Strategi Mengelola Sales Territory

If you know the enemy and know yourself, you need not fear the result of a hundred battles. If you know yourself but not the enemy, for every victory gained you will also suffer a defeat. If you know neither the enemy nor yourself, you will succumb in every battle.”

― Sun Tzu, The Art of War

Sejatinya, filosofi seni berperang yang dikemukakan Sun Tzu dalam bukunya “The Art of War” sangat relevan diterapkan dalam dunia bisnis.

Ibarat sebuah peperangan, maka untuk memenangkannya: perusahaan pun harus memiliki strategi jitu, mampu mengenali (kelebihan dan kekurangan) pesaing, dan tak kalah penting, mampu menguasai wilayah kerja penjualan (sales territory management).

Nah, wilayah kerja penjualan atau sales territory ini menjadi sangat penting karena turut menentukan sukses tidaknya penjualan. Oleh karena itu, agar perusahaan Anda bisa menguasai pasar suatu wilayah, maka diperlukan strategi terencana dalam mengelola suatu wilayah kerja penjualan. Terutama dalam menempatkan tim penjualan (sales force) di lapangan.

Pasalnya, jika Anda salah dalam menempatkan salesman dan pembagian wilayah kerjanya, maka akan berdampak pada beberapa hal. Antara lain: pembengkakan cost per sales, tidak efektifnya kerja harian salesman, dan ujungnya berdampak pada (tidak  efektifnya) penyebaran dan penjualan produk yang perusahaan Anda pasarkan.

Oleh karena itu, sekarang pendekatan pengelolaan sales territory menjadi kebutuhan bagi perusahaan. Terutama perusahaan-perusahaan yang menjual produk dan jasa. Sebab, melalui pengelolaan penjualan berbasis wilayah ini perusahaan bisa memperoleh sejumlah manfaat. Pertama, meningkatkan efektivitas coverage wilayah penjualan. Melalui pemetaan wilayah, desain rute, setting canvasing maupun aktivitas retensi pelanggan, maka perusahaan akan bisa menggarap seluruh potensi pasar dan pelanggan di sebuah kawasan. Selain itu, para salesman bukan hanya diberikan wilayah penjualan, tetapi juga target (langganan maupun kunjungan).

Kedua, cost management menjadi lebih baik karena perusahaan bisa mengestimasi biaya yang tepat. Perusahaan memiliki standar aktivitas yang jelas untuk pengelolaan wilayah, baik aktivitas sales, canvasing, customer visit ataupun survey pelanggan dan market. Biaya per tenaga penjualan akan menjadi lebih murah, karena banyaknya variasi aktivitas yang harus dikerjakan.

Ketiga, meninggkatkan pelayanan terhadap pelanggan. Sebab, salesman membuat jadwal kunjungan tetap sehingga pelanggan bisa memprediksi produk yang dijual terhadap persediaan. Di sisi lain, dengan terjadwal dan diaturnya salesman sedemikian rupa sehingga penjualan meningkat, maka itu menjadi keunggulan bersaing perusahaan. Keempat, perusahaan bisa melakukan penilaian kinerja dan prestasi yang lebih akurat. Sebab, wilayah kerja penjualan dan jumlah pelanggan sudah tercatat, penilaian bisa berdasarkan angka-angka.

Kelima, marketing intelligence bisa dilakukan oleh seluruh tenaga penjualan, baik aktivitas kompetitor yang dilakukan di wilayah maupun persepsi pelanggan tentang kompetitor yang diperoleh melalui canvasing dan survey. Dan, tak kalah penting, terciptanya pemahaman produk dan bagaimana memaksimalkan value product pada salesman. Sebab, dalam sistem pengelolaan wilayah penjualan, tugas salesman tidak lagi hanya fokus menjual pada pelanggan baru, tapi ia harus bisa mengetahui produk apa yang tepat untuk dikomunikasikan di wilayah yang menjadi tanggung jawabnya.

