Perlunya Membangun Sistem Pemesanan Online

sumber: unsplash.com

Sudah bukan jamannya lagi seluruh transaksi bisnis dilakukan secara langsung. Satu dekade terakhir, hampir seluruh bisnis dari B2B hingga B2C merambah dunia digital sebagai bagian paling krusial dari penjualan dan berbagai transaksi lain.  Perangkat mobile pun menjadi alat utama transaksi masa kini. Terlebih dalam satu tahun terakhir, di masa pandemi protokol kesehatan menjadi fokus baru kita. Teknologi kini menjadi kata kunci dalam mensukseskan aktivitas berbagai bisnis saat ini termasuk bisnis distribusi. 

Tuntutan penggunaan teknologi pun kini menjadi hal mutlak yang harus dikuasai oleh hampir setiap perusahaan. Ketika pertemuan fisik dibatasi akibat pandemi yang belum juga berakhir, platform penjualan online dan e-commerce justru menuai peningkatan yang signifikan.  Dengan transaksi penjualan melalui jaringan internet, pemesanan dapat langsung dilakukan oleh konsumen karena informasi mengenai detail info produk sudah tercantum pada halaman katalog produk. Proses tawar menawar seperti transaksi konvensional juga dapat diminimalkan sehingga transaksi menjadi lebih efisien. Selain itu, dari sisi penjual pun proses pencatatan akan menjadi lebih mudah karena dilakukan secara otomatis dan pemantauan progress penjualan pun dapat dimonitor.

Hal paling penting dengan membangun sistem pemesanan online adalah mendorong tumbuhnya peluang-peluang baru. Mengapa demikian? Pertama, penduduk Indonesia tersebar di berbagai pulau, merupakan pangsa pasar yang sangat besar, adanya sistem pemesan online memudahkan perusahaan menjangkau pasar yang lebih luas. Kedua, adanya metode pemesanan online akan membantu perusahaan meningkatkan awareness merek karena informasi produk mudah diperoleh. Ketiga, pemesanan online membuat toko seolah “tidak perlu tutup”. Konsumen dapat melakukan pemesanan dimana pun dan kapan pun. 

Orlin dari Pratesis

Melihat kondisi dan peluang yang ada, Pratesis  membuat platform solusi B2B yang diberi nama ORLIN sebagai sistem pemesanan berbasis digital yang memberikan banyak keuntungan bagi pelanggan, distributor dan prinsipal, dan secara tidak langsung memberikan manfaat kepada kesehatan masyarakat luas. 

Pandemi ini telah mengubah perilaku toko yang akhirnya menuntut jaringan toko terhubung secara digital agar tetap dapat tumbuh di tengah masa sulit ini.  Contohnya kegiatan kunjungan staf penjualan perusahaan ke toko menjadi terhambat karena pembatasan yang terjadi di beberapa area dan terjadi kasus stok yang kosong di beberapa lokasi karena pembatasan tersebut.

Apa saja keuntungan mengimplementasikan Orlin? 

  1. Distributor dapat dengan leluasa memperluas jangkauan bisnis mereka, tanpa batas wilayah dan jarak sehingga, Kesempatan membuka pasar dengan menjaring customer baru jadi lebih mudah.
  2. Mempermudah pemesanan barang sekaligus mengurangi interaksi antara sales dengan pemesan produk di lapangan.
  3. Teknologi digital yang akan memudahkan, mengamankan, sekaligus mendorong peningkatan usaha.
  4. Memanfaatkan kemajuan Teknologi untuk menyempurnakan pelayanan, memberikan kemudahan dalam kecepatan pemesanan produk 7x24jam, dengan seluruh perangkat yang ada.
  5. Mempercepat pemesanan produk melalui aplikasi, langsung menghubungkan pelanggan dan distributor

Kesalahan-Kesalahan Dasar dalam Proses Distribusi

Sumber: Unsplash.com

Proses distribusi sebuah produk pada dasarnya adalah semua rangkaian pekerjaan yang cukup kompleks. Banyak stakeholders yang terlibat tidak hanya produsen atau prinsipal, namun mencakup juga pedagang grosir, peritel hingga sistem-sistem yang terlibat di dalamnya. 

Dalam perkembangannya, semakin banyak perusahaan yang menyadari bahwa kegiatan  bukanlah proses yang sederhana. Semakin luas cakupan distribusi, semakin beragam jenis produk maka berbagai tantangan baru harus dihadapi setiap harinya. Itulah mengapa saat ini aplikasi pendukung distribusi sebagai salah satu solusi distribusi yang efektif dan efisien juga semakin berkembang.

Namun demikian, tetap ada beberapa isu-isu krusial yang sering terjadi dan harus diantisipasi perusahaan agar tidak berakibat signifikan bagi bisnis secara keseluruhan.

