Mengelola Keuangan Distributor Agar Profitable

Mengelola Keuangan Distributor Agar Profitable

Kegiatan bisnis perusahaan distribusi (distributor) adalah penyampaian barang dan jasa dari produsen kepada kosumen. Dan, proses bisnis itu tentunya bermuara pada satu tujuan: meraih keuntungan.

Nah, supaya perusahaan distribusi ini bisa profit, terus berkembang dan maju, maka ia mesti memiliki sistem pengaturan keuangan (finance management) yang baik dan tepat. Sebab, pengaturan keuangan ini cukup berisiko. Kesalahan hitung dan prediksi sedikit saja bisa membawa kerugian dalam nilai besar.

Pada perusahaan distribusi, setidaknya ada tiga bagian kegiatan yang perlu dipahami agar bisa mempertahankan keuangan perusahaan dengan baik.

Pertama, kegiatan operasional, yaitu semua aktivitas perusahaan yang memiliki kaitan langsung dengan proses produksi perusahaan. Hal ini tercantum dalam laporan laba rugi atau L/R. Kegiatan operasional ini, seperti adanya uang kas masuk dan keluar. Uang kas masuk biasanya didapat dari kegiatan utama perusahaan tersebut, yang dalam bisnis distribusi adalah penjualan. Sementara uang kas keluar terdiri dari kegiatan untuk pembayaran kewajiban (fix cost), seperti listrik, gaji karyawan, dan lain-lain.

Kedua, kegiatan investasi, yaitu semua aktivitas dalam perusahaan distribusi yang punya kaitan langsung dengan investasi perusahaan, baik investasi internal maupun investasi eksternal.

Ketiga, kegiatan keuangan, yaitu semua aktivitas perusahaan distribusi yang memiliki kaitan langsung dengan sumber dana perusahaan yang berupa utang baik dalam jangka panjang maupun modal. Contohnya pembayaran utang bank, pembagian deviden, serta catatan arus kas masuk dari pinjaman bank.

Tentunya, hubungan ketiga kegiatan tersebut harus diperhatikan supaya aliran arus kas (cashflow) perusahaan tetap baik dan tidak mengganggu jalannya bisnis distribusi ini. Oleh karena itu, supaya cashflow perusahaan tetap baik, ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Pertama, pastikan arus kas kegiatan operasional (operating cashflow) dalam kondisi positif. Arus kas operasional (AKO) ini bisa diperoleh dengan rumus sederhana:
• AKO = Laba kotor (Laba sebelum bunga dan pajak) + penyusutan – pajak
• AKO = Laba bersih + penyusutan
• AKO = Penjualan – biaya – pajak

Jika menggunakan rumus itu hasilnya positif, berarti bisnis distribusi Anda tergolong sehat. Tetapi, jika nilai AKO hasilnya negatif, berarti operasional perusahaan tidak sehat. Ini bisa terjadi karena perusahaan memiliki banyak pengeluaran. Sebaliknya, pemasukannya relatif kecil.

Lantas, apa yang mesti dilakukan jika nilai AKO lebih kecil dari laba? Caranya, dengan melakukan pengelolaan piutang, seperti memperpendek jatuh tempo pembayaran piutang agar segera menjadi kas tunai atau dengan menetapkan kebijakan untuk tidak menerima penjualan kredit.

Dalam operasional perusahaan distribusi dikenal tiga macam transaksi penjualan, yaitu penjualan tunai, kredit/tempo, dan penjualan secara titip (konsinyasi). Tentu saja diperlukan strategi jitu dalam pengelolaan piutang ini, seperti:

Pertama, buat prosedur pengajuan kredit. Salah satu cara bagi distributor dan principal untuk meningkatkan volume penjualan adalah dengan memberikan fasilitas penjualan secara kredit. Namun tidak semua pedagang atau outlet harus diberi fasilitas ini. Ada beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk mendapatkan fasiltas kredit ini. Termasuk tipe outlet: grosir/wholesales, retailer-1 (penggecer kelas 1, berada di jalan utama), retailer-2 (pengecer kelas 1, berada di sekitar pasar), supermaket, minimarket, dept store.

Kedua, buat standar pengelolaan piutang dagang (account receivable). Tujuannya, untuk memastikan proses pengendalian piutang agar bisa dikumpulkan tepat waktu. Jika piutang dagang tidak bisa ditagih tepat waktu, maka proses penjualan juga akan terganggu (order penjualan akan di-pending). Piutang dagang harus ditagih tepat waktu. Oleh karena itu, penting untuk membuat jadwal penagihan agar pelanggan bisa menyiapkan uang pembayarannya.

Ketiga, standar penanganan piutang overdue dan bad debt. Melakukan penjualan dengan proses kredit, pasti ada beberapa pelanggan yang tidak bisa membayar tepat waktu. Bahkan, ada yang sampai berlarut-larut hingga dikategorikan sebagai piutang bad debt. Tentunya, kondisi itu harus segera diselesaikan agar pelanggan dapat melakukan aktivitas penjualan barang seperti semula. Atau, jika memang tidak bisa, maka fasilitas kreditnya bisa dialihkan ke outlet potensial yang lain, agar penjualan tidak terganggu.

