Blog Pratesis

Perlunya Membangun Sistem Pemesanan Online

sumber: unsplash.com

Sudah bukan jamannya lagi seluruh transaksi bisnis dilakukan secara langsung. Satu dekade terakhir, hampir seluruh bisnis dari B2B hingga B2C merambah dunia digital sebagai bagian paling krusial dari penjualan dan berbagai transaksi lain.  Perangkat mobile pun menjadi alat utama transaksi masa kini. Terlebih dalam satu tahun terakhir, di masa pandemi protokol kesehatan menjadi fokus baru kita. Teknologi kini menjadi kata kunci dalam mensukseskan aktivitas berbagai bisnis saat ini termasuk bisnis distribusi. 

Tuntutan penggunaan teknologi pun kini menjadi hal mutlak yang harus dikuasai oleh hampir setiap perusahaan. Ketika pertemuan fisik dibatasi akibat pandemi yang belum juga berakhir, platform penjualan online dan e-commerce justru menuai peningkatan yang signifikan.  Dengan transaksi penjualan melalui jaringan internet, pemesanan dapat langsung dilakukan oleh konsumen karena informasi mengenai detail info produk sudah tercantum pada halaman katalog produk. Proses tawar menawar seperti transaksi konvensional juga dapat diminimalkan sehingga transaksi menjadi lebih efisien. Selain itu, dari sisi penjual pun proses pencatatan akan menjadi lebih mudah karena dilakukan secara otomatis dan pemantauan progress penjualan pun dapat dimonitor.

Hal paling penting dengan membangun sistem pemesanan online adalah mendorong tumbuhnya peluang-peluang baru. Mengapa demikian? Pertama, penduduk Indonesia tersebar di berbagai pulau, merupakan pangsa pasar yang sangat besar, adanya sistem pemesan online memudahkan perusahaan menjangkau pasar yang lebih luas. Kedua, adanya metode pemesanan online akan membantu perusahaan meningkatkan awareness merek karena informasi produk mudah diperoleh. Ketiga, pemesanan online membuat toko seolah “tidak perlu tutup”. Konsumen dapat melakukan pemesanan dimana pun dan kapan pun. 

Orlin dari Pratesis

Melihat kondisi dan peluang yang ada, Pratesis  membuat platform solusi B2B yang diberi nama ORLIN sebagai sistem pemesanan berbasis digital yang memberikan banyak keuntungan bagi pelanggan, distributor dan prinsipal, dan secara tidak langsung memberikan manfaat kepada kesehatan masyarakat luas. 

Pandemi ini telah mengubah perilaku toko yang akhirnya menuntut jaringan toko terhubung secara digital agar tetap dapat tumbuh di tengah masa sulit ini.  Contohnya kegiatan kunjungan staf penjualan perusahaan ke toko menjadi terhambat karena pembatasan yang terjadi di beberapa area dan terjadi kasus stok yang kosong di beberapa lokasi karena pembatasan tersebut.

Apa saja keuntungan mengimplementasikan Orlin? 

  1. Distributor dapat dengan leluasa memperluas jangkauan bisnis mereka, tanpa batas wilayah dan jarak sehingga, Kesempatan membuka pasar dengan menjaring customer baru jadi lebih mudah.
  2. Mempermudah pemesanan barang sekaligus mengurangi interaksi antara sales dengan pemesan produk di lapangan.
  3. Teknologi digital yang akan memudahkan, mengamankan, sekaligus mendorong peningkatan usaha.
  4. Memanfaatkan kemajuan Teknologi untuk menyempurnakan pelayanan, memberikan kemudahan dalam kecepatan pemesanan produk 7x24jam, dengan seluruh perangkat yang ada.
  5. Mempercepat pemesanan produk melalui aplikasi, langsung menghubungkan pelanggan dan distributor

Kesalahan-Kesalahan Dasar dalam Proses Distribusi

Sumber: Unsplash.com

Proses distribusi sebuah produk pada dasarnya adalah semua rangkaian pekerjaan yang cukup kompleks. Banyak stakeholders yang terlibat tidak hanya produsen atau prinsipal, namun mencakup juga pedagang grosir, peritel hingga sistem-sistem yang terlibat di dalamnya. 

Dalam perkembangannya, semakin banyak perusahaan yang menyadari bahwa kegiatan  bukanlah proses yang sederhana. Semakin luas cakupan distribusi, semakin beragam jenis produk maka berbagai tantangan baru harus dihadapi setiap harinya. Itulah mengapa saat ini aplikasi pendukung distribusi sebagai salah satu solusi distribusi yang efektif dan efisien juga semakin berkembang.

Namun demikian, tetap ada beberapa isu-isu krusial yang sering terjadi dan harus diantisipasi perusahaan agar tidak berakibat signifikan bagi bisnis secara keseluruhan.

  • Salah Mengidentifikasi Pasar

Pasar adalah faktor paling utama pada setiap bisnis, begitu pula dalam distribusi.  Bedanya, distribusi sangat tergantung dengan demografi target pasar, diantaranya karakter calon pelanggan, usia, preferensi terhadap produk dan lain sebagainya. Secara umum, lokasi calon pelanggan dapat berkelompok di satu area. Target urban atau rural sangat menentukan bagaimana pola distribusi itu dibangun.

Target pasar juga harus mempertimbangkan pasar individu, keluarga atau korporasi. Tentu saja target pasar korporat tidak bisa didistribusikan melalui pengecer atau ritel. Pola perlakuan produsen/prinsipal  terhadap target pasarnya pun harus berbeda. Kesimpulannya, perusahaan harus dapat membangun pola distribusi berdasarkan pasar yang ditujunya.