  • Salah Mengidentifikasi Pasar

Pasar adalah faktor paling utama pada setiap bisnis, begitu pula dalam distribusi.  Bedanya, distribusi sangat tergantung dengan demografi target pasar, diantaranya karakter calon pelanggan, usia, preferensi terhadap produk dan lain sebagainya. Secara umum, lokasi calon pelanggan dapat berkelompok di satu area. Target urban atau rural sangat menentukan bagaimana pola distribusi itu dibangun.

Target pasar juga harus mempertimbangkan pasar individu, keluarga atau korporasi. Tentu saja target pasar korporat tidak bisa didistribusikan melalui pengecer atau ritel. Pola perlakuan produsen/prinsipal  terhadap target pasarnya pun harus berbeda. Kesimpulannya, perusahaan harus dapat membangun pola distribusi berdasarkan pasar yang ditujunya.

  • Tidak Mengontrol Aktivitas Salesforce

Salesforce adalah ujung tombak distribusi. Namun masih sering  ditemui perusahaan yang belum mengontrol aktivitasnya dengan optimal. Sebagai contoh pelaporan yang masih manual, tidak terintegrasi dan tidak real-time.  Akibatnya pelaporan yang tidak tepat waktu, keputusan-keputusan strategis manajemen pun sering terlambat dieksekusi.

Selain itu, salesforce akan dibebani banyak tugas-tugas administratif yang akhirnya lebih banyak menghabiskan waktu daripada melakukan tugas utama mereka untuk ekspansi pasar.

Adanya digitalisasi salesforce juga akan meningkatkan akuntabilitas penjualan. Seluruh barang keluar dan terserap di retail atau pengecer dapat diketahui dengan baik.

  • Tidak mengontrol aktivitas pergudangan

sumber: freepik.com

Perusahaan-perusahaan distribusi yang kini marak tumbuh, masih ada yang menganggap gudang tak lebih dari tempat penyimpanan barang sementara sebelum disalurkan ke grosir atau pengecer.  Padahal, pergudangan adalah bagian penting dari aktivitas distribusi. Pengaturan stok di gudang akan mempengaruhi frekuensi produksi, cakupan pekerjaan salesforce bahkan naik turunnya harga produk.

Operasional gudang juga mencakup kebutuhan anggaran yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Manajemen yang baik harus mengetahui berapa lama barang optimal ada di gudang karena menyangkut kebutuhan anggaran dan besarnya produksi berikutnya. Faktor lain yang tidak bisa dilewatkan adalah pemilihan fasilitas gudang, penempatan persediaan, penempatan peralatan, dan fungsi penyimpanan di dalam gudang itu sendiri. 

Jika tidak dikelola dengan profesional serta menggunakan sistem yang didukung teknologi, pergudangan justru akan menimbulkan banyak kendala dalam proses distribusi.  

  • Kesalahan Membangun Rantai Pasok

Sudah menjadi pengetahuan dasar bahwa semakin panjang rantai pasok, maka harga produk semakin tinggi karena banyaknya channel yang harus dilalui. Penentuan mata rantai saluran distribusi dapat mempengaruhi kelancaran penjualan yang pada akhirnya akan berdampak pada profit, modal, risiko, dan efektivitas salesforce.

Rantai pasok pada dasarnya dipengaruhi dua hal pertama jenis barang dan kedua lokasi geografis. Barang-barang perishable (tingkat ketahanan pendek) tentu saja membutuhkan saluran distribusi yang lebih pendek untuk sampai ke tangan konsumen. Jika barang tersebut harus disalurkan ke lokasi dengan letak geografis yang jauh dari pabrik, maka akan dibutuhkan biaya pergudangan dan biaya transportasi yang lebih besar yang pada akhirnya berdampak pada harga jual.

Sementara barang-barang non perishable cenderung memiliki pola distribusi yang lebih panjang, karena semakin banyak perusahaan atau individu yang ingin terlibat mencari keuntungan.

 Dalam hal ini, peran prinsipal dan distributor menjadi sangat penting karena manajemennya harus melakukan riset kemudian menentukan rantai distribusi apa yang paling tepat untuk produk-produknya. Tentu saja ini pun membutuhkan evaluasi secara berkala.

Beberapa pertimbangan-pertimbangan manajemen dalam topik ini adalah sifat barang, sifat penyebaran, alternatif biaya, modal yang tersedia, tingkat, keuntungan, serta estimasi jumlah permintaan. 

Dengan aspek-aspek tersebut, perusahaan bisa menentukan panjang mata rantai dalam saluran distribusi yang dinilai paling tepat. Perusahaan yang memiliki saluran distribusi yang kompleks dengan banyak mata rantai membuat margin menjadi sangat tipis sehingga berisiko naiknya harga jual yang membuat produk menjadi tidak kompetitif di pasar. 