Keempat, pengamanan terhadap aset piutang dagang. Bagi perusahaan distribusi, piutang dagang merupakan satu aset yang cukup besar. Oleh karena itu, memastikan keamanan dari aset yang berbentuk piutang dagang ini sangatlah penting. Keberadaan faktur penjualan dan semua dokumen penagihan harus senantiasa berada dalam monitoring perusahaan.

Kelima, kebijakan mengenai piutang dagang pelanggan. Kebijakan pemberian fasiltas kredit ini haruslah diatur dengan baik, mulai dari siapa yang berhak (jenis/tipe outlet), berapa dan bagaimana menetapkan plafond kredit. Juga, bagaimana proses pengajuannya dan tempo pembayaran untuk tiap tipe outlet, tiap grup produk, tiap area yang kemungkinan akan berbeda satu dengan lainnya.

Sejatinya, peningkatan AKO dari waktu ke waktu merupakan gambaran bahwa bisnis distribusi ini berkembang. Untuk itu, pengelolaan keuangan menjadi sangat penting agar perusahaan bisa profit, terus berkembang dan maju.

Image Source: http://tiny.cc/rcb76y

Mengelola Persediaan Barang Secara Efektif

Sejatinya, manajemen distribusi yang baik mencakup pengelolaan persediaan (inventory management) yang efektif. Dan, pengelolaan persediaan ini sangat menentukan lancar tidaknya sebuah proses produksi. Untuk itu, inventori ini mesti dikelola dengan baik, bahkan berbasis sistem teknologi informasi.

Ada beberapa pertimbangan dari perusahaan ketika melakukan pengelolaan persediaan. Antara lain untuk mengantisipasi resiko keterlambatan datangnya barang, mengantisipasi pesanan bahan tidak sesuai dengan apa yang diperlukan oleh perusahaan sehingga harus dilakukan return, hingga untuk menjamin lancarnya proses produksi. Tetapi, tujuan utama dari pengelolaan persediaan adalah menjaga keseimbangan antara jumlah stock barang agar berada pada level aman dan kemampuan memastikan barang yang tersedia di gudang akan sampai ke pelanggan dalam keadaan baik.

Kemampuan menjaga keseimbangan persediaan ini penting, karena jika persediaan di gudang berlebihan akan berdampak pada cost yang tinggi. Antara lain: biaya penyimpanan, beban biaya bunga, dan tingginya resiko kesrusakan barang. Sementara itu, jika persediaan terlalu sedikit berisiko pada terhambatnya pengiriman barang ke pelanggan. Ini berarti ada potensi kehilangan penjualan (lost sales) dan ketidakpuasan pelanggan karena barang yang diterima tidak tepat waktu.

Sebaliknya, jika stock di gudang selalu terjaga (buffer stock) sehingga kebutuhan pelanggan bisa terpenuhi dengan baik, maka risiko lost sales bisa dihindari, dan biaya persediaan akan menjadi kecil. Selain itu, persediaan yang cukup juga akan mengurangi risiko switching barrier, yaitu kemungkinan pelanggan berpindah ke produk kompetitor.

Pengelolaan persediaan yang baik dan efektif juga memungkinkan proses pengiriman barang ke pelanggan menjadi lebih cepat. Bahkan, kecil sekali kemungkinan terjadinya salah item barang. Dan, posisi stock barang di semua lokasi dapat diketahui dengan cepat dan tepat. Tentu saja, kondisi itu sangat berpengaruh dalam pembuatan perkiraan (estimasi) persediaan dan permintaan barang ke pemasok atau principal.

Lantas, bagaimana cara efektif dalam mengelola stok persedian barang di gudang?

Pertama, melakukan pencatatan data secara akurat mengenai: input stok masuk dan stok keluar.

Kedua, setelah memiliki data akurat, tahap berikutnya adalah membuat forecast persediaan mengenai berapa jumlah persediaan yang dibutuhkan periode ini. Sebenarnya, ini bukan tahap yang mudah jika perusahaan memiliki penjualan produk dengan jenis yang sangat banyak dan bermacam-macam. Sebab, harus menentukan jumlah per item.

Ketiga, mengatur jadwal persediaan, dengan menentukan jadwal pembelian persediaan dan jadwal persediaan barang yang akan keluar dari gudang.

Keempat, lakukan budgeting persediaan. Perkiraan ini dilakukan di awal untuk menyesuaikan kemampuan perusahaan. Kemudian dicatat semua harga pokok penjualan (HPP) dan harga jual agar dapat mengetahui berapa perkiraan pendapatan bila barang tersebut laku terjual habis.

Kelima, menentukan cara menyimpan yang tepat. Selain itu, Anda juga harus memikirkan masa kadaluarsa. Jadi setiap persediaan atau stok barang harus terdata tanggal kadaluarsanya.