  • Tidak Mengontrol Aktivitas Salesforce

Salesforce adalah ujung tombak distribusi. Namun masih sering  ditemui perusahaan yang belum mengontrol aktivitasnya dengan optimal. Sebagai contoh pelaporan yang masih manual, tidak terintegrasi dan tidak real-time.  Akibatnya pelaporan yang tidak tepat waktu, keputusan-keputusan strategis manajemen pun sering terlambat dieksekusi.

Selain itu, salesforce akan dibebani banyak tugas-tugas administratif yang akhirnya lebih banyak menghabiskan waktu daripada melakukan tugas utama mereka untuk ekspansi pasar.

Adanya digitalisasi salesforce juga akan meningkatkan akuntabilitas penjualan. Seluruh barang keluar dan terserap di retail atau pengecer dapat diketahui dengan baik.

  • Tidak mengontrol aktivitas pergudangan

sumber: freepik.com

Perusahaan-perusahaan distribusi yang kini marak tumbuh, masih ada yang menganggap gudang tak lebih dari tempat penyimpanan barang sementara sebelum disalurkan ke grosir atau pengecer.  Padahal, pergudangan adalah bagian penting dari aktivitas distribusi. Pengaturan stok di gudang akan mempengaruhi frekuensi produksi, cakupan pekerjaan salesforce bahkan naik turunnya harga produk.

Operasional gudang juga mencakup kebutuhan anggaran yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Manajemen yang baik harus mengetahui berapa lama barang optimal ada di gudang karena menyangkut kebutuhan anggaran dan besarnya produksi berikutnya. Faktor lain yang tidak bisa dilewatkan adalah pemilihan fasilitas gudang, penempatan persediaan, penempatan peralatan, dan fungsi penyimpanan di dalam gudang itu sendiri. 

Jika tidak dikelola dengan profesional serta menggunakan sistem yang didukung teknologi, pergudangan justru akan menimbulkan banyak kendala dalam proses distribusi.  

  • Kesalahan Membangun Rantai Pasok

Sudah menjadi pengetahuan dasar bahwa semakin panjang rantai pasok, maka harga produk semakin tinggi karena banyaknya channel yang harus dilalui. Penentuan mata rantai saluran distribusi dapat mempengaruhi kelancaran penjualan yang pada akhirnya akan berdampak pada profit, modal, risiko, dan efektivitas salesforce.

Rantai pasok pada dasarnya dipengaruhi dua hal pertama jenis barang dan kedua lokasi geografis. Barang-barang perishable (tingkat ketahanan pendek) tentu saja membutuhkan saluran distribusi yang lebih pendek untuk sampai ke tangan konsumen. Jika barang tersebut harus disalurkan ke lokasi dengan letak geografis yang jauh dari pabrik, maka akan dibutuhkan biaya pergudangan dan biaya transportasi yang lebih besar yang pada akhirnya berdampak pada harga jual.

Sementara barang-barang non perishable cenderung memiliki pola distribusi yang lebih panjang, karena semakin banyak perusahaan atau individu yang ingin terlibat mencari keuntungan.

 Dalam hal ini, peran prinsipal dan distributor menjadi sangat penting karena manajemennya harus melakukan riset kemudian menentukan rantai distribusi apa yang paling tepat untuk produk-produknya. Tentu saja ini pun membutuhkan evaluasi secara berkala.

Beberapa pertimbangan-pertimbangan manajemen dalam topik ini adalah sifat barang, sifat penyebaran, alternatif biaya, modal yang tersedia, tingkat, keuntungan, serta estimasi jumlah permintaan. 

Dengan aspek-aspek tersebut, perusahaan bisa menentukan panjang mata rantai dalam saluran distribusi yang dinilai paling tepat. Perusahaan yang memiliki saluran distribusi yang kompleks dengan banyak mata rantai membuat margin menjadi sangat tipis sehingga berisiko naiknya harga jual yang membuat produk menjadi tidak kompetitif di pasar. 

Implementasikan SFA Agar Penjualan Meningkat

sumber: freepik.com

Pada hampirseluruh bisnis, sales adalah ujung tombak laju pertumbuhan perusahaan. Profesi ini tidak heran selalu dibayar tinggi walaupun tantangan yang mengiringinya pun juga tinggi. Walaupun tugas utamanya adalah menghasilkan omzet, sejatinya setiap sales memiliki karakter yang berbeda tergantung darijenis bisnis perusahaannya.

Pada bisnis distribusi, tenaga penjualan yang lebih sering disebut dengan salesforce. Merekalah yang berada di lapangan, membuka peluang pasar, memonitor terserapnya produk hingga mengatur pengiriman barang ke grosir maupun ritel.  Kompleksitas tugas salesforce membuat setiap perusahaan diharuskan membangun sistem yang dapat mengotomasi seluruh fungsi-fungsi yang ada didalamnya.

Otomasi sistem penjualan ini sering disebut dengan Sales Force Automation (SFA). Pada dasarnya SFA adalah merupakan sebuah sistem yang dapat menyederhanakan proses-proses bisnis serta tugas-tugas yang biasanya dilakukan oleh tim penjualan (sales).Tujuannya adalah membuat proses bisnis menjadi lebih efisien dan tim sales pun dapat berfokus pada melakukan penjualan.

Berikut beberapa fungsi-fungsi yang dapat diotomasi oleh SFA

    1. Proses pemesanan dan pembelian
    2. Pelacakan seluruh proses penjualan
    3. Monitoring lokasi dan keberadaan sales dengan GPS
    4. KPI sales force
    5. Pelaporan dan analitik.

Lalu, sebenarnya apa sih fungsi detail SFA itu?