Mengingat pentingnya sales territory ini, dan supaya perusahaan bisa memaksimalkan tenaga penjualnya, maka sebelum masuk ke suatu wilayah penjualan perlu dibuat strategi dan rancang bangunnya. Strateginya adalah, pertama, melakukan pemetaan wilayah (territory mapping). Semakin banyak informasi yang didapat melalui pemetaan wilayah, akan memberikan masukan yang semakin baik untuk distribusi tenaga penjualan. Pemetaan wilayah ini termasuk bagaimana mengenali setiap karakteristik penting dari wilayah yang menjadi tanggung jawab salesman, termasuk pemetaan pelanggan yang ada di wilayah tersebut. Selain itu, perusahaan juga dapat mengetahui letak pelanggan secara akurat melalui gambar, dan memiliki dokumen yang menggambarkan pelanggan-pelanggan yang merupakan aset terbesarnya distributor.

Kedua, perencanaan pengelolaan wilayah, dengan memanfaatkan semua informasi tentang pemetaan wilayah yang telah disusun tadi. Tujuannya, untuk mencari tahu potensi wilayah tersebut. Potensi wilayah sangat berpengaruh pada pembagian wilayah, terutama dalam hal kontribusi omset dan penghasilan penjualan. Sebab, kapasitas suatu wilayah yang diproyeksikan dapat mempengaruhi nilai penjualan. Parameter yang dijadikan patokan adalah batasan geografis, jumlah penduduk, sumber daya ekonomi dan sosial budaya, jumlah outlet (pelanggan dan calon pelanggan), internal data (omzet per customer, per sales, per area, distrik, effective call).

Ketiga, pengelolaan kerja salesman. Oleh karena model pengelolaan tenaga penjualan sekarang lebih pada pengelolaan wilayah, maka pengelolaan kinerjanya harus mencakup penetapan target-target dan beban kerja. Target dan beban kerja salesman ini mencakup: jumlah kunjungan yang harus dilakukan dalam satu tahun, siklus kujungan yang dilakukan serta jumlah kunjungan maksimal yang dapat dilakukan seorang salesman dalam satu hari dengan memperhitungkan waktu perjalanan, jarak tempuh, pembuatan laporan, menunggu pelanggan dan sebagainya. Juga, kemampuan peng-coveran area (jumlah pelanggan yang dikunjungi): apakah ia mampu melayani semua pelanggannya pada hari itu, dan mampu mencari pelanggan baru?

Keempat, pengelolaan jarak tempuh (route management). Mengingat aktivitas salesman adalah mobile, maka pengaturan rute bisa membuat seluruh wilayah bisa di-cover dengan efisien dan efektif. Tentunya, itu akan berpengaruh pada kecepatan operasional distributor dalam menyebarkan produk-produknya. Juga, akan mempermudah distributor mengelola pelanggannya, baik itu dalam aspek penjualan, penagihan, pengiriman, penambahan pelanggan, atau review terhadap efektifitas bisnis dengan pelanggan tersebut.

Dalam menentukan rute atau jarak tempuh, agar perjalanan dalam men-cover area menjadi lebih pendek dengan waktu yang singkat, maka perlu memperhatikan beberapa hal. Antara lain: Perjalanan keliling harus berbentuk melingkar; Perjalanan keliling tidak boleh menyilang (cross); Rute yang sama tidak boleh digunakan untuk pergi “ke dan dari” suatu pelanggan. Jadi, harus mencari jalur yang berbeda dan lebih dekat untuk kembali ke home base; Pelanggan pada area yang berdekatan harus dikunjungi secara berurutan.

Kelima, melakukan monitoring dan kontrol wilayah. Dilakukan secara berjejang agar proses kontrol dapat berjalan dengan baik, berdasarkan parameter call, effective call, aktivitas transaksi, langganan transaksi, omset dan tagihan. Melakukan join visit secara rutin ke wilayah kerja penjualan, dengan acuan parameter tadi dan standar yang telah ditetapkan perusahaan.

Melalui penerapan strategi sales territory management itu, pada ujungnya, diharapkan bisa memperoleh data analisa yang dapat digunakan perusahaan sebelum masuk ke suatu wilayah penjualan.

Jadi, sebelum para salesman memasuki “wilayah peperangan”, mereka sudah dilengkapi “senjata” (baca: data) dan memiliki pengetahuan mendalam mengenai wilayah yang akan dimasukinya. Termasuk informasi calon pesaingnya. If you know the enemy and know yourself, you need not fear the result of a hundred battles.