Keenam, membuat pengelompokan item barang berdasar supplier atau principal atau product group. Kemudian tingkat perputaran produk (product turn over). Lalu, buatkan layout untuk tiap kelompok produk, dimana produk fast moving diletakan di depan, produk slow moving di belakang. Buatkan mapping dari posisi tiap-tiap produk ini dengan sistem matrik, sehingga jumlah space yang digunakan dapat dimonitoring tiap hari.

Ketujuh, membagi gudang menurut status produk. Misalnya, gudang utama, gudang barang baik, gudang barang rusak. Tujuannya, untuk memudahkan pengelolaan persediaan dan monitoring persediaan.

Kedelapan, membuat gudang pembantu (stockpoint), terutama untuk distribusi dengan cakupan wilayah yang luas dan tidak memungkinkan untuk pengiriman langsung dari gudang utama.

Kesembilan, sistem penyimpanan dan teknik menyiapkan barang untuk pengiriman. Untuk gudang yang memiliki ruang yang luas, lebih baik menggunakan sistem penyimpanan secara horizontal atau melebar untuk mempermudah proses loading atau unloading. Sebaliknya, untuk ruang yang lebih kecil bisa menggunakan sistem rak atau penataan secara vertikal (bertingkat). Sedangkan untuk mempercepat proses maka perlu dibuatkan mekanisme loading barang, yaitu dengan membuat area khusus yang diperuntukan bagi orang gudang menyiapkan barang.

Jadi, pengelolaan persediaan atau inventory management ini merupakan aspek penting yang harus diperhatikan, sehingga tidak ada pemborosan dalam perusahaan. Sebab, pengelolaan persediaan ini sendiri berperan untuk menemukan tahap yang seimbang antara biaya perusahaan dan juga biaya yang dibutuhkan untuk pengadaan dan penyimpanan. Tujuannya adalah untuk mencapai tingkat inventori yang optimal dan biaya yang seminimal mungkin.

Tetapi, agar pengelolaan persediaan itu berjalan dengan baik dan efektif, maka dibutuhkan suatu sistem (berbasis teknologi informasi) yang dapat menggerakan seluruh proses pengelolaan barang di gudang hingga ke pelanggan. Dengan begitu, kegiatan operasional dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah dibuat.

Strategi Mengelola Sales Territory

If you know the enemy and know yourself, you need not fear the result of a hundred battles. If you know yourself but not the enemy, for every victory gained you will also suffer a defeat. If you know neither the enemy nor yourself, you will succumb in every battle.”

― Sun Tzu, The Art of War

Sejatinya, filosofi seni berperang yang dikemukakan Sun Tzu dalam bukunya “The Art of War” sangat relevan diterapkan dalam dunia bisnis.

Ibarat sebuah peperangan, maka untuk memenangkannya: perusahaan pun harus memiliki strategi jitu, mampu mengenali (kelebihan dan kekurangan) pesaing, dan tak kalah penting, mampu menguasai wilayah kerja penjualan (sales territory management).

Nah, wilayah kerja penjualan atau sales territory ini menjadi sangat penting karena turut menentukan sukses tidaknya penjualan. Oleh karena itu, agar perusahaan Anda bisa menguasai pasar suatu wilayah, maka diperlukan strategi terencana dalam mengelola suatu wilayah kerja penjualan. Terutama dalam menempatkan tim penjualan (sales force) di lapangan.

Pasalnya, jika Anda salah dalam menempatkan salesman dan pembagian wilayah kerjanya, maka akan berdampak pada beberapa hal. Antara lain: pembengkakan cost per sales, tidak efektifnya kerja harian salesman, dan ujungnya berdampak pada (tidak  efektifnya) penyebaran dan penjualan produk yang perusahaan Anda pasarkan.

Oleh karena itu, sekarang pendekatan pengelolaan sales territory menjadi kebutuhan bagi perusahaan. Terutama perusahaan-perusahaan yang menjual produk dan jasa. Sebab, melalui pengelolaan penjualan berbasis wilayah ini perusahaan bisa memperoleh sejumlah manfaat. Pertama, meningkatkan efektivitas coverage wilayah penjualan. Melalui pemetaan wilayah, desain rute, setting canvasing maupun aktivitas retensi pelanggan, maka perusahaan akan bisa menggarap seluruh potensi pasar dan pelanggan di sebuah kawasan. Selain itu, para salesman bukan hanya diberikan wilayah penjualan, tetapi juga target (langganan maupun kunjungan).

Kedua, cost management menjadi lebih baik karena perusahaan bisa mengestimasi biaya yang tepat. Perusahaan memiliki standar aktivitas yang jelas untuk pengelolaan wilayah, baik aktivitas sales, canvasing, customer visit ataupun survey pelanggan dan market. Biaya per tenaga penjualan akan menjadi lebih murah, karena banyaknya variasi aktivitas yang harus dikerjakan.