  1. Membuat manajemen sales menjadi lebih efisien

sumber: unsplash.com

 

Seperti sudah dijelaskan sebelumnya, penjualan merupakan sebuah proses yang kompleks. Penjualan tidak saja proses serah terima barang dan kemudian terjadi transaksi, namun lebih dari itu banyak proses yang mengiringi untuk sampai pada transaksi tersebut. 

Misalnya saja, seorang sales harus mengetahui dengan pasti target pasarnya, mengenal wilayah distribusi produknya hingga mengetahui karakter para pelanggannya. Tugas berat lainnya adalah setiap salesforce diwajibkan membuat laporan berkala, yang seringkali masih ditemui dilakukan secara manual. Tidak dipungkiri, kerumitan proses-proses tersebut justru akhirnya menghabiskan lebih banyak waktu daripada tugas inti seorang sales yaitu meningkatkan omzet.

SFA membuat hampir seluruh proses diatas terdigitalisasi dan terintegrasi dengan fungsi-fungsi lain dalam bisnis. Pada akhirnya, SFA akan memudahkan pekerjaan salesforce dan membuat mereka dapat fokus pada pekerjaan utamanya untuk memperluas pasar dan mendapatkan pelanggan-pelanggan baru.

  1. Mempermudah proses Up selling dan Cross Selling

Melalui data-data penjualan yang termuat pada sistem, maka SFA dapat membantu proses-proses pemasaran diantaranya up selling dan cross selling. Kedua aktivitas ini pada dasarnya adalah bagian dari promosi atau gimmick marketing.  Dengan SFA, tim penjualan dapat memutuskan produk mana yang dapat diberi program up selling dan mana yang bisa dilakukan cross selling.

Tujuannya, tentu saja akan meningkatkan jumlah produk yang terserap di pasar dan pada akhirnya memberi income baru bagi perusahaan.

  1. Menghemat waktu operasional

Salah satu manfaat yang bisa didapatkan dari SFA adalah dapat menghemat waktu, biaya dan tenaga tim penjualan. Jika dulunya butuh waktu yang lama untuk menyajikan laporan data pelanggan, mencatat laporan kunjungan harian dan aktivitas administrasi lainnya, dengan SFA Anda sudah bisa menyajikan data secara real time dan bisa diakses melalui smartphone Anda dimana pun.

Selain itu, SFA akan mengurangi kesalahan pada penginputan data untuk tugas-tugas penjualan yang dulu dilakukan manual dan memakan waktu yang cukup lama Artinya dengan SFA, staf penjualan dapat lebih mudah untuk update data tersebut kapanpun dan dimanapun karena berbasis cloud.

  1. Meningkatkan pelayanan dan membangun relasi dengan pelanggan

Aplikasi SFA ini dirancang untuk membantu bagian marketing dalam menarik dan mempertahankan pelanggan, account management dan yang paling penting untuk memberikan keuntungan dari penjualan. Selain itu SFA juga membantu para manajer baik pada aktivitas yang berhubungan langsung dengan pelanggan maupun aktivitas internal perusahaan yang selalu berjuang untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Dengan pelayanan yang optimal terbentuk suatu hubungan relasi baik antara pelanggan dengan sales person.

Kunci Sukses Membangun Bisnis Distribusi

Kunci sukses membangun bisnis distribusi, Manajemen dan tata kelola perusahaan menjadi senjata penting untuk memenangkan persaingan. Tidak sedikit bisnis yang terdampak cukup signifikan akibat pandemi yang tak kunjung usai. Namun disisi lain, ada pula bisnis yang mendaur keuntungan karena pandemi ini. Salah satunya adalah bisnis logistik. Saat aktivitas manusia dibatasi, kebutuhan pengantaran hingga ke rumah menjadi hal yang sangat krusial. Tidak heran, jumlah pengiriman barang di masa pandemi melonjak drastis. Tidak cuma barang-barang sekunder maupun tersier, barang kebutuhan pokok pun termasuk fast moving consumer goods (FMCG) sudah sangat lazim dibeli dengan konsep delivery ke rumah.

Kondisi diatas juga mendorong tumbuhnya bidang bisnis baru seperti distribusi. Kebutuhan kecepatan dan kemudahan sampainya barang dengan tepat waktu membuat distributor-distributor baru bermunculan. Skala bisnisnya pun beragam, mulai dari skala kecil, menengah atau ekspansi perusahaan-perusahaan besar.

Namun demikian, persaingan bisnis seharusnya tetap menjadi konsen setiap pebisnis. Pengembangan manajemen dan tata kelola perusahaan menjadi senjata penting untuk memenangkan persaingan. Simak beberapa kiat untuk membangun bisnis distribusi

  1. Melakukan Riset dan Analisis Pasar Secara Berkala

Sangat penting untuk melakukan banyak riset pasar sebagai dasar pengambilan keputusan sebelum dan saat menjalankan bisnis. Riset tidak selalu berbentuk paperwork yang berat, namun lebih ke pengamatan kompetitor, kebutuhan pelanggan hingga tantangan-tantangan baru yang harus dihadapi Pasar merupakan faktor penting, karena adanya pasar akan menentukan arah produk yang akan didistribusikan nantinya. Jika pasar tepat, maka produk akan tersalurkan kepada target yang tepat pula. Jika hal ini terjadi, maka perputaran produk akan lancar dan menjadi kelancaran usaha pula.

Penggunaan data yang baik juga merupakan bagian dari riset dan analisis pasar. Data adalah dasar pengambil keputusan.

