Sales Force Automation

4 Alasan Perusahaan FMCG Membutuhkan SFA

Dalam bisnis apapun, pelayanan kepada pelanggan menjadi hal mutlak yang harus dibangun. Apalagi bisnis Fast Moving Consumer Goods (FMCG) yang langsung menuju target individual. Pelayanan menentukan kepuasan dan pada akhirnya kepuasan menumbuhkan kepercayaan. Bagaimana membangun semua itu? Jawabannya adalah strategi yang terintegrasi sejak produksi hingga penjualan  termasuk di dalamnya bagaimana menangani dan mengelola tenaga penjualan yang sehari-harinya berhubungan dengan retail besar, kecil maupun pengecer lainnnya.

Dalam dunia distribusi dikenal istilah Sales Force Automation (SFA) yaitu suatu sistem yang mengotomisasi dan mengintegrasikan seluruh kegiatan penjualan melalui sebuah software.  PT Pratesis sebagai salah satu pengembang aplikasi distribusi yang berpengalaman, mendukung kinerja tim sales melalui pengembangan Sales Force Automation (SFA) untuk  target penjualan. SFA akan memudahkan proses otomasi fungsi bisnis seperti proses penjualan, melacak interaksi pelanggan, serta menganalisis prakiraan dan kinerja sales untuk meningkatkan pendapatan dan layanan pelanggan.

Secara umum, SFA mengandung tiga komponen yaitu:

  • Contact management:  Memperbarui daftar kontak, berbagi, membuat janji temu,  melacak tugas, mengatur waktu hingga membuat daftar aktivitas.
  • Pipeline Management: Menyimpan segala informasi tentang siklus penjualan seperti mengelola prospek, meramalkan penjualan, memperkirakan potensi hingga mengidentifikasi prospek.
  • Sales Management: Berhubungan dengan pelaporan manajemen penjualan hingga ke dalam sistem yang sudah terintegrasi.

Ada beberapa hal yang membuat perusahaan FMCG Anda membutuhkan SFA, yaitu:

  1. Tim Penjualan Menjadi Lebih Fokus

Dengan menggunakan SFA, tim penjualan akan lebih fokus pada target penjualan. Di lapangan, mereka bukan sekadar menjual produk dan memberikan pelayanan pada para pelanggan. Lebih jauh lagi, tim penjualan sudah menempati posisi di atas itu, yaitu sebagai konsultan produk yang dia bawa. Mereka diibaratkan “muka perusahaan” yang memahami produknya lebih dari pengecer dan konsumennya. Dengan SFA, banyak pekerjaan yang disederhanakan, laporan-laporan pun real time sehingga pusat lebih mudah memantau pekerjaan tim penjualan.

  1. SFA Membantu Meningkatkan Penjualan

SFA membuat seluruh aktivitas salesman menjadi lebih terukur. Sistem kerja tim penjualan yang lebih profesional akan meningkatkan kinerja dan pada akhirnya produktivitas juga ikut meningkat.

  1. Proses Penjualan Lebih Efisien

Dalam sistem yang masih manual,  waktu dan tenaga tim penjualan itu lebih dari setengahnya dihabiskan untuk tugas-tugas non penjualan atau administrasi. Jika otomisasi ini tidak dibangun, pelayanan ke para pelanggan akan terhambat yang dapat berimbas pada penjualan. Penggunaan software SFA akan membuat tim penjualan lebih fokus pada tugas inti mereka yaitu meningkatkan sales.  Proporsi pekerjaan administrasi berkurang sehingga tim dapat membantu memikirkan strategi-strategi apa lagi yang harus dikembangkan.

  1. Memudahkan Alur Kerja

Penggunaan software SFA akan memangkas proses alur kerja tim penjualan. Alur kerja jadi makin mudah, sehingga lebih terarah. Semua tim pun akan bisa bekerja lebih efektif dan efisien. Pada akhirnya, perusahaan FMCG dapat melaju dengan pesat.

Software SFA benar-benar diperlukan pada perusahaan FMCG. Pengggunaan software ini sangat membantu jalannya operasional tim penjualan. Jadi, untuk meningkatkan performa perusahaan Anda, sudah saatnya menggunakan software SFA.

 

Photo by Lukas from Pexels

Mapping Coverage Illustration

Perusahaan FMCG Harus Mengoptimalkan Sales Coverage, Ini Alasannya!

Sales coverage atau Cakupan Wilayah pada dasarnya adalah bagian terpenting dari Territory Management pada FMCG yang diterapkan dengan paduan marketing mix (Product, Place, Price & Promotion). Dengan cakupan wilayah yang ada, salesperson  perusahaan FMCG harus mampu meningkatkan effective call (outlet yg dikunjungi dan melakukan transaksi) guna memastikan distribusi produk (availibility dan visibility), edukasi, promosi dan mengetahui kestabilan harga.