Ketiga, meninggkatkan pelayanan terhadap pelanggan. Sebab, salesman membuat jadwal kunjungan tetap sehingga pelanggan bisa memprediksi produk yang dijual terhadap persediaan. Di sisi lain, dengan terjadwal dan diaturnya salesman sedemikian rupa sehingga penjualan meningkat, maka itu menjadi keunggulan bersaing perusahaan. Keempat, perusahaan bisa melakukan penilaian kinerja dan prestasi yang lebih akurat. Sebab, wilayah kerja penjualan dan jumlah pelanggan sudah tercatat, penilaian bisa berdasarkan angka-angka.

Kelima, marketing intelligence bisa dilakukan oleh seluruh tenaga penjualan, baik aktivitas kompetitor yang dilakukan di wilayah maupun persepsi pelanggan tentang kompetitor yang diperoleh melalui canvasing dan survey. Dan, tak kalah penting, terciptanya pemahaman produk dan bagaimana memaksimalkan value product pada salesman. Sebab, dalam sistem pengelolaan wilayah penjualan, tugas salesman tidak lagi hanya fokus menjual pada pelanggan baru, tapi ia harus bisa mengetahui produk apa yang tepat untuk dikomunikasikan di wilayah yang menjadi tanggung jawabnya.

Mengingat pentingnya sales territory ini, dan supaya perusahaan bisa memaksimalkan tenaga penjualnya, maka sebelum masuk ke suatu wilayah penjualan perlu dibuat strategi dan rancang bangunnya. Strateginya adalah, pertama, melakukan pemetaan wilayah (territory mapping). Semakin banyak informasi yang didapat melalui pemetaan wilayah, akan memberikan masukan yang semakin baik untuk distribusi tenaga penjualan. Pemetaan wilayah ini termasuk bagaimana mengenali setiap karakteristik penting dari wilayah yang menjadi tanggung jawab salesman, termasuk pemetaan pelanggan yang ada di wilayah tersebut. Selain itu, perusahaan juga dapat mengetahui letak pelanggan secara akurat melalui gambar, dan memiliki dokumen yang menggambarkan pelanggan-pelanggan yang merupakan aset terbesarnya distributor.

Kedua, perencanaan pengelolaan wilayah, dengan memanfaatkan semua informasi tentang pemetaan wilayah yang telah disusun tadi. Tujuannya, untuk mencari tahu potensi wilayah tersebut. Potensi wilayah sangat berpengaruh pada pembagian wilayah, terutama dalam hal kontribusi omset dan penghasilan penjualan. Sebab, kapasitas suatu wilayah yang diproyeksikan dapat mempengaruhi nilai penjualan. Parameter yang dijadikan patokan adalah batasan geografis, jumlah penduduk, sumber daya ekonomi dan sosial budaya, jumlah outlet (pelanggan dan calon pelanggan), internal data (omzet per customer, per sales, per area, distrik, effective call).

Ketiga, pengelolaan kerja salesman. Oleh karena model pengelolaan tenaga penjualan sekarang lebih pada pengelolaan wilayah, maka pengelolaan kinerjanya harus mencakup penetapan target-target dan beban kerja. Target dan beban kerja salesman ini mencakup: jumlah kunjungan yang harus dilakukan dalam satu tahun, siklus kujungan yang dilakukan serta jumlah kunjungan maksimal yang dapat dilakukan seorang salesman dalam satu hari dengan memperhitungkan waktu perjalanan, jarak tempuh, pembuatan laporan, menunggu pelanggan dan sebagainya. Juga, kemampuan peng-coveran area (jumlah pelanggan yang dikunjungi): apakah ia mampu melayani semua pelanggannya pada hari itu, dan mampu mencari pelanggan baru?

Keempat, pengelolaan jarak tempuh (route management). Mengingat aktivitas salesman adalah mobile, maka pengaturan rute bisa membuat seluruh wilayah bisa di-cover dengan efisien dan efektif. Tentunya, itu akan berpengaruh pada kecepatan operasional distributor dalam menyebarkan produk-produknya. Juga, akan mempermudah distributor mengelola pelanggannya, baik itu dalam aspek penjualan, penagihan, pengiriman, penambahan pelanggan, atau review terhadap efektifitas bisnis dengan pelanggan tersebut.

Dalam menentukan rute atau jarak tempuh, agar perjalanan dalam men-cover area menjadi lebih pendek dengan waktu yang singkat, maka perlu memperhatikan beberapa hal. Antara lain: Perjalanan keliling harus berbentuk melingkar; Perjalanan keliling tidak boleh menyilang (cross); Rute yang sama tidak boleh digunakan untuk pergi “ke dan dari” suatu pelanggan. Jadi, harus mencari jalur yang berbeda dan lebih dekat untuk kembali ke home base; Pelanggan pada area yang berdekatan harus dikunjungi secara berurutan.

Kelima, melakukan monitoring dan kontrol wilayah. Dilakukan secara berjejang agar proses kontrol dapat berjalan dengan baik, berdasarkan parameter call, effective call, aktivitas transaksi, langganan transaksi, omset dan tagihan. Melakukan join visit secara rutin ke wilayah kerja penjualan, dengan acuan parameter tadi dan standar yang telah ditetapkan perusahaan.

