan oleh pelanggan untuk mengambil suatu keputusan.

Helpdesk Pratesis dilengkapi dengan tools yang dikembangkan dengan dukungan expert system, sehingga tidak hanya menyelesaikan masalah tetapi juga sebagai alat dokumentasi. Termasuk pembelajaran secara up to date, dan alat monitor kinerja sehingga dapat meningkatkan kualitas support yang lebih baik terhadap pelanggan serta meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan terhadap team support.

Jadi, untuk memenuhi kebutuhan solusi pengelolaan distribusi, percayakan pada ahlinya: Pratesis.

Sebab, Pratesis menyediakan solusi distribusi terintegrasi dari hulu ke hilir. Dengan solusinya, Pratesis akan membantu seluruh proses distribusi customer berjalan lebih efisien, mendapatkan pertumbuhan penjualan yang berkelanjutan dan meningkatkan laba bagi principal maupun distributor. Prinsipal maupun distributor dapat meminimalkan kerugian dalam investasi distribusi. Tidak ada lagi biaya terbuang untuk barang promosi/diskon dan gaji untuk tim penjualan.

Dan, Pratesis memiliki pengalaman panjang di industri ritel dan distribusi. Sejumlah perusahaan berskala besar (prinsipal) dan menengah (multi distributor) memercayakan solusi distribusinya kepada Pratesis. Antara lain: PT Unilever, PT Pinus Merah Abadi, PT Sinar Sosro, PT Sentosa Karya Gemilang, Khongguan Group, PT Intrafood, PT Mondelez Indonesia, PT Panjunan, PT Lestari Alam, PT Khingguan, PT Selatan Jaya, Masian Group, PT Indoporcelen, PT Senang Jaya Mitra Sukses, PT Delapan Mitra Perkasa, PT Kasongan Bumi Kencana, PT Lintas Semesta, dan masih banyak lagi.

Pratesis, Ahlinya Solusi Pengelolaan Distribusi

Proses rantai distribusi sangatlah panjang, dan membutuhkan tingkat ketelitian yang tinggi. Betapa tidak, setiap perusahaan mesti mengatur proses mulai dari ketersediaan barang oleh supplier, ketersediaan barang di gudang penyimpanan (inventory), pengantaran barang hingga ketersediaan barang di toko-toko.

Tak hanya itu, proses bisnis industri distribusi di Indonesia juga tergolong unik. Banyak kasus lokal yang harus bisa diadopsi oleh aplikasi distribusi yang hendak diterapkan. Misalnya, soal pola diskon berjenjang (multiple discount structure) yang diperkenalkan para produsen lokal untuk menembus pasar, dan sebagainya.

Rumitnya proses distribusi tersebut, tentunya membuat para pelaku industri cukup kewalahan. Alhasil, tidak jarang terjadi mis-management yang berujung pada ketidakmampuan mengontrol biaya (inefisiensi). Oleh karena itu, untuk memastikan proses tersebut berjalan dengan baik, lancar, efektif dan efisien, diperlukan sebuah sistem dan aplikasi yang mampu menangani proses rantai distribusi tersebut.

Sejatinya, ada banyak solusi distribusi yang ditawarkan vendor luar. Tetapi, selain biayanya relatif lebih mahal, seringkali aplikasi buatan vendor luar ini pun tidak mampu mengakomodasi keunikan dan karakteristik proses bisnis industri distribusi di Indonesia.

Nah, perusahaan lokal di Indonesia yang memiliki keahlian mumpuni di bidang sistem pengelolaan distribusi (Distribution Management System) adalah PT Pratesis.

Berbekal pengalaman lebih dari 30 tahun di industri ritel dan distribusi, Pratesis memiliki keahlian dalam menjamin produk atau layanan customer bisa tepat sasaran dan sampai tepat waktu secara efektif dan efisien. Pratesis juga memiliki keahlian dalam mengelola pasokan gudang secara optimal dan hemat biaya, mengendalikan stok barang, hingga penyajian informasi akurat untuk tiap level manajemen demi berlangsungnya operasi bisnis yang lebih baik.

Keahlian dan kemampuan Pratesis dalam mengelola proses bisnis di industri distribusi tersebut, karena Pratesis memiliki dan menyediakan beragam solusi distribusi terintegrasi dari hulu ke hilir, yang dikemas dalam brand Scylla.