Pratesis, Ahlinya Solusi Pengelolaan Distribusi

Proses rantai distribusi sangatlah panjang, dan membutuhkan tingkat ketelitian yang tinggi. Betapa tidak, setiap perusahaan mesti mengatur proses mulai dari ketersediaan barang oleh supplier, ketersediaan barang di gudang penyimpanan (inventory), pengantaran barang hingga ketersediaan barang di toko-toko.

Tak hanya itu, proses bisnis industri distribusi di Indonesia juga tergolong unik. Banyak kasus lokal yang harus bisa diadopsi oleh aplikasi distribusi yang hendak diterapkan. Misalnya, soal pola diskon berjenjang (multiple discount structure) yang diperkenalkan para produsen lokal untuk menembus pasar, dan sebagainya.

Rumitnya proses distribusi tersebut, tentunya membuat para pelaku industri cukup kewalahan. Alhasil, tidak jarang terjadi mis-management yang berujung pada ketidakmampuan mengontrol biaya (inefisiensi). Oleh karena itu, untuk memastikan proses tersebut berjalan dengan baik, lancar, efektif dan efisien, diperlukan sebuah sistem dan aplikasi yang mampu menangani proses rantai distribusi tersebut.

Sejatinya, ada banyak solusi distribusi yang ditawarkan vendor luar. Tetapi, selain biayanya relatif lebih mahal, seringkali aplikasi buatan vendor luar ini pun tidak mampu mengakomodasi keunikan dan karakteristik proses bisnis industri distribusi di Indonesia.

Nah, perusahaan lokal di Indonesia yang memiliki keahlian mumpuni di bidang sistem pengelolaan distribusi (Distribution Management System) adalah PT Pratesis.

Berbekal pengalaman lebih dari 30 tahun di industri ritel dan distribusi, Pratesis memiliki keahlian dalam menjamin produk atau layanan customer bisa tepat sasaran dan sampai tepat waktu secara efektif dan efisien. Pratesis juga memiliki keahlian dalam mengelola pasokan gudang secara optimal dan hemat biaya, mengendalikan stok barang, hingga penyajian informasi akurat untuk tiap level manajemen demi berlangsungnya operasi bisnis yang lebih baik.

Keahlian dan kemampuan Pratesis dalam mengelola proses bisnis di industri distribusi tersebut, karena Pratesis memiliki dan menyediakan beragam solusi distribusi terintegrasi dari hulu ke hilir, yang dikemas dalam brand Scylla.

Scylla merupakan aplikasi andal yang di dalamnya berisi proses bisnis ideal distribusi, yang mampu mendukung proses transaksional atau operasional di tingkat cabang atau distributor – mulai dari manajemen penjualan, persediaan, penagihan, utang-piutang, kas hingga kepada GL (General Ledger).

Selain itu, Scylla juga dapat mengonsolidasi data dan informasi atas kegiatan cabang atau distributor. Dengan begitu, prinsipal atau kantor pusat siap mendapatkan informasi akurat dan lengkap perihal kegiatan distribusi, cakupan, promosi, analisis penjualan, kinerja salesman, persediaan, piutang, dan kas bank cabang atau distributor.

Melalui aplikasi Scylla, kantor pusat perusahaan pengguna bisa mengetahui dengan tepat pergerakan setiap barang yang didistribusikan. Sekaligus bisa mengetahui respons pasar atas kebijakan harga dan promosi yang ditetapkan kantor pusat. Dengan begitu, dapat diketahui secara tepat jenis barang yang paling dibutuhkan atau diminati konsumen di  suatu daerah tertentu pada periode tertentu. Informasi ini sangat penting karena berimplikasi pada biaya produksi, pergudangan dan inventori barang.

Singkatnya, aplikasi Scylla ini sangat mampu menjawab kebutuhan perusahaan distribusi, baik skala kecil (single distributor), skala menengah (multi distributor), regional, maupun prinsipal.