Implementasikan SFA Agar Penjualan Meningkat

sumber: freepik.com

Pada hampirseluruh bisnis, sales adalah ujung tombak laju pertumbuhan perusahaan. Profesi ini tidak heran selalu dibayar tinggi walaupun tantangan yang mengiringinya pun juga tinggi. Walaupun tugas utamanya adalah menghasilkan omzet, sejatinya setiap sales memiliki karakter yang berbeda tergantung darijenis bisnis perusahaannya.

Pada bisnis distribusi, tenaga penjualan yang lebih sering disebut dengan salesforce. Merekalah yang berada di lapangan, membuka peluang pasar, memonitor terserapnya produk hingga mengatur pengiriman barang ke grosir maupun ritel.  Kompleksitas tugas salesforce membuat setiap perusahaan diharuskan membangun sistem yang dapat mengotomasi seluruh fungsi-fungsi yang ada didalamnya.

Otomasi sistem penjualan ini sering disebut dengan Sales Force Automation (SFA). Pada dasarnya SFA adalah merupakan sebuah sistem yang dapat menyederhanakan proses-proses bisnis serta tugas-tugas yang biasanya dilakukan oleh tim penjualan (sales).Tujuannya adalah membuat proses bisnis menjadi lebih efisien dan tim sales pun dapat berfokus pada melakukan penjualan.

Berikut beberapa fungsi-fungsi yang dapat diotomasi oleh SFA

    1. Proses pemesanan dan pembelian
    2. Pelacakan seluruh proses penjualan
    3. Monitoring lokasi dan keberadaan sales dengan GPS
    4. KPI sales force
    5. Pelaporan dan analitik.

Lalu, sebenarnya apa sih fungsi detail SFA itu?

  1. Membuat manajemen sales menjadi lebih efisien

sumber: unsplash.com

 

Seperti sudah dijelaskan sebelumnya, penjualan merupakan sebuah proses yang kompleks. Penjualan tidak saja proses serah terima barang dan kemudian terjadi transaksi, namun lebih dari itu banyak proses yang mengiringi untuk sampai pada transaksi tersebut. 

Misalnya saja, seorang sales harus mengetahui dengan pasti target pasarnya, mengenal wilayah distribusi produknya hingga mengetahui karakter para pelanggannya. Tugas berat lainnya adalah setiap salesforce diwajibkan membuat laporan berkala, yang seringkali masih ditemui dilakukan secara manual. Tidak dipungkiri, kerumitan proses-proses tersebut justru akhirnya menghabiskan lebih banyak waktu daripada tugas inti seorang sales yaitu meningkatkan omzet.

SFA membuat hampir seluruh proses diatas terdigitalisasi dan terintegrasi dengan fungsi-fungsi lain dalam bisnis. Pada akhirnya, SFA akan memudahkan pekerjaan salesforce dan membuat mereka dapat fokus pada pekerjaan utamanya untuk memperluas pasar dan mendapatkan pelanggan-pelanggan baru.

  1. Mempermudah proses Up selling dan Cross Selling

Melalui data-data penjualan yang termuat pada sistem, maka SFA dapat membantu proses-proses pemasaran diantaranya up selling dan cross selling. Kedua aktivitas ini pada dasarnya adalah bagian dari promosi atau gimmick marketing.  Dengan SFA, tim penjualan dapat memutuskan produk mana yang dapat diberi program up selling dan mana yang bisa dilakukan cross selling.

Tujuannya, tentu saja akan meningkatkan jumlah produk yang terserap di pasar dan pada akhirnya memberi income baru bagi perusahaan.

  1. Menghemat waktu operasional

Salah satu manfaat yang bisa didapatkan dari SFA adalah dapat menghemat waktu, biaya dan tenaga tim penjualan. Jika dulunya butuh waktu yang lama untuk menyajikan laporan data pelanggan, mencatat laporan kunjungan harian dan aktivitas administrasi lainnya, dengan SFA Anda sudah bisa menyajikan data secara real time dan bisa diakses melalui smartphone Anda dimana pun.

Selain itu, SFA akan mengurangi kesalahan pada penginputan data untuk tugas-tugas penjualan yang dulu dilakukan manual dan memakan waktu yang cukup lama Artinya dengan SFA, staf penjualan dapat lebih mudah untuk update data tersebut kapanpun dan dimanapun karena berbasis cloud.

  1. Meningkatkan pelayanan dan membangun relasi dengan pelanggan

Aplikasi SFA ini dirancang untuk membantu bagian marketing dalam menarik dan mempertahankan pelanggan, account management dan yang paling penting untuk memberikan keuntungan dari penjualan. Selain itu SFA juga membantu para manajer baik pada aktivitas yang berhubungan langsung dengan pelanggan maupun aktivitas internal perusahaan yang selalu berjuang untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Dengan pelayanan yang optimal terbentuk suatu hubungan relasi baik antara pelanggan dengan sales person.