Melalui penerapan strategi sales territory management itu, pada ujungnya, diharapkan bisa memperoleh data analisa yang dapat digunakan perusahaan sebelum masuk ke suatu wilayah penjualan.

Jadi, sebelum para salesman memasuki “wilayah peperangan”, mereka sudah dilengkapi “senjata” (baca: data) dan memiliki pengetahuan mendalam mengenai wilayah yang akan dimasukinya. Termasuk informasi calon pesaingnya. If you know the enemy and know yourself, you need not fear the result of a hundred battles.

Strategi Mengelola Sales Territory

If you know the enemy and know yourself, you need not fear the result of a hundred battles. If you know yourself but not the enemy, for every victory gained you will also suffer a defeat. If you know neither the enemy nor yourself, you will succumb in every battle.”

― Sun Tzu, The Art of War

Sejatinya, filosofi seni berperang yang dikemukakan Sun Tzu dalam bukunya “The Art of War” sangat relevan diterapkan dalam dunia bisnis.

Ibarat sebuah peperangan, maka untuk memenangkannya: perusahaan pun harus memiliki strategi jitu, mampu mengenali (kelebihan dan kekurangan) pesaing, dan tak kalah penting, mampu menguasai wilayah kerja penjualan (sales territory management).

Nah, wilayah kerja penjualan atau sales territory ini menjadi sangat penting karena turut menentukan sukses tidaknya penjualan. Oleh karena itu, agar perusahaan Anda bisa menguasai pasar suatu wilayah, maka diperlukan strategi terencana dalam mengelola suatu wilayah kerja penjualan. Terutama dalam menempatkan tim penjualan (sales force) di lapangan.

Pasalnya, jika Anda salah dalam menempatkan salesman dan pembagian wilayah kerjanya, maka akan berdampak pada beberapa hal. Antara lain: pembengkakan cost per sales, tidak efektifnya kerja harian salesman, dan ujungnya berdampak pada (tidak  efektifnya) penyebaran dan penjualan produk yang perusahaan Anda pasarkan.

Oleh karena itu, sekarang pendekatan pengelolaan sales territory menjadi kebutuhan bagi perusahaan. Terutama perusahaan-perusahaan yang menjual produk dan jasa. Sebab, melalui pengelolaan penjualan berbasis wilayah ini perusahaan bisa memperoleh sejumlah manfaat. Pertama, meningkatkan efektivitas coverage wilayah penjualan. Melalui pemetaan wilayah, desain rute, setting canvasing maupun aktivitas retensi pelanggan, maka perusahaan akan bisa menggarap seluruh potensi pasar dan pelanggan di sebuah kawasan. Selain itu, para salesman bukan hanya diberikan wilayah penjualan, tetapi juga target (langganan maupun kunjungan).

Kedua, cost management menjadi lebih baik karena perusahaan bisa mengestimasi biaya yang tepat. Perusahaan memiliki standar aktivitas yang jelas untuk pengelolaan wilayah, baik aktivitas sales, canvasing, customer visit ataupun survey pelanggan dan market. Biaya per tenaga penjualan akan menjadi lebih murah, karena banyaknya variasi aktivitas yang harus dikerjakan.

Ketiga, meninggkatkan pelayanan terhadap pelanggan. Sebab, salesman membuat jadwal kunjungan tetap sehingga pelanggan bisa memprediksi produk yang dijual terhadap persediaan. Di sisi lain, dengan terjadwal dan diaturnya salesman sedemikian rupa sehingga penjualan meningkat, maka itu menjadi keunggulan bersaing perusahaan. Keempat, perusahaan bisa melakukan penilaian kinerja dan prestasi yang lebih akurat. Sebab, wilayah kerja penjualan dan jumlah pelanggan sudah tercatat, penilaian bisa berdasarkan angka-angka.

Kelima, marketing intelligence bisa dilakukan oleh seluruh tenaga penjualan, baik aktivitas kompetitor yang dilakukan di wilayah maupun persepsi pelanggan tentang kompetitor yang diperoleh melalui canvasing dan survey. Dan, tak kalah penting, terciptanya pemahaman produk dan bagaimana memaksimalkan value product pada salesman. Sebab, dalam sistem pengelolaan wilayah penjualan, tugas salesman tidak lagi hanya fokus menjual pada pelanggan baru, tapi ia harus bisa mengetahui produk apa yang tepat untuk dikomunikasikan di wilayah yang menjadi tanggung jawabnya.

Mengingat pentingnya sales territory ini, dan supaya perusahaan bisa memaksimalkan tenaga penjualnya, maka sebelum masuk ke suatu wilayah penjualan perlu dibuat strategi dan rancang bangunnya. Strateginya adalah, pertama, melakukan pemetaan wilayah (territory mapping). Semakin banyak informasi yang didapat melalui pemetaan wilayah, akan memberikan masukan yang semakin baik untuk distribusi tenaga penjualan. Pemetaan wilayah ini termasuk bagaimana mengenali setiap karakteristik penting dari wilayah yang menjadi tanggung jawab salesman, termasuk pemetaan pelanggan yang ada di wilayah tersebut. Selain itu, perusahaan juga dapat mengetahui letak pelanggan secara akurat melalui gambar, dan memiliki dokumen yang menggambarkan pelanggan-pelanggan yang merupakan aset terbesarnya distributor.