Sejauh ini, aplikasi Scylla ini telah mengalami berbagai pengembangan sehingga menghasilkan “Scylla 8”. Sebagai solusi masa depan, Scylla 8 ini bukan sekadar aplikasi yang melakukan otomatisasi proses penginputan data pada operasional, namun juga dikembangkan dengan tujuan untuk mendukung proses pengambilan keputusan bisnis.

Scylla 8 ini dapat diakses di mana saja dan kapan saja selama ada jaringan Internet. Bahkan, aplikasi tidak hanya bisa diakses secara online, tetapi juga memungkinkan user melakukan input transaksi secara lokal. Dan, pada saat online, data bisa disinkronisasi ke server pusat. Hal ini untuk mengantisipasi kondisi di area yang koneksi Internetnya kurang bagus.

Lalu, untuk membantu perusahaan mengambil keputusan yang cerdas, Pratesis memiliki solusi Dashboard generasi masa depan: Scylla Analytics. Aplikasi Scylla Analytics ini dapat dikolaborasikan dengan engine Big Data sehingga proses data yang dihasilkan menjadi lebih cepat yang dibuat secara khusus berdasarkan kebutuhan pelanggan.

Scylla Analytics memungkinkan kepala eksekutif dan manajer penjualan dapat menarik keluar setiap bagian data dan menentukan bagaimana kaitannya dengan transaksi yang mendasari organisasi mereka.

Melalui solusi Scylla Analytics memungkinkan perusahaan bisa menganalisis informasi untuk memperkuat kemampuan dalam hal: mengurangi resiko, memprediksi, kelincahan (agility), dan penemuan masalah (issues discovery).

Sementara itu, untuk mendukung tim salesforce atau salesman di lapangan, Pratesis juga telah melakukan improvement Scylla Mobile yang dilengkapi dengan kemampuan transaksi online dan offline, dimana untuk area yang tidak memiliki koneksi internet masih dapat menggunakan aplikasi untuk melakukan transaksional harian. Dan, setelah keseluruhan transaksi selesai, data hasil transaksi dapat di-load balik dari Scylla Mobile ke Scylla Pro ketika sampai di distributor. Sedangkan untuk area yang memiliki koneksi internet dapat langsung mengirimkan data transaksi ke Scylla Pro secara langsung dari toko setelah selesai transaksi di toko tersebut.

Selain itu, Scylla Mobile juga dilengkapi dengan beberapa proteksi pada saat kunjungan salesman ke outlet, yaitu mengunakan Barcode maupun Geotag. Dengan begitu, dapat dipastikan bahwa salesman benar-benar mengunjunngi oulet yang telah menjadi rencana kunjungannya.

Lalu, untuk membantu prinsipal dalam melakukan proses audit distribusi dan pemasaran produk secara cepat, efisien, dan efektif, Pratesis memiliki Perfect Store Audit System.

Melalui Perfect Store Audit System ini, prinsipal dapat memastikan ketersediaan dan visibilitas produk yang ada di toko secara cepat dan efisien. Termasuk, memantau efektivitas distribusi dan pemasaran produknya. Bahkan, bukan hanya produk milik sendiri, tetapi juga produk dari para pesaing. Singkatnya, dengan memanfaatkan solusi Perfect Store Audit System ini, para prinsipal dapat membuat keputusan bisnis strategis yang lebih jitu untuk meningkatkan daya saing.

Keunggulan lain dari Scylla ini adalah dapat dengan mudah berintegrasi dengan ERP (enterprise resource planning) yang dipergunakan, sehingga memungkinkan untuk membuat perencanaan yang lebih efisien dari sebelumnya. Sebenarnya, untuk kebutuhan ERP ini Pratesis juga menyediakan solusi ritel secara end-to-end, yaitu Pronto Software.

pronto adalah satu-satunya ERP yang mempunyai modul POS (point of sales) yang terintegrasi langsung dengan back-end secara online real time, sehingga setiap transaksi yang terjadi di toko akan langsung tercatat di GL. Begitu juga pergerakan inventory dan uang. Kantor pusat mampu mengetahui penjualan, atau bahkan uang tunai yang ada di toko tertentu pada saat tertentu. Kelebihan lain dibandingkan dengan ERP yang modul POS-nya berasal dari developer lain adalah pengguna Pronto sudah tidak perlu pusing memikirkan proses synchronization yang sering mengakibatkan ketidakakuratan data yang masuk ke back-end.Pronto juga memiliki promotion engine yang user friendly dan lengkap, sehingga dapat meng-cover dinamika promosi di industri ritel. Pronto bisa mengatur banyak jenis discount item per toko, per wilayah, dengan pengaturan jadwal sampai level jam dan menit. Pronto bisa mengatur prioritas promosi yang digunakan untuk item tertentu. Misalnya, jika item tersebut diberlakukan multi program promosi.