Scylla merupakan aplikasi andal yang di dalamnya berisi proses bisnis ideal distribusi, yang mampu mendukung proses transaksional atau operasional di tingkat cabang atau distributor – mulai dari manajemen penjualan, persediaan, penagihan, utang-piutang, kas hingga kepada GL (General Ledger).

Selain itu, Scylla juga dapat mengonsolidasi data dan informasi atas kegiatan cabang atau distributor. Dengan begitu, prinsipal atau kantor pusat siap mendapatkan informasi akurat dan lengkap perihal kegiatan distribusi, cakupan, promosi, analisis penjualan, kinerja salesman, persediaan, piutang, dan kas bank cabang atau distributor.

Melalui aplikasi Scylla, kantor pusat perusahaan pengguna bisa mengetahui dengan tepat pergerakan setiap barang yang didistribusikan. Sekaligus bisa mengetahui respons pasar atas kebijakan harga dan promosi yang ditetapkan kantor pusat. Dengan begitu, dapat diketahui secara tepat jenis barang yang paling dibutuhkan atau diminati konsumen di  suatu daerah tertentu pada periode tertentu. Informasi ini sangat penting karena berimplikasi pada biaya produksi, pergudangan dan inventori barang.

Singkatnya, aplikasi Scylla ini sangat mampu menjawab kebutuhan perusahaan distribusi, baik skala kecil (single distributor), skala menengah (multi distributor), regional, maupun prinsipal.

Sejauh ini, aplikasi Scylla ini telah mengalami berbagai pengembangan sehingga menghasilkan “Scylla 8”. Sebagai solusi masa depan, Scylla 8 ini bukan sekadar aplikasi yang melakukan otomatisasi proses penginputan data pada operasional, namun juga dikembangkan dengan tujuan untuk mendukung proses pengambilan keputusan bisnis.

Scylla 8 ini dapat diakses di mana saja dan kapan saja selama ada jaringan Internet. Bahkan, aplikasi tidak hanya bisa diakses secara online, tetapi juga memungkinkan user melakukan input transaksi secara lokal. Dan, pada saat online, data bisa disinkronisasi ke server pusat. Hal ini untuk mengantisipasi kondisi di area yang koneksi Internetnya kurang bagus.

Lalu, untuk membantu perusahaan mengambil keputusan yang cerdas, Pratesis memiliki solusi Dashboard generasi masa depan: Scylla Analytics. Aplikasi Scylla Analytics ini dapat dikolaborasikan dengan engine Big Data sehingga proses data yang dihasilkan menjadi lebih cepat yang dibuat secara khusus berdasarkan kebutuhan pelanggan.

Scylla Analytics memungkinkan kepala eksekutif dan manajer penjualan dapat menarik keluar setiap bagian data dan menentukan bagaimana kaitannya dengan transaksi yang mendasari organisasi mereka.

Melalui solusi Scylla Analytics memungkinkan perusahaan bisa menganalisis informasi untuk memperkuat kemampuan dalam hal: mengurangi resiko, memprediksi, kelincahan (agility), dan penemuan masalah (issues discovery).

Sementara itu, untuk mendukung tim salesforce atau salesman di lapangan, Pratesis juga telah melakukan improvement Scylla Mobile yang dilengkapi dengan kemampuan transaksi online dan offline, dimana untuk area yang tidak memiliki koneksi internet masih dapat menggunakan aplikasi untuk melakukan transaksional harian. Dan, setelah keseluruhan transaksi selesai, data hasil transaksi dapat di-load balik dari Scylla Mobile ke Scylla Pro ketika sampai di distributor. Sedangkan untuk area yang memiliki koneksi internet dapat langsung mengirimkan data transaksi ke Scylla Pro secara langsung dari toko setelah selesai transaksi di toko tersebut.

Selain itu, Scylla Mobile juga dilengkapi dengan beberapa proteksi pada saat kunjungan salesman ke outlet, yaitu mengunakan Barcode maupun Geotag. Dengan begitu, dapat dipastikan bahwa salesman benar-benar mengunjunngi oulet yang telah menjadi rencana kunjungannya.

Lalu, untuk membantu prinsipal dalam melakukan proses audit distribusi dan pemasaran produk secara cepat, efisien, dan efektif, Pratesis memiliki Perfect Store Audit System.