Sales coverage adalah cakupan wilayah yang dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu seperti lokasi, nama toko, dan tipe toko. Dengan pengelompokan ini, semua toko akan dikunjungi secara teratur oleh salesperson perusahaan FMCG sesuai jadwal yang telah ditetapkan.

Tidak dipungkiri sales coverage menjadi salah satu kunci lancarnya bisnis pada perusahaan FMCG. Oleh karena itu, perusahaan FMCG harus merancang strategi agar sales coverage berdampak pada pendapatan perusahaan  Apa saja alasannya? Ini dia!

Semua toko terpantau dengan baik

Dengan penerapan sales coverage, salesperson dapat menjadwalkan kunjungan ke toko secara periodik serta terukur. Semakin rutin salesperson mengunjungi pelanggan, dalam hal ini adalah pemilik toko, maka toko cenderung akan semakin rapi dan teratur dalam mengelola produk kita di tokonya.

Salesperson juga berfungsi ibarat perantara, antara perusahaan dan pemilik toko. Kunjungan yang teratur akan membuat komunikasi keduanya lebih baik, termasuk mendiskusikan kendala-kendala yang mungkin dihadapi. Artinya, perusahaan bisa memberi solusi dan memenuhi kebutuhan para pelanggan, dengan lebih baik.

Apabila toko-toko ini sudah terpantau dengan baik, perusahaan dapat memetakan, mana toko yang penghasilannya tinggi, dan mana toko yang penghasilannya belum maksimal. Jadi, perusahaan pun dapat membantu mengatasi tantangan yang dihadapi yang pada akhirnya membantu meningkatkan penjualan.

Target dan penjualan meningkat

Salah satu cara dalam mengoptimalkan sales coverage adalah dengan meningkatkan kinerja salesperson. Tetapkan indikator-indikator penentu, misalnya, jumlah kunjungan minimal yang dilakukan dalam satu hari, rutinitas kunjungan, serta target kunjungan yang harus dilakukan selama satu periode tertentu. Salesperson juga harus mampu memperkirakan jarak dan waktu tempuh saat berkunjung ke tempat pelanggan, serta menambah pelanggan baru di dalam wilayah yang sama. Dengan sales coverage, salesperson juga dapat mempelajari karakter konsumen di wilayahnya. Ini sangat membantu proses pengambilan keputusan barang mana yang akan lebih banyak dijual atau barang mana yang tidak terlalu diminati sehingga optimalisasi penjualan dapat diwujudkan.

Budget perusahaan lebih terencana

Apabila kinerja salesperson sudah teratur dan jelas, perusahaan pun dapat mengatur budget distribusi dengan lebih rapih. Perusahaan dapat mengefisienkan budget yang dibutuhkan untuk kegiatan kunjungan para salesperson ke berbagai toko pelanggan. Semua budget akan tercatat berdasarkan rutinitas salesperson. Jadi, tidak ada lagi pembengkakan biaya untuk hal-hal yang tidak perlu.

Meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan

Mengoptimalkan sales coverage dengan memaksimalkan kerja para salesperson, berarti juga meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan tersebut. Dengan salesperson yang rutin memonitor toko-toko mitra dengan jadwal kunjungan tetap, berarti toko bisa memprediksi jumlah persediaan produk untuk dijual. Pelanggan juga akan lebih mudah menghitung kebutuhan produk, membuat prediksi penjualan, serta melakukan hal-hal yang bisa meningkatkan penjualan. Pada akhirnya, perusahaan FMCG juga terbantu dalam peningkatan pendapatan.

Produk mudah ditemukan.

Sales coverage yang ditata dengan baik, juga akan memudahkan konsumen mendapatkan produk perusahaan. Dengan menggunakan data-data demografi penduduk di “area coverage”-nya, salesperson dapat mengatur ketersediaan produk di masing-masing wilayah. Jumlahnya bisa jadi tidak sama pada setiap toko atau setiap titik, dimana masing-masing dapat diputuskan berdasarkan jumlah penjualan barang di setiap toko. Salesperson juga dapat memfokuskan penjualan ke wilayah-wilayah dengan permintaan barang yang tinggi agar omzet juga tumbuh. Sementara daerah-daerah dengan permintaan belum optimal dapat menjadi pertimbangan strategi penjualan berikutnya.

Itulah beberapa alasan perusahaan FMCG harus mengoptimalkan sales coverage. Pada akhirnya, penghasilan toko-toko dan pengecer akan diikuti dengan peningkatan pendapatan perusahaan prinsipal.

 

Photo by cottonbro from Pexels

Route Optimization, Strategi Penting dalam Distribusi Produk FMCG

Route optimization atau optimasi rute adalah salah satu strategi yang penting dalam perusahaan fast moving consumer goods (FMCG).  Jika optimasi rute dilakukan dengan benar, maka dapat mengoptimalkan sales.