Selain itu, Pronto juga dilengkapi modul e-Commerce online store yang terintegrasi penuh dengan backend – disebut Avenue, dan tools CRM (Customer Relationship Management) untuk mengenali pelanggan. Perusahaan bisa mengetahui tren dan prilaku pelanggannya, sehingga berdasarkan itu program promosi bisa diberlakukan baik secara group, teritori maupun per individu pelanggannya.

Dan, untuk melengkapi layanannya, sekaligus memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan adalah tersedianya layanan Helpdesk, yang mampu memberikan respon yang cepat dan tepat. Tentunya, hal itu sangat dibutuhkan oleh pelanggan untuk mengambil suatu keputusan.

Helpdesk Pratesis dilengkapi dengan tools yang dikembangkan dengan dukungan expert system, sehingga tidak hanya menyelesaikan masalah tetapi juga sebagai alat dokumentasi. Termasuk pembelajaran secara up to date, dan alat monitor kinerja sehingga dapat meningkatkan kualitas support yang lebih baik terhadap pelanggan serta meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan terhadap team support.

Jadi, untuk memenuhi kebutuhan solusi pengelolaan distribusi, percayakan pada ahlinya: Pratesis.

Sebab, Pratesis menyediakan solusi distribusi terintegrasi dari hulu ke hilir. Dengan solusinya, Pratesis akan membantu seluruh proses distribusi customer berjalan lebih efisien, mendapatkan pertumbuhan penjualan yang berkelanjutan dan meningkatkan laba bagi principal maupun distributor. Prinsipal maupun distributor dapat meminimalkan kerugian dalam investasi distribusi. Tidak ada lagi biaya terbuang untuk barang promosi/diskon dan gaji untuk tim penjualan.

Dan, Pratesis memiliki pengalaman panjang di industri ritel dan distribusi. Sejumlah perusahaan berskala besar (prinsipal) dan menengah (multi distributor) memercayakan solusi distribusinya kepada Pratesis. Antara lain: PT Unilever, PT Pinus Merah Abadi, PT Sinar Sosro, PT Sentosa Karya Gemilang, Khongguan Group, PT Intrafood, PT Mondelez Indonesia, PT Panjunan, PT Lestari Alam, PT Khingguan, PT Selatan Jaya, Masian Group, PT Indoporcelen, PT Senang Jaya Mitra Sukses, PT Delapan Mitra Perkasa, PT Kasongan Bumi Kencana, PT Lintas Semesta, dan masih banyak lagi.

Pratesis kembali Selenggarakan Building Up DMS Support

Semakin beragamnya permasalahan yang dihadapi oleh tim Distribution Management System (DMS) Support, maka dituntut pula pengetahuan yang lebih bagi mereka dalam menyelesaikan suatu masalah yang dihadapi.

Berkaitan dengan itu, Perusahaan Penyedia solusi teknologi informasi (IT), PT PRATESIS mengadakan secara rutin kegiatan building up dms support untuk membekali dan memberikan pelatihan kepada para DMS Support yang ditempatkan di berbagai depo PT Unilever Indonesia Tbk. Kali ini, Pratesis menyelenggarakan kegiatan Building Up DMS Support, yang diadakan pada tanggal 15 – 18 November 2012 di SLDC (Sentul Leadership Development Center), dengan mengumpulkan seluruh DMS Support dari Sabang sampai Merauke. “Tujuan dari kegiatan Building Up DMS Support ini adalah untuk meningkatkan skill dan knowledge dalam menyelesaikan suatu masalah dengan tetap menjalin hubungan baik dengan customer dan principal,” ujar Singgih Tjahjono, Presiden Direktur PT Pratesis.