Melalui Perfect Store Audit System ini, prinsipal dapat memastikan ketersediaan dan visibilitas produk yang ada di toko secara cepat dan efisien. Termasuk, memantau efektivitas distribusi dan pemasaran produknya. Bahkan, bukan hanya produk milik sendiri, tetapi juga produk dari para pesaing. Singkatnya, dengan memanfaatkan solusi Perfect Store Audit System ini, para prinsipal dapat membuat keputusan bisnis strategis yang lebih jitu untuk meningkatkan daya saing.

Keunggulan lain dari Scylla ini adalah dapat dengan mudah berintegrasi dengan ERP (enterprise resource planning) yang dipergunakan, sehingga memungkinkan untuk membuat perencanaan yang lebih efisien dari sebelumnya. Sebenarnya, untuk kebutuhan ERP ini Pratesis juga menyediakan solusi ritel secara end-to-end, yaitu Pronto Software.

pronto adalah satu-satunya ERP yang mempunyai modul POS (point of sales) yang terintegrasi langsung dengan back-end secara online real time, sehingga setiap transaksi yang terjadi di toko akan langsung tercatat di GL. Begitu juga pergerakan inventory dan uang. Kantor pusat mampu mengetahui penjualan, atau bahkan uang tunai yang ada di toko tertentu pada saat tertentu. Kelebihan lain dibandingkan dengan ERP yang modul POS-nya berasal dari developer lain adalah pengguna Pronto sudah tidak perlu pusing memikirkan proses synchronization yang sering mengakibatkan ketidakakuratan data yang masuk ke back-end.Pronto juga memiliki promotion engine yang user friendly dan lengkap, sehingga dapat meng-cover dinamika promosi di industri ritel. Pronto bisa mengatur banyak jenis discount item per toko, per wilayah, dengan pengaturan jadwal sampai level jam dan menit. Pronto bisa mengatur prioritas promosi yang digunakan untuk item tertentu. Misalnya, jika item tersebut diberlakukan multi program promosi.

Selain itu, Pronto juga dilengkapi modul e-Commerce online store yang terintegrasi penuh dengan backend – disebut Avenue, dan tools CRM (Customer Relationship Management) untuk mengenali pelanggan. Perusahaan bisa mengetahui tren dan prilaku pelanggannya, sehingga berdasarkan itu program promosi bisa diberlakukan baik secara group, teritori maupun per individu pelanggannya.

Dan, untuk melengkapi layanannya, sekaligus memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan adalah tersedianya layanan Helpdesk, yang mampu memberikan respon yang cepat dan tepat. Tentunya, hal itu sangat dibutuhkan oleh pelanggan untuk mengambil suatu keputusan.

Helpdesk Pratesis dilengkapi dengan tools yang dikembangkan dengan dukungan expert system, sehingga tidak hanya menyelesaikan masalah tetapi juga sebagai alat dokumentasi. Termasuk pembelajaran secara up to date, dan alat monitor kinerja sehingga dapat meningkatkan kualitas support yang lebih baik terhadap pelanggan serta meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan terhadap team support.

Jadi, untuk memenuhi kebutuhan solusi pengelolaan distribusi, percayakan pada ahlinya: Pratesis.

Sebab, Pratesis menyediakan solusi distribusi terintegrasi dari hulu ke hilir. Dengan solusinya, Pratesis akan membantu seluruh proses distribusi customer berjalan lebih efisien, mendapatkan pertumbuhan penjualan yang berkelanjutan dan meningkatkan laba bagi principal maupun distributor. Prinsipal maupun distributor dapat meminimalkan kerugian dalam investasi distribusi. Tidak ada lagi biaya terbuang untuk barang promosi/diskon dan gaji untuk tim penjualan.

Dan, Pratesis memiliki pengalaman panjang di industri ritel dan distribusi. Sejumlah perusahaan berskala besar (prinsipal) dan menengah (multi distributor) memercayakan solusi distribusinya kepada Pratesis. Antara lain: PT Unilever, PT Pinus Merah Abadi, PT Sinar Sosro, PT Sentosa Karya Gemilang, Khongguan Group, PT Intrafood, PT Mondelez Indonesia, PT Panjunan, PT Lestari Alam, PT Khingguan, PT Selatan Jaya, Masian Group, PT Indoporcelen, PT Senang Jaya Mitra Sukses, PT Delapan Mitra Perkasa, PT Kasongan Bumi Kencana, PT Lintas Semesta, dan masih banyak lagi.

