Pratesis kembali Selenggarakan Building Up DMS Support

Semakin beragamnya permasalahan yang dihadapi oleh tim Distribution Management System (DMS) Support, maka dituntut pula pengetahuan yang lebih bagi mereka dalam menyelesaikan suatu masalah yang dihadapi.

Berkaitan dengan itu, Perusahaan Penyedia solusi teknologi informasi (IT), PT PRATESIS mengadakan secara rutin kegiatan building up dms support untuk membekali dan memberikan pelatihan kepada para DMS Support yang ditempatkan di berbagai depo PT Unilever Indonesia Tbk. Kali ini, Pratesis menyelenggarakan kegiatan Building Up DMS Support, yang diadakan pada tanggal 15 – 18 November 2012 di SLDC (Sentul Leadership Development Center), dengan mengumpulkan seluruh DMS Support dari Sabang sampai Merauke. “Tujuan dari kegiatan Building Up DMS Support ini adalah untuk meningkatkan skill dan knowledge dalam menyelesaikan suatu masalah dengan tetap menjalin hubungan baik dengan customer dan principal,” ujar Singgih Tjahjono, Presiden Direktur PT Pratesis.

Secara rinci Tujuan dari diadakannya Kegiatan Distribution Management System (DMS) dalam building UP DMS 2012 antara lain :

  • Meningkatkan Kerjasama antar sesama Tim DMS
  • Meningkatkan Skill dan Knowledge Tim DMS Support
  • Membangun Sense Of Belonging antar tim DMS
  • Mengembangkan Potensi Tim DMS Support Dalam menangkap setiap peluang yang ada

Kegiatan Building UP DMS 2012 meliputi :

Update Knowledge, untuk me-refresh dan meng-up date pengetahuan mengenai produk aplikasi Scylla beserta aplikasi pendukung lain seperti aplikasi HHT
Sharing with DMS, untuk menangkap kebutuhan dari pelanggan ke depannya dan diskusi mengenai masalah yang terjadi di lapangan serta bagaimana solusi yang harus diberikan.
Sharing with team CDIT PT Unilever Indonesia Tbk,, diskusi mengenai masalah yang terjadi di lapangan serta bagaimana solusi yang harus diberikan.
Outbound Fun and Fresh, untuk meningkatkan rasa kebersamaan, rasa memiliki dan rasa percaya diri dalam menghadapi tantangan pekerjaan.

Dalam Kegiatan Building UP DMS 2012 ini, dilakukan juga pemilihan The Best Performance DMS dan The Favourite DMS. Ini adalah merupakan pemberian reward buat DMS yang mempunyai prestasi kerja terbaik dan DMS yang memberikan kontribusi performance yang sangat maksimal selama setahun terakhir.

Pemberian reward ini dapat memacu semangat antar setiap tim DMS Support, untuk selalu memberikan support dan kinerja yang paling terbaik dalam setiap masalah yang ada dalam pekerjaan baik dari principal Unilever ataupun dari distributor unilever itu sendiri.

Sebenarnya, kegiatan DMS Support ini bermula ketika tahun 1995 PT Pratesis membangun tim DMS Support yang ditempatkan di Unilever. Tujuannya, untuk men-support sistem yang dipergunakan lebih dari 400 distributor. DMS Support pertama kali ditempatkan di Jakarta untuk membantu proses support secara terpusat.

Dalam perjalanannya, area support dikembangkan lagi menjadi 3 titik di 3 Depo, yaitu Jakarta, Surabaya dan Medan. Tentu saja, sejalan dengan semakin meningkatnya kebutuhan akan data yang akurat dan makin bervariasinya strategi pemasaran, saat ini tim DMS Support Pratesis pun makin berkembang dengan ditambahnya area support yang tersebar di 22 Depo Unilever dari Sabang sampai Merauke ditambah dengan satu titik Call Center yang ditempatkan di Head Office sehingga total 23 titik. Ke-22 titik depo Unilever tersebut adalah Depo Jakarta, Medan, Aceh, Surabaya, Pekanbaru, Palembang, Jambi, Padang, Lampung, Yogyakarta, Denpasar, Semarang, Menado, Bandung, Cirebon, Batam, Palangkaraya, Makasar, Palu, Samarinda, Pontianak, dan Banjarmasin, serta sebuah Call Center pada Head Office. Para DMS Support yang ditempatkan di depo Unilver itu memiliki skill dan knowledge yang tidak diragukan lagi kapabilitasnya untuk mendukung dan memastikan semua proses berjalan dengan sempurna.