  1. Menentukan Rantai Distribusi Tepat

Rantai distribusi yang tepat merupakan poin yang paling krusial dalam mendistribusikan barang. Semakin sederhana rantai distribusi maka bisnis akan juga semakin efisien. Rantai distribusi yang panjang dan berbelit-belit akan menambah biaya  dan menambah pekerjaan manajemen. Pada dasarnya, distributor merupakan tangan pertama yang menyalurkan produk dari produsen ke retailer atau konsumen akhir.  Margin umumnya didapat dari potongan harga dari produsen hingga sampai ke konsumen akhir. Semakin banyak jenis dan kuantiti produk yang didistribusikan, maka potongan harganya pun semakin tinggi.

Distributor harus melakukan pembelian produk, melakukan penyimpanan produk, mengelompokkan produk hingga mengangkut produk sampai ke pengecer akhir. Bahkan perusahaan distribusi termasuk pihak yang bisa menyampaikan informasi mengenai segala hal yang berkaitan dengan produk dan melakukan promosi produk.

Seluruh kemampuan tersebut diaplikasikan membentuk rantai distribusi produk. Pada akhirnya, rantai distribusi adalah serangkaian aktivitas yang pada akhirnya akan berkaitan dengan seluruh proses distribusi barang. Rantai distribusi juga didefinisikan sebagai kegiatan pemindahan dan penyaluran barang atau jasa dari produsen hingga sampai ke konsumen. Dalam mata rantai mencakup berbagai hal mulai dari jenis, harga, jumlah dan tempat yang dibutuhkan. Tentu saja, rantai distribusi bisa saja berbeda pada setiap lokasi dan jenis barang, hal inilah yang membutuhkan kecermatan para distributor.

Sumber: freepik.com

  1. Kontrol Persediaan Barang dengan Seksama

Distributor yang baik, harus dapat menjamin ketersediaan stok barang di gudang, baik dari sisi kuantitas maupun kualitas. Keberadaan barang di gudang sangat menentukan ketersediaan barang pasar, yang sangat menentukan kredibilitas merek. Keterlambatan pengiriman dapat membuat produk kompetitor dipilih oleh konsumen apalagi untuk barang-barang fast moving. Di sisi lain, pengontrolan barang juga menyangkut tanggal kadaluarsa yang sangat menentukan kualitas produk. keterlambatan pengiriman yang menyebabkan barang Anda menjadi kadaluarsa. Buatlah sistem inventori dengan teknologi yang cukup untuk mengetahui jumlah dan kebutuhan barang secara realtime.

  1. Memonitor Arus Kas

Manajemen keuangan pada dasarnya adalah penentu keberhasilan seluruh jenis bisnis. Pada bisnis distribusi, hal ini menjadi sangat krusial karena sistem pembayaran antara distributor dan pengecer bisa saja berbeda-beda untuk setiap produk atau produsen. Penggunaan teknologi pendukung sangat penting agar seluruh tagihan dan piutang serta kewajiban bisnis lainnya dapat dipatuhi tepat waktu.

 

  1. Membangun Salesforce yang solid.

Tidak dipungkiri sales force atau tenaga penjualan di lapangan adalah ujung tanduk distribusi barang. Mereka tidak sekedar membawa barang ke ritel, namun juga membangun strategi serta menjalin hubungan baik dengan peritel.  Sales force juga dituntut dapat membaca kondisi pasar, mengembangkan pasar hingga membuat laporan sebagai dasar pengambil keputusan manajemen.

Karena itulah, pengelolaan sales force selalu menjadi unsur penting yang harus menjadi konsentrasi manajemen.

Sales force juga perlu didukung aplikasi digital yang membuatnya leluasa bergerak tanpa terbebani oleh banyak laporan yang ribet sama seperti unsur-unsur lain.

 

Model Distribusi Industri Fast Moving Consumer Goods

Fast Moving Consumer Goods (FMCG) merupakan industri yang menjadi primadona bisnis distribusi di seluruh dunia. FMCG mencakup seluruh kebutuhan sehari-hari baik komoditas maupun non komoditas yang kepentingannya tidak dapat digantikan oleh barang lain. Produk FMCG biasanya memiliki masa simpan atau kadaluwarsa yang relatif singkat, karena sifatnya yang mudah rusak. Di Indonesia terdapat setidaknya empat kategori produk FMCG yaitu home care and personal care, food and beverages, rokok dan alkohol.

Home care and personal care meliputi  produk untuk perawatan rumah dan pribadi, seperti kosmetik, perlengkapan mandi, alat kebersihan, pakaian dan lain sebagainya. Sementara food and beverages adalah bahan-bahan makanan serta minuman yang bisa langsung dikonsumsi atau harus diolah terlebih dahulu diantaranya gula, kopi, teh, susu, mi instan dan biskuit.

 

Bagaimana perkembangan bisnis FMCG di tanah air?

Perkembangan jumlah penduduk, pergeseran pola perilaku  serta semakin menjamurnya produsen FMCG membuat industri ini sangat dinamis. Tuntutan konsumen akan ketersediaan barang yang cepat dan berkualitas membuat pelaku bisnis ini semakin kreatif dan inovatif, tidak saja dalam hal produksi namun juga di sisi marketing. Kini, channel pemasaran pun sudah melebar dengan hadirnya platform-platform digital yang membuat FMCG sama seperti produk lain. Tidak heran jika sudah banyak Ibu rumah tangga yang membeli sabun, kecap bahkan bumbu masak melalui online shop.

Statista.com, menyebutkan per kuartal ketiga 2020, bisnis FMCG di tanah air naik 8,8% (YoY) dengan persentase 19% dari total pengeluaran rumah tangga di Indonesia. Sementara trade/pasar terbesar masih berada di traditional trade. Selama pandemi, industri FMCG nyaris tidak berdampak signifikan dibandingkan sektor-sektor bisnis lain.