ykaki

PRATESIS PERDULI 2017 : YKAKI

Yayasan Kasih Anak Kanker Indonesia (YKAKI baca: ye ka ki) didirikan pada tgl. 1 Nopember 2006 berdasarkan pengalaman merawat anak dengan kanker serta berdasarkan kasih, empati pada anak penderita kanker serta orang tua dan keluarga mereka. Program YKAKI disiapkan untuk membantu perjuangan para orangtua mendampingi putra-putrinya dalam pengobatan dan/atau perawatan termasuk pendidikannya. Yayasan Kasih Anak Kanker Indonesia (YKAKI baca: ye ka ki) didirikan pada tgl. 1 Nopember 2006 berdasarkan pengalaman merawat anak dengan kanker serta berdasarkan kasih, empati pada anak penderita kanker serta orang tua dan keluarga mereka. Program YKAKI disiapkan untuk membantu perjuangan para orangtua mendampingi putra-putrinya dalam pengobatan dan/atau perawatan termasuk pendidikannya.

PT Pratesis dengan Program Pratesis Perduli telah menyalurkan kepedulian dari para karyawan kepada YKAKI – Program Aksi 10.000. Program Pratesis Perduli merupakan wujud nyata dari peran korporasi yang tidak hanya berdampak secara ekonomis tetapi juga mempunyai dampak sosial terhadap masyarakat dalam konteks yang lebih luas.

Ke depan Program Pratesis Perduli akan dilakukan lebih intensif untuk lebih meningkatkan peran sosial korporasi dalam masyarakat. PT Pratesis mengucapkan terima kasih atas kontribusi semua karyawan PT Pratesis dalam mendukung Program Pratesis Perduli.

pronto pos

Sistem TI Terpadu di SaveMax

Agar efisien dalam proses bisnis dan kompetitif di tengah ketatnya persaingan, SaveMax, pemain baru di bisnis ritel grosir, langsung membangun sistem nyang terintegrasi penuh end­to-end. Seperti apa pengembangan sistemnya?

Persaingan di bisnis ritel memang sangat ketat. Pemainnya bukan hanya dari peritel lokal, tetapi juga peritel asing. Toh, hal itu tak menyurutkan niat Grup Gunung Sewu (GGS) masuk ke bisnis ritel. Pada April 2013, GGS memperkenalkan anak usahanya di bidang ritel grosir atau kulakan (wholesale) bernama SaveMax, di bawah bendera PT Emporium Indonesia.

Agenda utamanya, di tahap awal menyiapkan SDM dan sistem pendukung bisnis. Untuk penyiapan SDM, GGS merekrut sejumlah profesional berpengalaman di industri ritel. Untuk sistem TI pendukung bisnis, GGS membangun sistem yang bersifat fully-integrated.

“Jika di tempat lain, sistem aplikasinya masih stand alone dan tidak terkoneksi dengan sistem inti, di SaveMax semuanya sudah terintegrasi secara end-to-end,” kata Joanito Iwan Tamsil, Direktur Sistem Informasi & Teknologi PT Emporium Indonesia, mengklaim.

Menurut lelaki yang biasa disapa Iwan ini, sejak awal dirinya diminta membangun sistem TI di SaveMax. Tujuan utamanya untuk mendukung proses bisnis dan mewujudkan efisiensi di perusahaan. Untuk merealisasikannya, ia mengundang beberapa penyedia solusi kelas dunia guna mempresentasikan keunggulan sistemnya (beauty contest).

Setelah melalui berbagai pertimbangan dan penilaian, pilihan jatuh pada solusi enterprise resource planning (ERP) dari Promo Software sebagai sistem inti untuk SaveMax.

Menurut lwan, solusi yang ditawarkan vendor asal Australia ini bisa memenuhi kebutuhan bisnis ritel secara end-to-end, mulai dari point of sale (POS) di kasir, merchandising dan keuangan. Juga menyediakan modul pendukung utama lainnya, seperti customer relationship management (CRM), e-commerce dan sistem pelaporan.

Diklaim Iwan, berbeda dari gerai ritel pada umumnya, modul POS di SaveMax terintegrasi langsung dengan sistem back end secara online dan real time. Dengan begitu, setiap transaksi yang terjadi di toko akan langsung tercatat di modul General Ledger. Begitu juga dengan pergerakan inventori dan uang, kantor pusat mampu mengetahui  penjualan, atau bahkan uang tunai yang ada di toko tertentu pada saat tertentu. Selain itu, user sudah tidak perlu pusing memikirkan proses sinkronisasi yang sering mengaklbatkan ketidakakuratan data yang masuk ke sistem back end.