Secara rinci Tujuan dari diadakannya Kegiatan Distribution Management System (DMS) dalam building UP DMS 2012 antara lain :

  • Meningkatkan Kerjasama antar sesama Tim DMS
  • Meningkatkan Skill dan Knowledge Tim DMS Support
  • Membangun Sense Of Belonging antar tim DMS
  • Mengembangkan Potensi Tim DMS Support Dalam menangkap setiap peluang yang ada

Kegiatan Building UP DMS 2012 meliputi :

Update Knowledge, untuk me-refresh dan meng-up date pengetahuan mengenai produk aplikasi Scylla beserta aplikasi pendukung lain seperti aplikasi HHT
Sharing with DMS, untuk menangkap kebutuhan dari pelanggan ke depannya dan diskusi mengenai masalah yang terjadi di lapangan serta bagaimana solusi yang harus diberikan.
Sharing with team CDIT PT Unilever Indonesia Tbk,, diskusi mengenai masalah yang terjadi di lapangan serta bagaimana solusi yang harus diberikan.
Outbound Fun and Fresh, untuk meningkatkan rasa kebersamaan, rasa memiliki dan rasa percaya diri dalam menghadapi tantangan pekerjaan.

Dalam Kegiatan Building UP DMS 2012 ini, dilakukan juga pemilihan The Best Performance DMS dan The Favourite DMS. Ini adalah merupakan pemberian reward buat DMS yang mempunyai prestasi kerja terbaik dan DMS yang memberikan kontribusi performance yang sangat maksimal selama setahun terakhir.

Pemberian reward ini dapat memacu semangat antar setiap tim DMS Support, untuk selalu memberikan support dan kinerja yang paling terbaik dalam setiap masalah yang ada dalam pekerjaan baik dari principal Unilever ataupun dari distributor unilever itu sendiri.

Sebenarnya, kegiatan DMS Support ini bermula ketika tahun 1995 PT Pratesis membangun tim DMS Support yang ditempatkan di Unilever. Tujuannya, untuk men-support sistem yang dipergunakan lebih dari 400 distributor. DMS Support pertama kali ditempatkan di Jakarta untuk membantu proses support secara terpusat.

Dalam perjalanannya, area support dikembangkan lagi menjadi 3 titik di 3 Depo, yaitu Jakarta, Surabaya dan Medan. Tentu saja, sejalan dengan semakin meningkatnya kebutuhan akan data yang akurat dan makin bervariasinya strategi pemasaran, saat ini tim DMS Support Pratesis pun makin berkembang dengan ditambahnya area support yang tersebar di 22 Depo Unilever dari Sabang sampai Merauke ditambah dengan satu titik Call Center yang ditempatkan di Head Office sehingga total 23 titik. Ke-22 titik depo Unilever tersebut adalah Depo Jakarta, Medan, Aceh, Surabaya, Pekanbaru, Palembang, Jambi, Padang, Lampung, Yogyakarta, Denpasar, Semarang, Menado, Bandung, Cirebon, Batam, Palangkaraya, Makasar, Palu, Samarinda, Pontianak, dan Banjarmasin, serta sebuah Call Center pada Head Office. Para DMS Support yang ditempatkan di depo Unilver itu memiliki skill dan knowledge yang tidak diragukan lagi kapabilitasnya untuk mendukung dan memastikan semua proses berjalan dengan sempurna.

Nah, kehadiran DMS Support tersebut sangat membantu dalam hal meningkatkan pelayanan terhadap customer, dengan memberikan bantuan berupa problem solving terhadap masalah yang dihadapi. Cepat dan tepat dalam memberikan analisa awal terhadap problem yang masuk, sangat dibutuhkan oleh pelanggan untuk mengambil suatu keputusan.