Kedua, perencanaan pengelolaan wilayah, dengan memanfaatkan semua informasi tentang pemetaan wilayah yang telah disusun tadi. Tujuannya, untuk mencari tahu potensi wilayah tersebut. Potensi wilayah sangat berpengaruh pada pembagian wilayah, terutama dalam hal kontribusi omset dan penghasilan penjualan. Sebab, kapasitas suatu wilayah yang diproyeksikan dapat mempengaruhi nilai penjualan. Parameter yang dijadikan patokan adalah batasan geografis, jumlah penduduk, sumber daya ekonomi dan sosial budaya, jumlah outlet (pelanggan dan calon pelanggan), internal data (omzet per customer, per sales, per area, distrik, effective call).

Ketiga, pengelolaan kerja salesman. Oleh karena model pengelolaan tenaga penjualan sekarang lebih pada pengelolaan wilayah, maka pengelolaan kinerjanya harus mencakup penetapan target-target dan beban kerja. Target dan beban kerja salesman ini mencakup: jumlah kunjungan yang harus dilakukan dalam satu tahun, siklus kujungan yang dilakukan serta jumlah kunjungan maksimal yang dapat dilakukan seorang salesman dalam satu hari dengan memperhitungkan waktu perjalanan, jarak tempuh, pembuatan laporan, menunggu pelanggan dan sebagainya. Juga, kemampuan peng-coveran area (jumlah pelanggan yang dikunjungi): apakah ia mampu melayani semua pelanggannya pada hari itu, dan mampu mencari pelanggan baru?

Keempat, pengelolaan jarak tempuh (route management). Mengingat aktivitas salesman adalah mobile, maka pengaturan rute bisa membuat seluruh wilayah bisa di-cover dengan efisien dan efektif. Tentunya, itu akan berpengaruh pada kecepatan operasional distributor dalam menyebarkan produk-produknya. Juga, akan mempermudah distributor mengelola pelanggannya, baik itu dalam aspek penjualan, penagihan, pengiriman, penambahan pelanggan, atau review terhadap efektifitas bisnis dengan pelanggan tersebut.

Dalam menentukan rute atau jarak tempuh, agar perjalanan dalam men-cover area menjadi lebih pendek dengan waktu yang singkat, maka perlu memperhatikan beberapa hal. Antara lain: Perjalanan keliling harus berbentuk melingkar; Perjalanan keliling tidak boleh menyilang (cross); Rute yang sama tidak boleh digunakan untuk pergi “ke dan dari” suatu pelanggan. Jadi, harus mencari jalur yang berbeda dan lebih dekat untuk kembali ke home base; Pelanggan pada area yang berdekatan harus dikunjungi secara berurutan.

Kelima, melakukan monitoring dan kontrol wilayah. Dilakukan secara berjejang agar proses kontrol dapat berjalan dengan baik, berdasarkan parameter call, effective call, aktivitas transaksi, langganan transaksi, omset dan tagihan. Melakukan join visit secara rutin ke wilayah kerja penjualan, dengan acuan parameter tadi dan standar yang telah ditetapkan perusahaan.

Melalui penerapan strategi sales territory management itu, pada ujungnya, diharapkan bisa memperoleh data analisa yang dapat digunakan perusahaan sebelum masuk ke suatu wilayah penjualan.

Jadi, sebelum para salesman memasuki “wilayah peperangan”, mereka sudah dilengkapi “senjata” (baca: data) dan memiliki pengetahuan mendalam mengenai wilayah yang akan dimasukinya. Termasuk informasi calon pesaingnya. If you know the enemy and know yourself, you need not fear the result of a hundred battles.

Pratesis, Ahlinya Solusi Pengelolaan Distribusi

Proses rantai distribusi sangatlah panjang, dan membutuhkan tingkat ketelitian yang tinggi. Betapa tidak, setiap perusahaan mesti mengatur proses mulai dari ketersediaan barang oleh supplier, ketersediaan barang di gudang penyimpanan (inventory), pengantaran barang hingga ketersediaan barang di toko-toko.

Tak hanya itu, proses bisnis industri distribusi di Indonesia juga tergolong unik. Banyak kasus lokal yang harus bisa diadopsi oleh aplikasi distribusi yang hendak diterapkan. Misalnya, soal pola diskon berjenjang (multiple discount structure) yang diperkenalkan para produsen lokal untuk menembus pasar, dan sebagainya.

Rumitnya proses distribusi tersebut, tentunya membuat para pelaku industri cukup kewalahan. Alhasil, tidak jarang terjadi mis-management yang berujung pada ketidakmampuan mengontrol biaya (inefisiensi). Oleh karena itu, untuk memastikan proses tersebut berjalan dengan baik, lancar, efektif dan efisien, diperlukan sebuah sistem dan aplikasi yang mampu menangani proses rantai distribusi tersebut.