Sistem yang dimiliki SaveMax memiliki pula promotion engine yang lengkap dan user-friendly, sehingga dapat mencakup dinamika promosi di industri ritel. Selain itu, dengan bantuan sistem ini petugas bisa mengatur banyak jenis discount item per toko, per wilayah, dengan pengaruran jadwal sampai level jam dan menit. Termasuk bisa mengatur prioritas promosi yang digunakan untuk item produk tertentu. Misalnya, jlka pada item itu diberlakukan multiprogrampromosi. “DiSaveMax, yang jadi modul content management system (CMS)-nya adalah back end kami sendiri. Jadi kalau ada promosi bisa pilih: offline atau online, atau keduanya,” kata Iwan.

Di perusahaan grosir ini, modul CRM pun telah diimplementasikan. Maklum, sebagai sebuah bisnis grosir yang konsepnya berbasis keanggotaan, maka pengelolaan anggota pun menjadi penting. Seperti halnya Lotte Wholesale yang memiliki Lotte Card, atau Indogrosir dengan Redcard-nya, SaveMax pun memiliki SaveMax Card.

Cara penghimpunan dan pengelolaan anggota dilakukan melalui telemarketing. Jika di banyak tempat lain praktik telemarketing ini umumnya masih dilakukan secara manual, di SaveMax sudah memanfaatkan modul CRM. Mulai dari sebelum menjadi pelanggan, pada saat masih diprospek sebagai pelanggan potensial, hingga menjadi pelanggan, dikelola lewat sistem. “Nyawanya bisnis wholesale ini ada pada sistem membership. Karenanya, pengelolaan keanggotaan ini harus bagus.” katanya seraya menyebutkan bahwa di SaveMax, salah satu kontribusi terbesar penjualannya berasal dart kanal telemarketing.

Seluruh rangkaian proses implementasi hingga go live solusi tersebut berlangsung selama satu tahun. Proses itu terhitung cepat untuk cakupan bisnis sebesar SaveMax yang mengimplememasikan full module. Implememasinya sendiri dibantu PT Pratesis, sebagai mitra eksklusif Pronto Software di Indonesia.

Iwan mengklaim, banyak sekali manfaat yang dirasakan pihaknya dengan mengimplementasikan sistem TI tersebut. Secara teknis, antara lain pihaknya tidak memerlukan server atau infrastruktur di toko. Selain itu, transaksi di posting otomatis sehingga sangat membantu tim keuangan dalam hal inputing dan pengelolaan data. Juga sudah terwujudnya interkoneksi mulai dari modul POS hingga CRM dengan sistem back end. Modul merchandising pun sudah berfungsi sebagai fitur CMS untuk e-commerce. “Lebih penting lagi, dengan sistem ini, dan berdasarkaan pengalaman, kami bisa melakukan inisiatif baru yang inovatif,” Iwan mengklaim.

Salah satu inovasi yang dihasilkan adalah otomatisasi proses tukar faktur (e-Faktur), yang disebut Kiosk Automatic Invoicing. Dengan adanya aplikasi otomatis ini, pihak SaveMax tidak perlu lagi memiliki loket tukar faktur dan menempatkan petugas di sana.

Menurut Iwan, inovasi itu muncul berdasarkan pengalamannya bekerja di gerai ritel sebuah negara di Asia Timur, yang harus memiliki 8 loket hanya untuk menerima faktur. Dan untuk menangani faktur, ritel asing ini mesti memiliki departemen khusus, yaitu Departemen Invoice Control, yang dikelola oleh 30 karyawan. Maklum, dengan memiliki 40 toko, peritel ini mesti menangani minimum 500 PO setiap hari.

“Di SaveMax, model seperti itu sudah tidak ada. Bahkan tidak ada loket, karena semua dibuat secara otomatis,” Iwan mengklaim. Begitu pemasok datang membawa tagihan, mereka cukup memindai atau menempelkan barcode tagihannya ke mesin pemindai yang ada di depan pintu masuk ke kantor SaveMax di Gedung Emporium. Sistem dibelakang secara otomatis akan mengecek kebenarannya. Jika benar, akan langsung mencetak tanda terima dua lembar, yaitu untuk dokumen lampiran yang dimasukkan ke drop box, dan satu lagi dibawa pulang sebagai tanda terima.