Perkembangan bisnis FMCG mendorong bisnis-bisnis pendukungnya pun bergerak maju, salah satunya distribusi. Semakin luas target penyebarluasan satu produk, maka distribusi pendukungnya pun harus lebih tersebar. Tidak heran, bisnis distribusi di tanah air termasuk bisnis yang tetap bertahan walau pandemi melanda.

Lalu, bagaimana model distribusi FMCG di Indonesia?

Dengan pasar tradisional sebagai saluran terbesar, model distribusi FMCG di tanah air masih sangat mengandalkan sales force.  Saluran tradisional disini, tidak berarti pasar tradisional, tetapi juga toko-toko kelontong, warung-warung bahkan pedagang kaki lima. Sales force tidak saja sebagai perantara antara produsen dan konsumen, tetapi juga pembangun hubungan dan kemitraan antara produsen dan grosir/peritel/pengecer.

 

 

Sebelum sampai ke tangan grosir atau ritel, sejatinya proses distribusi sudah dimulai dari pergudangan. Pertama,  produk  masuk  dari  supplier, saat  produk  masuk  ke  perusahaan  berarti  aliran produk dalam gudang ini sudah masuk ke dalam aktivitas receiving. Saat mengeluarkan  produk  dari  truk  ke docking  area, admin memiliki peran untuk mencocokkan kuantitas serta jenis  produk  yang  datang  dengan  faktur  pembelian. Aktivitas selanjutnya adalah storing yag memiliki beberapa detail  aktivitas  seperti menyimpan produk ke dalam tumpukan. Seluruh proses tersebut sering disebut inbound logistic.  Aktivitas terakhir adalah shipping, yaitu seluruh proses terkait pengiriman barang ke grosir atau peritel dan sering disebut outbond logistics.

 

Grosir di Indonesia dikenal dengan grosir besar dan grosir kecil. Perbedaannya ditentukan dari besar coverage area dan perputaran omzet-nya. Begitu juga dengan ritel atau pengecer. Ritel-ritel modern seperti minimarket biasanya memiliki perusahaan distribusi sendiri untuk mengefisienkan biaya dan membuat harga barang mereka menjadi lebih kompetitif.

 

Sebagai negara kepulauan terbesar di dunia, banyak sekali tantangan distribusi FMCG di Indonesia seperti membuat titik-titik poin distribusi yang strategis, mengumpulkan dan menganalisis laporan dalam jumlah besar, mengevaluasi dan memprediksi penjualan, serta memilih aplikasi manajemen operasional yang dapat mengakomodir seluruh tantangan geografis dan manajemen. Tantangan tersebut membutuhkan penyelesaiannya sendiri-sendiri. Untuk menjawab tantangan tersebut dibutuhkan suatu sistem atau aplikasi digital yang dapat menjalankan serta memonitor seluruh fungsi distribusi.

Sumber: Freepik.com

Dengan perkembangan teknologi digital, semua permasalahan distribusi FMCG di Indonesia dapat diatasi. Scylla, Pronto dan Service desk dari Pratesis menjawab semua permasalahan distribusi dengan sistem yang saling terintegrasi satu sama lain. Sistem ini mendukung semua aktivitas bisnis mulai dari penjualan, stok barang, penanganan pelanggan, hutang piutang, pengantaran hingga laporan keuangan.

 

Semua data diolah dan diintegrasikan, dengan menggunakan platform berbasis cloud. Penggunaan cloud sendiri sebenarnya sudah sering dilakukan dalam kehidupan sehari-hari walaupun hal tersebut belum dapat banyak disadari. Platform berbasis cloud dipilih karena perusahaan tidak perlu menyediakan server dan storage, serta memikirkan biaya pemeliharaan. Selain itu, platform cloud terbilang lebih mudah dan terjangkau dibandingkan mereka harus mengintegrasikan data secara manual.

Strategi Distribusi yang Tepat, Cepat, dan Efisien

Perusahaan fast moving consumer goods (FMCG) membutuhkan strategi distribusi yang tepat, cepat, dan efisien. Produsen membutuhkan distribusi agar produk dari produsen bisa sampai ke konsumen dengan selamat.

Meskipun tampak sederhana, pada kenyataannya, proses perjalanan produk FMCG dari produsen ke konsumen, termasuk rumit. Oleh karena itu diperlukan strategi distribusi yang baik agar produk sampai di konsumen dengan baik pula.

Berikut strategi yang dapat diterapkan agar aktivitas bisnis lebih memuaskan:

Memilih distributor yang tepat

Strategi pertama, tentu saja memilih distributor yang tepat. Sebab, distributor yang tepat akan bekerja sesuai target bahkan visi dan misi produsen. Memilih distributor yang sesuai target pasar produsen akan membuat pekerjaan produsen menjadi lebih ringan. Produsen hanya tinggal menyerahkan produk pada distributor, untuk selanjutnya dikelola oleh distributor.

Menggunakan software pendukung

Melakukan distribusi, terutama dalam skala besar, ada kemungkinan perusahaan produsen akan mengalami kendala dalam mengatur prosesnya. Software seperti enterprise resource planning (ERP) atau Scylla Enterprise akan mempermudah pengawasan. Software bisnis ini bisa membantu mengatur proses distribusi dengan lebih efektif dan efisien. Cara kerjanya adalah menghubungkan divisi-divisi terkait. Software ini juga mengintegrasikan sistem laporan. Distribusi dan segala prosesnya pun dapat berlangsung lancar, aman, dan akurat.