Sejatinya, ada banyak solusi distribusi yang ditawarkan vendor luar. Tetapi, selain biayanya relatif lebih mahal, seringkali aplikasi buatan vendor luar ini pun tidak mampu mengakomodasi keunikan dan karakteristik proses bisnis industri distribusi di Indonesia.

Nah, perusahaan lokal di Indonesia yang memiliki keahlian mumpuni di bidang sistem pengelolaan distribusi (Distribution Management System) adalah PT Pratesis.

Berbekal pengalaman lebih dari 30 tahun di industri ritel dan distribusi, Pratesis memiliki keahlian dalam menjamin produk atau layanan customer bisa tepat sasaran dan sampai tepat waktu secara efektif dan efisien. Pratesis juga memiliki keahlian dalam mengelola pasokan gudang secara optimal dan hemat biaya, mengendalikan stok barang, hingga penyajian informasi akurat untuk tiap level manajemen demi berlangsungnya operasi bisnis yang lebih baik.

Keahlian dan kemampuan Pratesis dalam mengelola proses bisnis di industri distribusi tersebut, karena Pratesis memiliki dan menyediakan beragam solusi distribusi terintegrasi dari hulu ke hilir, yang dikemas dalam brand Scylla.

Scylla merupakan aplikasi andal yang di dalamnya berisi proses bisnis ideal distribusi, yang mampu mendukung proses transaksional atau operasional di tingkat cabang atau distributor – mulai dari manajemen penjualan, persediaan, penagihan, utang-piutang, kas hingga kepada GL (General Ledger).

Selain itu, Scylla juga dapat mengonsolidasi data dan informasi atas kegiatan cabang atau distributor. Dengan begitu, prinsipal atau kantor pusat siap mendapatkan informasi akurat dan lengkap perihal kegiatan distribusi, cakupan, promosi, analisis penjualan, kinerja salesman, persediaan, piutang, dan kas bank cabang atau distributor.

Melalui aplikasi Scylla, kantor pusat perusahaan pengguna bisa mengetahui dengan tepat pergerakan setiap barang yang didistribusikan. Sekaligus bisa mengetahui respons pasar atas kebijakan harga dan promosi yang ditetapkan kantor pusat. Dengan begitu, dapat diketahui secara tepat jenis barang yang paling dibutuhkan atau diminati konsumen di  suatu daerah tertentu pada periode tertentu. Informasi ini sangat penting karena berimplikasi pada biaya produksi, pergudangan dan inventori barang.

Singkatnya, aplikasi Scylla ini sangat mampu menjawab kebutuhan perusahaan distribusi, baik skala kecil (single distributor), skala menengah (multi distributor), regional, maupun prinsipal.

Sejauh ini, aplikasi Scylla ini telah mengalami berbagai pengembangan sehingga menghasilkan “Scylla 8”. Sebagai solusi masa depan, Scylla 8 ini bukan sekadar aplikasi yang melakukan otomatisasi proses penginputan data pada operasional, namun juga dikembangkan dengan tujuan untuk mendukung proses pengambilan keputusan bisnis.

Scylla 8 ini dapat diakses di mana saja dan kapan saja selama ada jaringan Internet. Bahkan, aplikasi tidak hanya bisa diakses secara online, tetapi juga memungkinkan user melakukan input transaksi secara lokal. Dan, pada saat online, data bisa disinkronisasi ke server pusat. Hal ini untuk mengantisipasi kondisi di area yang koneksi Internetnya kurang bagus.

Lalu, untuk membantu perusahaan mengambil keputusan yang cerdas, Pratesis memiliki solusi Dashboard generasi masa depan: Scylla Analytics. Aplikasi Scylla Analytics ini dapat dikolaborasikan dengan engine Big Data sehingga proses data yang dihasilkan menjadi lebih cepat yang dibuat secara khusus berdasarkan kebutuhan pelanggan.

Scylla Analytics memungkinkan kepala eksekutif dan manajer penjualan dapat menarik keluar setiap bagian data dan menentukan bagaimana kaitannya dengan transaksi yang mendasari organisasi mereka.

Melalui solusi Scylla Analytics memungkinkan perusahaan bisa menganalisis informasi untuk memperkuat kemampuan dalam hal: mengurangi resiko, memprediksi, kelincahan (agility), dan penemuan masalah (issues discovery).

Sementara itu, untuk mendukung tim salesforce atau salesman di lapangan, Pratesis juga telah melakukan improvement Scylla Mobile yang dilengkapi dengan kemampuan transaksi online dan offline, dimana untuk area yang tidak memiliki koneksi internet masih dapat menggunakan aplikasi untuk melakukan transaksional harian. Dan, setelah keseluruhan transaksi selesai, data hasil transaksi dapat di-load balik dari Scylla Mobile ke Scylla Pro ketika sampai di distributor. Sedangkan untuk area yang memiliki koneksi internet dapat langsung mengirimkan data transaksi ke Scylla Pro secara langsung dari toko setelah selesai transaksi di toko tersebut.