Menariknya, Kiosk Automatic Invoicing ini sudah terhubung dengan portal pemasok B2B. Ini merupakan layanan berbasis web yang dikembangkan SaveMax untuk memfasilitasi  transaksi antara SaveMax dengan sekitar 700 pemasoknya. Jadi dengan adanya portal ini, tidak perlu lagi terhubung antarsistem, yang prosesnya terkadang ribet dan lama. Semua proses, mulai dari order hingga pelaporan, ada dalam layanan portal ini. “Bahkan, melalui portal ini pemasok bisa melakukan online dispute jika terdapat perbedaan data, sehingga mempercepat proses invoicing,” Iwan menjelaskan.

Untuk membantu orang toko memesan barang yang dibutuhkan, sudah ada aplikasi Automatic Ordering. Mereka dapat mengalkulasi berdasarkan berapa banyak barang yang terjual setiap harinya (daily main sales). Juga dapat memperhitungkan order yang disarankan (suggested order). Jadi orang toko tiap pagi diberi data berupa daftar barang yang harus dipesan dan tinggal mengonfirmasikan. “Dengan aplikasi Automatic Ordering ini, mereka (orang toko) diingatkan jangan sampai barang itu habis, baru diorder. ltu artinya loss of sales,” kata Iwan.

Demi mewujudkan proses yang fair, proses pembelian dan pengadaan barang di SaveMax pun.sudah menggunakan proses lelang secara elektronik (e-Auction). Aplikasi e-Auction ini sudah terintegrasi dengan aplikasi portal B2B. Misalnya, sebuah perusahaan menang lelang, maka purchase order (PO)-nya akan diunggah di portal B2B. Ke depan, rencananya aplikasi e-Auction ini hendak dikoneksikan dengan bank.

Semua data yang dihasilkan dari seluruh proses bisnis di SaveMax tersebut dialihdayakan ke sebuah penyedia data centre, sehingga pihak SaveMax tidak perlu mengeluarkan dana besar untuk membangun data centre sendiri.

Sekarang, semua user di SaveMax dapat mengakses semua aplikasi inti dan data secara mobile dengan menggunakan berbagai macam perangkat (device). “Semua sistem TI di SaveMax sudah berjalan secara fully virtual . Maksudnya, sistem tersebut bisa diakses dengan berbagai device seperti PC, dumb terminal, tablet ataupun smartphone,” ujar Iwan, Seluruh aplikasi berjalan secara virtual dengan dukungan teknologi Hypervisor berbasis VMWare dan OpenStack. “Semua karyawan diSaveMax, baik di kantor pusat maupun di gerai/toko, saat ini menggunakan dumb terminal (terminal tanpa kemampuan pengolahan data) sebagai default end point,” Iwan menambahkan.

Selain karyawan, pihak lain yang turut menikmati otomatisasi di SaveMax adalah para pemasok. Salah satunya PT Sharp Indonesia. Danny, Asisten Manajer Key Account PT Sharp Indonesia, mengaku pihaknya setiap bulan memasok beragam barang elektronik ke SaveMax dengan jumlah berbeda-beda tergantung kesepakatan. “Sistem B2B yang dibuat SaveMax sangat memudahkan,” ujar Danny.

Pernyataan senada dikemukakan Purwanta, Manajer Penjualan PT Indah Seafood. Hampir setiap hari pihaknya mendapat PO produk ikan atau seafood beku. Dalam sebulan rata-rata jumlahnya mencapai 1,5-2 ton. PO dilakukan melalui sistem B2B. Setelah terima PO, barang disiapkan dan dikirim sesuai dengan tanggal yang diminta di PO (expected delivery date). “Melalui portal B2B, kami jadi lebih mudah melakukan cek dan proses transaksi PO hingga pembayaran” ujar Purwanto. “Dan semua pemasok diberi pelatihan tentang cara penggunaan portal B2B ini,” tambahnya.

A. Mohammad B.S.

Pratesis kembali Selenggarakan Building Up DMS Support

Semakin beragamnya permasalahan yang dihadapi oleh tim Distribution Management System (DMS) Support, maka dituntut pula pengetahuan yang lebih bagi mereka dalam menyelesaikan suatu masalah yang dihadapi.