Distribusi melalui website

Salah satu fasilitas di era digital adalah adanya website. Website bisa dimanfaatkan untuk distribusi produk. Caranya, masukkan semua produk di perusahaan Anda pada website yang Anda kembangkan sendiri ataupun melalui pihak ketiga.  Manfaatkan teknik SEO. Gunakan jasa SEO selama beberapa bulan agar produk Anda mudah dicari di mesin pencarian. Perlu diketahui, tingkat kompetisi di mesin pencarian termasuk ketat, karena bersaing dengan produk-produk yang ditawarkan di marketplace. Oleh karena itu, ketika ada produk baru, lakukan optimasi SEO secara intensif.

Tentukan area distribusi

Sebagai produsen, Anda harus menentukan area distribusi yang tepat sesuai produk perusahaan. Pahami perilaku konsumen Anda dan petakan dimana saja mereka berada. Lakukan survei agar Anda tahu daerah mana saja yang paling banyak peminatnya terhadap produk Anda. Lakukan mulai area terdekat dan fokuskan pada area lokal. Setelah area lokal sudah terpenuhi, barulah Anda bisa memperluas wilayah distribusi.

Siapkan alat transportasi

Salah satu faktor utama berhasilnya distribusi adalah adanya alat transportasi yang memadahi. Anda harus menentukan alat transportasi yang tepat. Sesuaikan dengan lokasi jangkauan distribusi dan perhitungkan biayanya. Memilih alat transportasi yang tepat, akan membuat distribusi semakin lancar dan biaya tidak terlalu besar.

Menjaga hubungan baik dengan distributor

Bisa dikatakan, distributor adalah pihak yang paling menentukan dalam bisnis Anda. Percuma memiliki produk yang berkualitas dan dibutuhkan banyak orang, kalau tidak dapat terdistribusi dengan baik. Oleh karena itu, jagalah hubungan baik dengan distributor. Terlebih jika Anda sudah mendapatkan distributor yang tepat dan sesuai. Teruslah menjalin komunikasi. Laporkan perubahan dan perkembangan pekerjaan setiap harinya.

Itulah beberapa strategi distribusi yang tepat, untuk mengoptimalkan pengiriman produk-produk Anda ke konsumen. Jangan lupa, lakukan evaluasi atas hasil penjualan dan kinerja para distributor, secara berkala. Tujuannya untuk mengetahui sejauh mana perkembangan bisnis Anda selama bekerja sama dengan distributor yang telah dipilih. Juga, untuk menentukan langkah selanjutnya dalam memilih strategi distribusi yang lebih efektif.

 

Photo by Tima Miroshnichenko from Pexels

Sales Force Automation

4 Alasan Perusahaan FMCG Membutuhkan SFA

Dalam bisnis apapun, pelayanan kepada pelanggan menjadi hal mutlak yang harus dibangun. Apalagi bisnis Fast Moving Consumer Goods (FMCG) yang langsung menuju target individual. Pelayanan menentukan kepuasan dan pada akhirnya kepuasan menumbuhkan kepercayaan. Bagaimana membangun semua itu? Jawabannya adalah strategi yang terintegrasi sejak produksi hingga penjualan  termasuk di dalamnya bagaimana menangani dan mengelola tenaga penjualan yang sehari-harinya berhubungan dengan retail besar, kecil maupun pengecer lainnnya.

Dalam dunia distribusi dikenal istilah Sales Force Automation (SFA) yaitu suatu sistem yang mengotomisasi dan mengintegrasikan seluruh kegiatan penjualan melalui sebuah software.  PT Pratesis sebagai salah satu pengembang aplikasi distribusi yang berpengalaman, mendukung kinerja tim sales melalui pengembangan Sales Force Automation (SFA) untuk  target penjualan. SFA akan memudahkan proses otomasi fungsi bisnis seperti proses penjualan, melacak interaksi pelanggan, serta menganalisis prakiraan dan kinerja sales untuk meningkatkan pendapatan dan layanan pelanggan.

Secara umum, SFA mengandung tiga komponen yaitu:

  • Contact management:  Memperbarui daftar kontak, berbagi, membuat janji temu,  melacak tugas, mengatur waktu hingga membuat daftar aktivitas.
  • Pipeline Management: Menyimpan segala informasi tentang siklus penjualan seperti mengelola prospek, meramalkan penjualan, memperkirakan potensi hingga mengidentifikasi prospek.
  • Sales Management: Berhubungan dengan pelaporan manajemen penjualan hingga ke dalam sistem yang sudah terintegrasi.

Ada beberapa hal yang membuat perusahaan FMCG Anda membutuhkan SFA, yaitu:

  1. Tim Penjualan Menjadi Lebih Fokus

Dengan menggunakan SFA, tim penjualan akan lebih fokus pada target penjualan. Di lapangan, mereka bukan sekadar menjual produk dan memberikan pelayanan pada para pelanggan. Lebih jauh lagi, tim penjualan sudah menempati posisi di atas itu, yaitu sebagai konsultan produk yang dia bawa. Mereka diibaratkan “muka perusahaan” yang memahami produknya lebih dari pengecer dan konsumennya. Dengan SFA, banyak pekerjaan yang disederhanakan, laporan-laporan pun real time sehingga pusat lebih mudah memantau pekerjaan tim penjualan.

  1. SFA Membantu Meningkatkan Penjualan

SFA membuat seluruh aktivitas salesman menjadi lebih terukur. Sistem kerja tim penjualan yang lebih profesional akan meningkatkan kinerja dan pada akhirnya produktivitas juga ikut meningkat.