Tentunya, seiring dengan berkembangnya teknologi dan tingginya tinggat persaingan bisnis, Pratesis terus berusaha untuk mencapai keunggulan bersaing dengan memaksimalkan kemampuan seluruh DMS Support dalam memberikan pelayanan terhadap pelanggan dengan menambahkan tools. Perangkat yang dikembangkan Pratesis ini mendapat dukungan expert system, sehingga tidak hanya menyelesaikan masalah tetapi juga sebagai alat untuk mendokumentasikan seluruh kegiatan support yang dilakukan. Termasuk pembelajaran secara up to date, dan alat monitor kinerja sehingga dapat meningkatkan kualitas support yang lebih baik terhadap pelanggan serta meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan terhadap team support..

Scylla Mobile on Android Dukung Kinerja Salesman

Sekarang bukan lagi jamannya membekali tim sales dengan perangkat kerja tertulis. Sebab, selain tidak efisien, juga sangat beresiko. Sekarang, untuk menopang kerja para tim sales ini cukup dibekali mobile device. Ujung-ujungnya, tentu saja, akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam kegiatan distribusi di lapangan dan ekspansi penjualan.

Nah, untuk menjawab kebutuhan tenaga lapangan tersebut, PT Pratesis telah mengembangkan sebuah aplikasi gugus penjualan yang disebut Scylla Mobile. Scylla Mobile merupakan alat bantu untuk management sales force.

Aplikasi Scylla Mobile ini telah dikembangkan sejak 2005. Sekarang generasi Scylla Mobile ini telah ditingkatkan: dari platform berbasis teks ke platform berbasis Windows sampai ke Android. Aplikasi Scylla Mobile yang dibenamkan di smartphone itu memungkinkan seorang salesman bisa melakukan pencatatan dan pelaporan order barang kepada distributor lebih cepat dan akurat.

Scylla Mobile on Android

Dengan dibenamkannya aplikasi Scylla Mobile ke dalam platform Android diharapkan akan dapat mendukung lebih banyak smartphone maupun Tablet PC yang mempergunakan platform Android sebagai sistem operasinya, sehingga dapat memberikan kebebasan yang sangat luas kepada customer dalam menentukan pilihan hardware-nya yang dapat disesuaikan dengan budget perusahaan

Aplikasi Scylla Mobile ini terdiri dari modul-modul untuk mengotomatisasikan kegiatan penjualan perusahaan langsung kepada salesman. Antara lain:

  • Modul Informasi, yang digunakan oleh salesman untuk mengetahui informasi-informasi tambahan (memo), promosi, kinerja salesman, dan piutang yang harus ditagih oleh salesman.
  • Modul Collection, adalah pencatatan hasil tagihan transaksi penjualan oleh salesman di lapangan, baik berupa tunai, cek dan transfer bank. Dengan fasilitas ini maka kerumitan penerimaan hasil tagihan dapat disederhanakan, karena pencatatan hasil antara kasir dan collector menjadi jauh lebih cepat dan akurat.
  • Modul Penjualan, untuk mencatat transaksi penjualan yang terjadi di outlet dan juga biaya-biaya yang dikeluarkan oleh salesman di dalam melakukan aktivitas penjualannya, bisa untuk operasi penjualan type canvassing dan taking order.

Untuk Distributor Scylla Mobile dapat lebih mengefisienkan waktu penjualan salesman, dapat melakukan pencatatan transaksi dengan cepat, membantu salesman dalam mencapai target penjualan, mempermudah salesman dalam mengidentifikasikan outlet baru, mengetahui kebutuhan pasar dengan lebih akurat, menyediakan informasi untuk penentuan demand forecast, mengurangi kesalahan operator dalam melakukan input data, meningkatkan efisiensi penagihan piutang dagang, mengetahui aktivitas kompetitor, menyediakan dan menyajikan data penjualan dengan cepat.

Sedangkan untuk principal, dapat mengetahui tujuan distribusi coverage, service level product-nya di pasar, bahkan sampai kompetitor. Selain itu, program promosi yang dibuat dapat diimplementasikan sesuai perencanaan.

Scylla Mobile juga dapat melakukan transfer data order penjualan melalui GPRS (General Packet Radio Service), dapat dengan mudah mengetahui posisi salesman pada saat melakukan transaksi via GPS (Global Positioning System), dapat melakukan scan barcode (barang, outlet dan distributor), dan dapat merekam waktu kunjungan/transaksi.