Berkaitan dengan itu, Perusahaan Penyedia solusi teknologi informasi (IT), PT PRATESIS mengadakan secara rutin kegiatan building up dms support untuk membekali dan memberikan pelatihan kepada para DMS Support yang ditempatkan di berbagai depo PT Unilever Indonesia Tbk. Kali ini, Pratesis menyelenggarakan kegiatan Building Up DMS Support, yang diadakan pada tanggal 15 – 18 November 2012 di SLDC (Sentul Leadership Development Center), dengan mengumpulkan seluruh DMS Support dari Sabang sampai Merauke. “Tujuan dari kegiatan Building Up DMS Support ini adalah untuk meningkatkan skill dan knowledge dalam menyelesaikan suatu masalah dengan tetap menjalin hubungan baik dengan customer dan principal,” ujar Singgih Tjahjono, Presiden Direktur PT Pratesis.

Secara rinci Tujuan dari diadakannya Kegiatan Distribution Management System (DMS) dalam building UP DMS 2012 antara lain :

  • Meningkatkan Kerjasama antar sesama Tim DMS
  • Meningkatkan Skill dan Knowledge Tim DMS Support
  • Membangun Sense Of Belonging antar tim DMS
  • Mengembangkan Potensi Tim DMS Support Dalam menangkap setiap peluang yang ada

Kegiatan Building UP DMS 2012 meliputi :

Update Knowledge, untuk me-refresh dan meng-up date pengetahuan mengenai produk aplikasi Scylla beserta aplikasi pendukung lain seperti aplikasi HHT
Sharing with DMS, untuk menangkap kebutuhan dari pelanggan ke depannya dan diskusi mengenai masalah yang terjadi di lapangan serta bagaimana solusi yang harus diberikan.
Sharing with team CDIT PT Unilever Indonesia Tbk,, diskusi mengenai masalah yang terjadi di lapangan serta bagaimana solusi yang harus diberikan.
Outbound Fun and Fresh, untuk meningkatkan rasa kebersamaan, rasa memiliki dan rasa percaya diri dalam menghadapi tantangan pekerjaan.

Dalam Kegiatan Building UP DMS 2012 ini, dilakukan juga pemilihan The Best Performance DMS dan The Favourite DMS. Ini adalah merupakan pemberian reward buat DMS yang mempunyai prestasi kerja terbaik dan DMS yang memberikan kontribusi performance yang sangat maksimal selama setahun terakhir.

Pemberian reward ini dapat memacu semangat antar setiap tim DMS Support, untuk selalu memberikan support dan kinerja yang paling terbaik dalam setiap masalah yang ada dalam pekerjaan baik dari principal Unilever ataupun dari distributor unilever itu sendiri.

Sebenarnya, kegiatan DMS Support ini bermula ketika tahun 1995 PT Pratesis membangun tim DMS Support yang ditempatkan di Unilever. Tujuannya, untuk men-support sistem yang dipergunakan lebih dari 400 distributor. DMS Support pertama kali ditempatkan di Jakarta untuk membantu proses support secara terpusat.

Dalam perjalanannya, area support dikembangkan lagi menjadi 3 titik di 3 Depo, yaitu Jakarta, Surabaya dan Medan. Tentu saja, sejalan dengan semakin meningkatnya kebutuhan akan data yang akurat dan makin bervariasinya strategi pemasaran, saat ini tim DMS Support Pratesis pun makin berkembang dengan ditambahnya area support yang tersebar di 22 Depo Unilever dari Sabang sampai Merauke ditambah dengan satu titik Call Center yang ditempatkan di Head Office sehingga total 23 titik. Ke-22 titik depo Unilever tersebut adalah Depo Jakarta, Medan, Aceh, Surabaya, Pekanbaru, Palembang, Jambi, Padang, Lampung, Yogyakarta, Denpasar, Semarang, Menado, Bandung, Cirebon, Batam, Palangkaraya, Makasar, Palu, Samarinda, Pontianak, dan Banjarmasin, serta sebuah Call Center pada Head Office. Para DMS Support yang ditempatkan di depo Unilver itu memiliki skill dan knowledge yang tidak diragukan lagi kapabilitasnya untuk mendukung dan memastikan semua proses berjalan dengan sempurna.

Nah, kehadiran DMS Support tersebut sangat membantu dalam hal meningkatkan pelayanan terhadap customer, dengan memberikan bantuan berupa problem solving terhadap masalah yang dihadapi. Cepat dan tepat dalam memberikan analisa awal terhadap problem yang masuk, sangat dibutuhkan oleh pelanggan untuk mengambil suatu keputusan.