Nah, kehadiran DMS Support tersebut sangat membantu dalam hal meningkatkan pelayanan terhadap customer, dengan memberikan bantuan berupa problem solving terhadap masalah yang dihadapi. Cepat dan tepat dalam memberikan analisa awal terhadap problem yang masuk, sangat dibutuhkan oleh pelanggan untuk mengambil suatu keputusan.

Tentunya, seiring dengan berkembangnya teknologi dan tingginya tinggat persaingan bisnis, Pratesis terus berusaha untuk mencapai keunggulan bersaing dengan memaksimalkan kemampuan seluruh DMS Support dalam memberikan pelayanan terhadap pelanggan dengan menambahkan tools. Perangkat yang dikembangkan Pratesis ini mendapat dukungan expert system, sehingga tidak hanya menyelesaikan masalah tetapi juga sebagai alat untuk mendokumentasikan seluruh kegiatan support yang dilakukan. Termasuk pembelajaran secara up to date, dan alat monitor kinerja sehingga dapat meningkatkan kualitas support yang lebih baik terhadap pelanggan serta meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan terhadap team support..

Scylla Mobile on Android Dukung Kinerja Salesman

Sekarang bukan lagi jamannya membekali tim sales dengan perangkat kerja tertulis. Sebab, selain tidak efisien, juga sangat beresiko. Sekarang, untuk menopang kerja para tim sales ini cukup dibekali mobile device. Ujung-ujungnya, tentu saja, akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam kegiatan distribusi di lapangan dan ekspansi penjualan.

Nah, untuk menjawab kebutuhan tenaga lapangan tersebut, PT Pratesis telah mengembangkan sebuah aplikasi gugus penjualan yang disebut Scylla Mobile. Scylla Mobile merupakan alat bantu untuk management sales force.

Aplikasi Scylla Mobile ini telah dikembangkan sejak 2005. Sekarang generasi Scylla Mobile ini telah ditingkatkan: dari platform berbasis teks ke platform berbasis Windows sampai ke Android. Aplikasi Scylla Mobile yang dibenamkan di smartphone itu memungkinkan seorang salesman bisa melakukan pencatatan dan pelaporan order barang kepada distributor lebih cepat dan akurat.

Scylla Mobile on Android

Dengan dibenamkannya aplikasi Scylla Mobile ke dalam platform Android diharapkan akan dapat mendukung lebih banyak smartphone maupun Tablet PC yang mempergunakan platform Android sebagai sistem operasinya, sehingga dapat memberikan kebebasan yang sangat luas kepada customer dalam menentukan pilihan hardware-nya yang dapat disesuaikan dengan budget perusahaan

Aplikasi Scylla Mobile ini terdiri dari modul-modul untuk mengotomatisasikan kegiatan penjualan perusahaan langsung kepada salesman. Antara lain:

  • Modul Informasi, yang digunakan oleh salesman untuk mengetahui informasi-informasi tambahan (memo), promosi, kinerja salesman, dan piutang yang harus ditagih oleh salesman.
  • Modul Collection, adalah pencatatan hasil tagihan transaksi penjualan oleh salesman di lapangan, baik berupa tunai, cek dan transfer bank. Dengan fasilitas ini maka kerumitan penerimaan hasil tagihan dapat disederhanakan, karena pencatatan hasil antara kasir dan collector menjadi jauh lebih cepat dan akurat.
  • Modul Penjualan, untuk mencatat transaksi penjualan yang terjadi di outlet dan juga biaya-biaya yang dikeluarkan oleh salesman di dalam melakukan aktivitas penjualannya, bisa untuk operasi penjualan type canvassing dan taking order.

Untuk Distributor Scylla Mobile dapat lebih mengefisienkan waktu penjualan salesman, dapat melakukan pencatatan transaksi dengan cepat, membantu salesman dalam mencapai target penjualan, mempermudah salesman dalam mengidentifikasikan outlet baru, mengetahui kebutuhan pasar dengan lebih akurat, menyediakan informasi untuk penentuan demand forecast, mengurangi kesalahan operator dalam melakukan input data, meningkatkan efisiensi penagihan piutang dagang, mengetahui aktivitas kompetitor, menyediakan dan menyajikan data penjualan dengan cepat.

Sedangkan untuk principal, dapat mengetahui tujuan distribusi coverage, service level product-nya di pasar, bahkan sampai kompetitor. Selain itu, program promosi yang dibuat dapat diimplementasikan sesuai perencanaan.

Scylla Mobile juga dapat melakukan transfer data order penjualan melalui GPRS (General Packet Radio Service), dapat dengan mudah mengetahui posisi salesman pada saat melakukan transaksi via GPS (Global Positioning System), dapat melakukan scan barcode (barang, outlet dan distributor), dan dapat merekam waktu kunjungan/transaksi.