Sudah menjadi hal yang lumrah jika seluruh perusahaan FMCG mencari strategi untuk mengurangi biaya operasional Salesperson. Namun di sisi lain, perusahaan juga perlu berusaha meningkatkan intensitas tatap muka dengan pemilik toko atau siapa pun yang berwenang di toko. Intensitas komunikasi yang baik menjadi salah satu indikator untuk meningkatkan semangat toko sebagai distributor akhir untuk menjual barang prinsipal.

Sayangnya, masih banyak prinsipal maupun distributor yang belum benar-benar memperhitungkan rute efisien yang dapat ditempuh Salesperson. Padahal jika jarak, waktu, dan varian lainnya dioptimalkan, maka Salesperson akan dapat menjangkau target toko sesuai dengan rencana kunjungan yang sudah ditetapkan.

Pada era digitalisasi saat ini, optimasi rute merupakan salah satu senjata bagi pemilik bisnis maupun distributor untuk meningkatkan pertumbuhan bisnisnya. Dengan mengoptimalkan rute, benefit yang diperoleh oleh bisnis diantaranya:

  • * Membantu dalam menemukan rute yang paling efisien dan hemat biaya bagi Salesperson.
  • * Mengurangi waktu yang diperlukan untuk merencanakan rute Salesperson.
  • * Memastikan bahwa Salesperson dapat mengunjungi toko sesuai dengan rencana kunjungan yang sudah ditetapkan, dalam kurun waktu seefisien mungkin, dengan biaya sekecil mungkin.

Meskipun proses Route optimization atau optimasi rute mungkin tampak sederhana, pada kenyataannya harus menggunakan banyak metode dan strategi. Beberapa distributor mencoba mengoptimalkan rute secara manual. Ternyata cara itu belum maksimal, karena berpengaruh pada efisiensi, skalabilitas, akurasi, sampai produktivitas salesperson.

Namun kemajuan teknologi membuat optimasi rute kini tidak lagi menjadi tantangan yang sulit. Berikut beberapa strategi yang dapat dilakukan:

  1. Memanfaatkan geo-tagging semua toko: Lokasi geo-tag dari semua toko diambil melalui sistem yang dibenamkan pada perangkat mobilitas Salesperson.  Koordinat masing-masing toko pun bisa didapatkan dengan akurasi setepat mungkin, sehingga dapat dipetakan ke dalam sistem. Posisi geo-tag ini akan membantu Salesperson dalam memutuskan rute terbaik, dan waktu tempuh yang singkat.
  2. Mempertimbangkan toko berdasarkan segmentasi: Distributor wajib mengetahui toko mana yang memberikankontribusi signifikan terhadap pendapatan, dan toko mana yang masih membutuhkan perhatian lebih. Dengan menggunakan teknologi, distributor bisa mengetahui profil toko masing-masing secara detail. Kategori pun dapat dibagi dalam berbagai dimensi data yang diperlukan seperti tipe toko, group, wilayah/lokasi, klasifikasi, dan kelompok data lainnya.  Dengan bantuan informasi ini, optimasi rute dapat dilakukan dengan mempertimbangkan data yang ada.
  3. Mengatur waktu dan frekuensi kunjungan: Optimasi rute yang baik harus mampu memperhitungkan jam buka dan tutup toko, serta frekuensi kunjungan sesuai segmentasi toko. Salespersonpun dapat mengunjungi toko pada waktu yang tepat sehingga bisa fokus pada peningkatan kepuasan pelanggan.
  4. Mempertimbangkan parameter/prasyarat khusus: Optimasi Rute juga dapat mempertimbangkan parameter/prasyarat khusus dari toko tertentu. Parameter ini dapat mencakup waktu tertentu untuk pengumpulan pesanan. Di beberapa kasus, beberapa toko tidak beroperasi pada hari tertentu dalam seminggu atau pemilik toko hanya ada di tempat pada waktu tertentu. Optimasi Rute harus memperhitungkan semua parameter/prasyarat khusus pelanggan Anda dan merencanakan jadwal terbaik untuk mengumpulkan pesanan.
  5. Geo-fencing toko: Optimasi Rute yang dilakukan sebaiknya menerapkan batas geografis virtual berdasarkan area yang dilayani bisnis. Hal ini untuk memastikan bahwa rute yang dipilih sistem dapat selaras dengan area yang dilayani oleh bisnis.

 

Optimasi rute yang memperhitungkan semua faktor juga memungkinkan pemilik bisnis mengetahui jumlah Salesperson yang diperlukan.

Optimasi rute ini sangat ideal bagi para pemilik bisnis untuk memaksimalkan laba perusahaan. Anda juga bisa meningkatkan produktivitas sales secara maksimal.

 

Featured Photo by Craig Adderley from Pexels