Tentunya, seiring dengan berkembangnya teknologi dan tingginya tinggat persaingan bisnis, Pratesis terus berusaha untuk mencapai keunggulan bersaing dengan memaksimalkan kemampuan seluruh DMS Support dalam memberikan pelayanan terhadap pelanggan dengan menambahkan tools. Perangkat yang dikembangkan Pratesis ini mendapat dukungan expert system, sehingga tidak hanya menyelesaikan masalah tetapi juga sebagai alat untuk mendokumentasikan seluruh kegiatan support yang dilakukan. Termasuk pembelajaran secara up to date, dan alat monitor kinerja sehingga dapat meningkatkan kualitas support yang lebih baik terhadap pelanggan serta meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan terhadap team support..

Scylla Mobile on Android Dukung Kinerja Salesman

Sekarang bukan lagi jamannya membekali tim sales dengan perangkat kerja tertulis. Sebab, selain tidak efisien, juga sangat beresiko. Sekarang, untuk menopang kerja para tim sales ini cukup dibekali mobile device. Ujung-ujungnya, tentu saja, akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam kegiatan distribusi di lapangan dan ekspansi penjualan.

Nah, untuk menjawab kebutuhan tenaga lapangan tersebut, PT Pratesis telah mengembangkan sebuah aplikasi gugus penjualan yang disebut Scylla Mobile. Scylla Mobile merupakan alat bantu untuk management sales force.

Aplikasi Scylla Mobile ini telah dikembangkan sejak 2005. Sekarang generasi Scylla Mobile ini telah ditingkatkan: dari platform berbasis teks ke platform berbasis Windows sampai ke Android. Aplikasi Scylla Mobile yang dibenamkan di smartphone itu memungkinkan seorang salesman bisa melakukan pencatatan dan pelaporan order barang kepada distributor lebih cepat dan akurat.

Scylla Mobile on Android

Scylla Mobile on Android

Dengan dibenamkannya aplikasi Scylla Mobile ke dalam platform Android diharapkan akan dapat mendukung lebih banyak smartphone maupun Tablet PC yang mempergunakan platform Android sebagai sistem operasinya, sehingga dapat memberikan kebebasan yang sangat luas kepada customer dalam menentukan pilihan hardware-nya yang dapat disesuaikan dengan budget perusahaan

Aplikasi Scylla Mobile ini terdiri dari modul-modul untuk mengotomatisasikan kegiatan penjualan perusahaan langsung kepada salesman. Antara lain:

[list type=”star”]

  • Modul Informasi, yang digunakan oleh salesman untuk mengetahui informasi-informasi tambahan (memo), promosi, kinerja salesman, dan piutang yang harus ditagih oleh salesman.
  • Modul Collection, adalah pencatatan hasil tagihan transaksi penjualan oleh salesman di lapangan, baik berupa tunai, cek dan transfer bank. Dengan fasilitas ini maka kerumitan penerimaan hasil tagihan dapat disederhanakan, karena pencatatan hasil antara kasir dan collector menjadi jauh lebih cepat dan akurat.
  • Modul Penjualan, untuk mencatat transaksi penjualan yang terjadi di outlet dan juga biaya-biaya yang dikeluarkan oleh salesman di dalam melakukan aktivitas penjualannya, bisa untuk operasi penjualan type canvassing dan taking order.

[/list]

Untuk Distributor Scylla Mobile dapat lebih mengefisienkan waktu penjualan salesman, dapat melakukan pencatatan transaksi dengan cepat, membantu salesman dalam mencapai target penjualan, mempermudah salesman dalam mengidentifikasikan outlet baru, mengetahui kebutuhan pasar dengan lebih akurat, menyediakan informasi untuk penentuan demand forecast, mengurangi kesalahan operator dalam melakukan input data, meningkatkan efisiensi penagihan piutang dagang, mengetahui aktivitas kompetitor, menyediakan dan menyajikan data penjualan dengan cepat.

Sedangkan untuk principal, dapat mengetahui tujuan distribusi coverage, service level product-nya di pasar, bahkan sampai kompetitor. Selain itu, program promosi yang dibuat dapat diimplementasikan sesuai perencanaan.

Scylla Mobile juga dapat melakukan transfer data order penjualan melalui GPRS (General Packet Radio Service), dapat dengan mudah mengetahui posisi salesman pada saat melakukan transaksi via GPS (Global Positioning System), dapat melakukan scan barcode (barang, outlet dan distributor), dan dapat merekam waktu kunjungan/transaksi.