  1. Proses Penjualan Lebih Efisien

Dalam sistem yang masih manual,  waktu dan tenaga tim penjualan itu lebih dari setengahnya dihabiskan untuk tugas-tugas non penjualan atau administrasi. Jika otomisasi ini tidak dibangun, pelayanan ke para pelanggan akan terhambat yang dapat berimbas pada penjualan. Penggunaan software SFA akan membuat tim penjualan lebih fokus pada tugas inti mereka yaitu meningkatkan sales.  Proporsi pekerjaan administrasi berkurang sehingga tim dapat membantu memikirkan strategi-strategi apa lagi yang harus dikembangkan.

  1. Memudahkan Alur Kerja

Penggunaan software SFA akan memangkas proses alur kerja tim penjualan. Alur kerja jadi makin mudah, sehingga lebih terarah. Semua tim pun akan bisa bekerja lebih efektif dan efisien. Pada akhirnya, perusahaan FMCG dapat melaju dengan pesat.

Software SFA benar-benar diperlukan pada perusahaan FMCG. Pengggunaan software ini sangat membantu jalannya operasional tim penjualan. Jadi, untuk meningkatkan performa perusahaan Anda, sudah saatnya menggunakan software SFA.

 

Photo by Lukas from Pexels

Mapping Coverage Illustration

Perusahaan FMCG Harus Mengoptimalkan Sales Coverage, Ini Alasannya!

Sales coverage atau Cakupan Wilayah pada dasarnya adalah bagian terpenting dari Territory Management pada FMCG yang diterapkan dengan paduan marketing mix (Product, Place, Price & Promotion). Dengan cakupan wilayah yang ada, salesperson  perusahaan FMCG harus mampu meningkatkan effective call (outlet yg dikunjungi dan melakukan transaksi) guna memastikan distribusi produk (availibility dan visibility), edukasi, promosi dan mengetahui kestabilan harga.

Sales coverage adalah cakupan wilayah yang dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu seperti lokasi, nama toko, dan tipe toko. Dengan pengelompokan ini, semua toko akan dikunjungi secara teratur oleh salesperson perusahaan FMCG sesuai jadwal yang telah ditetapkan.

Tidak dipungkiri sales coverage menjadi salah satu kunci lancarnya bisnis pada perusahaan FMCG. Oleh karena itu, perusahaan FMCG harus merancang strategi agar sales coverage berdampak pada pendapatan perusahaan  Apa saja alasannya? Ini dia!

Semua toko terpantau dengan baik

Dengan penerapan sales coverage, salesperson dapat menjadwalkan kunjungan ke toko secara periodik serta terukur. Semakin rutin salesperson mengunjungi pelanggan, dalam hal ini adalah pemilik toko, maka toko cenderung akan semakin rapi dan teratur dalam mengelola produk kita di tokonya.

Salesperson juga berfungsi ibarat perantara, antara perusahaan dan pemilik toko. Kunjungan yang teratur akan membuat komunikasi keduanya lebih baik, termasuk mendiskusikan kendala-kendala yang mungkin dihadapi. Artinya, perusahaan bisa memberi solusi dan memenuhi kebutuhan para pelanggan, dengan lebih baik.

Apabila toko-toko ini sudah terpantau dengan baik, perusahaan dapat memetakan, mana toko yang penghasilannya tinggi, dan mana toko yang penghasilannya belum maksimal. Jadi, perusahaan pun dapat membantu mengatasi tantangan yang dihadapi yang pada akhirnya membantu meningkatkan penjualan.

Target dan penjualan meningkat

Salah satu cara dalam mengoptimalkan sales coverage adalah dengan meningkatkan kinerja salesperson. Tetapkan indikator-indikator penentu, misalnya, jumlah kunjungan minimal yang dilakukan dalam satu hari, rutinitas kunjungan, serta target kunjungan yang harus dilakukan selama satu periode tertentu. Salesperson juga harus mampu memperkirakan jarak dan waktu tempuh saat berkunjung ke tempat pelanggan, serta menambah pelanggan baru di dalam wilayah yang sama. Dengan sales coverage, salesperson juga dapat mempelajari karakter konsumen di wilayahnya. Ini sangat membantu proses pengambilan keputusan barang mana yang akan lebih banyak dijual atau barang mana yang tidak terlalu diminati sehingga optimalisasi penjualan dapat diwujudkan.

Budget perusahaan lebih terencana

Apabila kinerja salesperson sudah teratur dan jelas, perusahaan pun dapat mengatur budget distribusi dengan lebih rapih. Perusahaan dapat mengefisienkan budget yang dibutuhkan untuk kegiatan kunjungan para salesperson ke berbagai toko pelanggan. Semua budget akan tercatat berdasarkan rutinitas salesperson. Jadi, tidak ada lagi pembengkakan biaya untuk hal-hal yang tidak perlu.

Meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan

Mengoptimalkan sales coverage dengan memaksimalkan kerja para salesperson, berarti juga meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan tersebut. Dengan salesperson yang rutin memonitor toko-toko mitra dengan jadwal kunjungan tetap, berarti toko bisa memprediksi jumlah persediaan produk untuk dijual. Pelanggan juga akan lebih mudah menghitung kebutuhan produk, membuat prediksi penjualan, serta melakukan hal-hal yang bisa meningkatkan penjualan. Pada akhirnya, perusahaan FMCG juga terbantu dalam peningkatan pendapatan.

Produk mudah ditemukan.

Sales coverage yang ditata dengan baik, juga akan memudahkan konsumen mendapatkan produk perusahaan. Dengan menggunakan data-data demografi penduduk di “area coverage”-nya, salesperson dapat mengatur ketersediaan produk di masing-masing wilayah. Jumlahnya bisa jadi tidak sama pada setiap toko atau setiap titik, dimana masing-masing dapat diputuskan berdasarkan jumlah penjualan barang di setiap toko. Salesperson juga dapat memfokuskan penjualan ke wilayah-wilayah dengan permintaan barang yang tinggi agar omzet juga tumbuh. Sementara daerah-daerah dengan permintaan belum optimal dapat menjadi pertimbangan strategi penjualan berikutnya.

