Sejatinya, manajemen distribusi yang baik mencakup pengelolaan persediaan (inventory management) yang efektif. Dan, pengelolaan persediaan ini sangat menentukan lancar tidaknya sebuah proses produksi. Untuk itu, inventori ini mesti dikelola dengan baik, bahkan berbasis sistem teknologi informasi.

Ada beberapa pertimbangan dari perusahaan ketika melakukan pengelolaan persediaan. Antara lain untuk mengantisipasi resiko keterlambatan datangnya barang, mengantisipasi pesanan bahan tidak sesuai dengan apa yang diperlukan oleh perusahaan sehingga harus dilakukan return, hingga untuk menjamin lancarnya proses produksi. Tetapi, tujuan utama dari pengelolaan persediaan adalah menjaga keseimbangan antara jumlah stock barang agar berada pada level aman dan kemampuan memastikan barang yang tersedia di gudang akan sampai ke pelanggan dalam keadaan baik.

Kemampuan menjaga keseimbangan persediaan ini penting, karena jika persediaan di gudang berlebihan akan berdampak pada cost yang tinggi. Antara lain: biaya penyimpanan, beban biaya bunga, dan tingginya resiko kesrusakan barang. Sementara itu, jika persediaan terlalu sedikit berisiko pada terhambatnya pengiriman barang ke pelanggan. Ini berarti ada potensi kehilangan penjualan (lost sales) dan ketidakpuasan pelanggan karena barang yang diterima tidak tepat waktu.

Sebaliknya, jika stock di gudang selalu terjaga (buffer stock) sehingga kebutuhan pelanggan bisa terpenuhi dengan baik, maka risiko lost sales bisa dihindari, dan biaya persediaan akan menjadi kecil. Selain itu, persediaan yang cukup juga akan mengurangi risiko switching barrier, yaitu kemungkinan pelanggan berpindah ke produk kompetitor.

Pengelolaan persediaan yang baik dan efektif juga memungkinkan proses pengiriman barang ke pelanggan menjadi lebih cepat. Bahkan, kecil sekali kemungkinan terjadinya salah item barang. Dan, posisi stock barang di semua lokasi dapat diketahui dengan cepat dan tepat. Tentu saja, kondisi itu sangat berpengaruh dalam pembuatan perkiraan (estimasi) persediaan dan permintaan barang ke pemasok atau principal.

Lantas, bagaimana cara efektif dalam mengelola stok persedian barang di gudang?

Pertama, melakukan pencatatan data secara akurat mengenai: input stok masuk dan stok keluar.

Kedua, setelah memiliki data akurat, tahap berikutnya adalah membuat forecast persediaan mengenai berapa jumlah persediaan yang dibutuhkan periode ini. Sebenarnya, ini bukan tahap yang mudah jika perusahaan memiliki penjualan produk dengan jenis yang sangat banyak dan bermacam-macam. Sebab, harus menentukan jumlah per item.

Ketiga, mengatur jadwal persediaan, dengan menentukan jadwal pembelian persediaan dan jadwal persediaan barang yang akan keluar dari gudang.

Keempat, lakukan budgeting persediaan. Perkiraan ini dilakukan di awal untuk menyesuaikan kemampuan perusahaan. Kemudian dicatat semua harga pokok penjualan (HPP) dan harga jual agar dapat mengetahui berapa perkiraan pendapatan bila barang tersebut laku terjual habis.

Kelima, menentukan cara menyimpan yang tepat. Selain itu, Anda juga harus memikirkan masa kadaluarsa. Jadi setiap persediaan atau stok barang harus terdata tanggal kadaluarsanya.

Keenam, membuat pengelompokan item barang berdasar supplier atau principal atau product group. Kemudian tingkat perputaran produk (product turn over). Lalu, buatkan layout untuk tiap kelompok produk, dimana produk fast moving diletakan di depan, produk slow moving di belakang. Buatkan mapping dari posisi tiap-tiap produk ini dengan sistem matrik, sehingga jumlah space yang digunakan dapat dimonitoring tiap hari.

Ketujuh, membagi gudang menurut status produk. Misalnya, gudang utama, gudang barang baik, gudang barang rusak. Tujuannya, untuk memudahkan pengelolaan persediaan dan monitoring persediaan.

Kedelapan, membuat gudang pembantu (stockpoint), terutama untuk distribusi dengan cakupan wilayah yang luas dan tidak memungkinkan untuk pengiriman langsung dari gudang utama.

Kesembilan, sistem penyimpanan dan teknik menyiapkan barang untuk pengiriman. Untuk gudang yang memiliki ruang yang luas, lebih baik menggunakan sistem penyimpanan secara horizontal atau melebar untuk mempermudah proses loading atau unloading. Sebaliknya, untuk ruang yang lebih kecil bisa menggunakan sistem rak atau penataan secara vertikal (bertingkat). Sedangkan untuk mempercepat proses maka perlu dibuatkan mekanisme loading barang, yaitu dengan membuat area khusus yang diperuntukan bagi orang gudang menyiapkan barang.

Jadi, pengelolaan persediaan atau inventory management ini merupakan aspek penting yang harus diperhatikan, sehingga tidak ada pemborosan dalam perusahaan. Sebab, pengelolaan persediaan ini sendiri berperan untuk menemukan tahap yang seimbang antara biaya perusahaan dan juga biaya yang dibutuhkan untuk pengadaan dan penyimpanan. Tujuannya adalah untuk mencapai tingkat inventori yang optimal dan biaya yang seminimal mungkin.

Tetapi, agar pengelolaan persediaan itu berjalan dengan baik dan efektif, maka dibutuhkan suatu sistem (berbasis teknologi informasi) yang dapat menggerakan seluruh proses pengelolaan barang di gudang hingga ke pelanggan. Dengan begitu, kegiatan operasional dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah dibuat.