Selain itu, Scylla Mobile juga dilengkapi dengan beberapa proteksi pada saat kunjungan salesman ke outlet, yaitu mengunakan Barcode maupun Geotag. Dengan begitu, dapat dipastikan bahwa salesman benar-benar mengunjunngi oulet yang telah menjadi rencana kunjungannya.

Lalu, untuk membantu prinsipal dalam melakukan proses audit distribusi dan pemasaran produk secara cepat, efisien, dan efektif, Pratesis memiliki Perfect Store Audit System.

Melalui Perfect Store Audit System ini, prinsipal dapat memastikan ketersediaan dan visibilitas produk yang ada di toko secara cepat dan efisien. Termasuk, memantau efektivitas distribusi dan pemasaran produknya. Bahkan, bukan hanya produk milik sendiri, tetapi juga produk dari para pesaing. Singkatnya, dengan memanfaatkan solusi Perfect Store Audit System ini, para prinsipal dapat membuat keputusan bisnis strategis yang lebih jitu untuk meningkatkan daya saing.

Keunggulan lain dari Scylla ini adalah dapat dengan mudah berintegrasi dengan ERP (enterprise resource planning) yang dipergunakan, sehingga memungkinkan untuk membuat perencanaan yang lebih efisien dari sebelumnya. Sebenarnya, untuk kebutuhan ERP ini Pratesis juga menyediakan solusi ritel secara end-to-end, yaitu Pronto Software.

pronto adalah satu-satunya ERP yang mempunyai modul POS (point of sales) yang terintegrasi langsung dengan back-end secara online real time, sehingga setiap transaksi yang terjadi di toko akan langsung tercatat di GL. Begitu juga pergerakan inventory dan uang. Kantor pusat mampu mengetahui penjualan, atau bahkan uang tunai yang ada di toko tertentu pada saat tertentu. Kelebihan lain dibandingkan dengan ERP yang modul POS-nya berasal dari developer lain adalah pengguna Pronto sudah tidak perlu pusing memikirkan proses synchronization yang sering mengakibatkan ketidakakuratan data yang masuk ke back-end.Pronto juga memiliki promotion engine yang user friendly dan lengkap, sehingga dapat meng-cover dinamika promosi di industri ritel. Pronto bisa mengatur banyak jenis discount item per toko, per wilayah, dengan pengaturan jadwal sampai level jam dan menit. Pronto bisa mengatur prioritas promosi yang digunakan untuk item tertentu. Misalnya, jika item tersebut diberlakukan multi program promosi.

Selain itu, Pronto juga dilengkapi modul e-Commerce online store yang terintegrasi penuh dengan backend – disebut Avenue, dan tools CRM (Customer Relationship Management) untuk mengenali pelanggan. Perusahaan bisa mengetahui tren dan prilaku pelanggannya, sehingga berdasarkan itu program promosi bisa diberlakukan baik secara group, teritori maupun per individu pelanggannya.

Dan, untuk melengkapi layanannya, sekaligus memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan adalah tersedianya layanan Helpdesk, yang mampu memberikan respon yang cepat dan tepat. Tentunya, hal itu sangat dibutuhkan oleh pelanggan untuk mengambil suatu keputusan.

Helpdesk Pratesis dilengkapi dengan tools yang dikembangkan dengan dukungan expert system, sehingga tidak hanya menyelesaikan masalah tetapi juga sebagai alat dokumentasi. Termasuk pembelajaran secara up to date, dan alat monitor kinerja sehingga dapat meningkatkan kualitas support yang lebih baik terhadap pelanggan serta meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan terhadap team support.

Jadi, untuk memenuhi kebutuhan solusi pengelolaan distribusi, percayakan pada ahlinya: Pratesis.

Sebab, Pratesis menyediakan solusi distribusi terintegrasi dari hulu ke hilir. Dengan solusinya, Pratesis akan membantu seluruh proses distribusi customer berjalan lebih efisien, mendapatkan pertumbuhan penjualan yang berkelanjutan dan meningkatkan laba bagi principal maupun distributor. Prinsipal maupun distributor dapat meminimalkan kerugian dalam investasi distribusi. Tidak ada lagi biaya terbuang untuk barang promosi/diskon dan gaji untuk tim penjualan.

Dan, Pratesis memiliki pengalaman panjang di industri ritel dan distribusi. Sejumlah perusahaan berskala besar (prinsipal) dan menengah (multi distributor) memercayakan solusi distribusinya kepada Pratesis. Antara lain: PT Unilever, PT Pinus Merah Abadi, PT Sinar Sosro, PT Sentosa Karya Gemilang, Khongguan Group, PT Intrafood, PT Mondelez Indonesia, PT Panjunan, PT Lestari Alam, PT Khingguan, PT Selatan Jaya, Masian Group, PT Indoporcelen, PT Senang Jaya Mitra Sukses, PT Delapan Mitra Perkasa, PT Kasongan Bumi Kencana, PT Lintas Semesta, dan masih banyak lagi.