Itulah beberapa alasan perusahaan FMCG harus mengoptimalkan sales coverage. Pada akhirnya, penghasilan toko-toko dan pengecer akan diikuti dengan peningkatan pendapatan perusahaan prinsipal.

 

Photo by cottonbro from Pexels

Route Optimization, Strategi Penting dalam Distribusi Produk FMCG

Route optimization atau optimasi rute adalah salah satu strategi yang penting dalam perusahaan fast moving consumer goods (FMCG).  Jika optimasi rute dilakukan dengan benar, maka dapat mengoptimalkan sales.

Sudah menjadi hal yang lumrah jika seluruh perusahaan FMCG mencari strategi untuk mengurangi biaya operasional Salesperson. Namun di sisi lain, perusahaan juga perlu berusaha meningkatkan intensitas tatap muka dengan pemilik toko atau siapa pun yang berwenang di toko. Intensitas komunikasi yang baik menjadi salah satu indikator untuk meningkatkan semangat toko sebagai distributor akhir untuk menjual barang prinsipal.

Sayangnya, masih banyak prinsipal maupun distributor yang belum benar-benar memperhitungkan rute efisien yang dapat ditempuh Salesperson. Padahal jika jarak, waktu, dan varian lainnya dioptimalkan, maka Salesperson akan dapat menjangkau target toko sesuai dengan rencana kunjungan yang sudah ditetapkan.

Pada era digitalisasi saat ini, optimasi rute merupakan salah satu senjata bagi pemilik bisnis maupun distributor untuk meningkatkan pertumbuhan bisnisnya. Dengan mengoptimalkan rute, benefit yang diperoleh oleh bisnis diantaranya:

  • * Membantu dalam menemukan rute yang paling efisien dan hemat biaya bagi Salesperson.
  • * Mengurangi waktu yang diperlukan untuk merencanakan rute Salesperson.
  • * Memastikan bahwa Salesperson dapat mengunjungi toko sesuai dengan rencana kunjungan yang sudah ditetapkan, dalam kurun waktu seefisien mungkin, dengan biaya sekecil mungkin.

Meskipun proses Route optimization atau optimasi rute mungkin tampak sederhana, pada kenyataannya harus menggunakan banyak metode dan strategi. Beberapa distributor mencoba mengoptimalkan rute secara manual. Ternyata cara itu belum maksimal, karena berpengaruh pada efisiensi, skalabilitas, akurasi, sampai produktivitas salesperson.

Namun kemajuan teknologi membuat optimasi rute kini tidak lagi menjadi tantangan yang sulit. Berikut beberapa strategi yang dapat dilakukan:

  1. Memanfaatkan geo-tagging semua toko: Lokasi geo-tag dari semua toko diambil melalui sistem yang dibenamkan pada perangkat mobilitas Salesperson.  Koordinat masing-masing toko pun bisa didapatkan dengan akurasi setepat mungkin, sehingga dapat dipetakan ke dalam sistem. Posisi geo-tag ini akan membantu Salesperson dalam memutuskan rute terbaik, dan waktu tempuh yang singkat.
  2. Mempertimbangkan toko berdasarkan segmentasi: Distributor wajib mengetahui toko mana yang memberikankontribusi signifikan terhadap pendapatan, dan toko mana yang masih membutuhkan perhatian lebih. Dengan menggunakan teknologi, distributor bisa mengetahui profil toko masing-masing secara detail. Kategori pun dapat dibagi dalam berbagai dimensi data yang diperlukan seperti tipe toko, group, wilayah/lokasi, klasifikasi, dan kelompok data lainnya.  Dengan bantuan informasi ini, optimasi rute dapat dilakukan dengan mempertimbangkan data yang ada.
  3. Mengatur waktu dan frekuensi kunjungan: Optimasi rute yang baik harus mampu memperhitungkan jam buka dan tutup toko, serta frekuensi kunjungan sesuai segmentasi toko. Salespersonpun dapat mengunjungi toko pada waktu yang tepat sehingga bisa fokus pada peningkatan kepuasan pelanggan.
  4. Mempertimbangkan parameter/prasyarat khusus: Optimasi Rute juga dapat mempertimbangkan parameter/prasyarat khusus dari toko tertentu. Parameter ini dapat mencakup waktu tertentu untuk pengumpulan pesanan. Di beberapa kasus, beberapa toko tidak beroperasi pada hari tertentu dalam seminggu atau pemilik toko hanya ada di tempat pada waktu tertentu. Optimasi Rute harus memperhitungkan semua parameter/prasyarat khusus pelanggan Anda dan merencanakan jadwal terbaik untuk mengumpulkan pesanan.
  5. Geo-fencing toko: Optimasi Rute yang dilakukan sebaiknya menerapkan batas geografis virtual berdasarkan area yang dilayani bisnis. Hal ini untuk memastikan bahwa rute yang dipilih sistem dapat selaras dengan area yang dilayani oleh bisnis.

 

Optimasi rute yang memperhitungkan semua faktor juga memungkinkan pemilik bisnis mengetahui jumlah Salesperson yang diperlukan.

Optimasi rute ini sangat ideal bagi para pemilik bisnis untuk memaksimalkan laba perusahaan. Anda juga bisa meningkatkan produktivitas sales secara maksimal.

 

Featured Photo by Craig Adderley from Pexels