Agar efisien dalam proses bisnis dan kompetitif di tengah ketatnya persaingan, SaveMax, pemain baru di bisnis ritel grosir, langsung membangun sistem nyang terintegrasi penuh end­to-end. Seperti apa pengembangan sistemnya?

Persaingan di bisnis ritel memang sangat ketat. Pemainnya bukan hanya dari peritel lokal, tetapi juga peritel asing. Toh, hal itu tak menyurutkan niat Grup Gunung Sewu (GGS) masuk ke bisnis ritel. Pada April 2013, GGS memperkenalkan anak usahanya di bidang ritel grosir atau kulakan (wholesale) bernama SaveMax, di bawah bendera PT Emporium Indonesia.

Agenda utamanya, di tahap awal menyiapkan SDM dan sistem pendukung bisnis. Untuk penyiapan SDM, GGS merekrut sejumlah profesional berpengalaman di industri ritel. Untuk sistem TI pendukung bisnis, GGS membangun sistem yang bersifat fully-integrated.

“Jika di tempat lain, sistem aplikasinya masih stand alone dan tidak terkoneksi dengan sistem inti, di SaveMax semuanya sudah terintegrasi secara end-to-end,” kata Joanito Iwan Tamsil, Direktur Sistem Informasi & Teknologi PT Emporium Indonesia, mengklaim.

Menurut lelaki yang biasa disapa Iwan ini, sejak awal dirinya diminta membangun sistem TI di SaveMax. Tujuan utamanya untuk mendukung proses bisnis dan mewujudkan efisiensi di perusahaan. Untuk merealisasikannya, ia mengundang beberapa penyedia solusi kelas dunia guna mempresentasikan keunggulan sistemnya (beauty contest).

Setelah melalui berbagai pertimbangan dan penilaian, pilihan jatuh pada solusi enterprise resource planning (ERP) dari Promo Software sebagai sistem inti untuk SaveMax.

Menurut lwan, solusi yang ditawarkan vendor asal Australia ini bisa memenuhi kebutuhan bisnis ritel secara end-to-end, mulai dari point of sale (POS) di kasir, merchandising dan keuangan. Juga menyediakan modul pendukung utama lainnya, seperti customer relationship management (CRM), e-commerce dan sistem pelaporan.

Diklaim Iwan, berbeda dari gerai ritel pada umumnya, modul POS di SaveMax terintegrasi langsung dengan sistem back end secara online dan real time. Dengan begitu, setiap transaksi yang terjadi di toko akan langsung tercatat di modul General Ledger. Begitu juga dengan pergerakan inventori dan uang, kantor pusat mampu mengetahui  penjualan, atau bahkan uang tunai yang ada di toko tertentu pada saat tertentu. Selain itu, user sudah tidak perlu pusing memikirkan proses sinkronisasi yang sering mengaklbatkan ketidakakuratan data yang masuk ke sistem back end.

Sistem yang dimiliki SaveMax memiliki pula promotion engine yang lengkap dan user-friendly, sehingga dapat mencakup dinamika promosi di industri ritel. Selain itu, dengan bantuan sistem ini petugas bisa mengatur banyak jenis discount item per toko, per wilayah, dengan pengaruran jadwal sampai level jam dan menit. Termasuk bisa mengatur prioritas promosi yang digunakan untuk item produk tertentu. Misalnya, jlka pada item itu diberlakukan multiprogrampromosi. “DiSaveMax, yang jadi modul content management system (CMS)-nya adalah back end kami sendiri. Jadi kalau ada promosi bisa pilih: offline atau online, atau keduanya,” kata Iwan.

Di perusahaan grosir ini, modul CRM pun telah diimplementasikan. Maklum, sebagai sebuah bisnis grosir yang konsepnya berbasis keanggotaan, maka pengelolaan anggota pun menjadi penting. Seperti halnya Lotte Wholesale yang memiliki Lotte Card, atau Indogrosir dengan Redcard-nya, SaveMax pun memiliki SaveMax Card.

Cara penghimpunan dan pengelolaan anggota dilakukan melalui telemarketing. Jika di banyak tempat lain praktik telemarketing ini umumnya masih dilakukan secara manual, di SaveMax sudah memanfaatkan modul CRM. Mulai dari sebelum menjadi pelanggan, pada saat masih diprospek sebagai pelanggan potensial, hingga menjadi pelanggan, dikelola lewat sistem. “Nyawanya bisnis wholesale ini ada pada sistem membership. Karenanya, pengelolaan keanggotaan ini harus bagus.” katanya seraya menyebutkan bahwa di SaveMax, salah satu kontribusi terbesar penjualannya berasal dart kanal telemarketing.

Seluruh rangkaian proses implementasi hingga go live solusi tersebut berlangsung selama satu tahun. Proses itu terhitung cepat untuk cakupan bisnis sebesar SaveMax yang mengimplememasikan full module. Implememasinya sendiri dibantu PT Pratesis, sebagai mitra eksklusif Pronto Software di Indonesia.

Iwan mengklaim, banyak sekali manfaat yang dirasakan pihaknya dengan mengimplementasikan sistem TI tersebut. Secara teknis, antara lain pihaknya tidak memerlukan server atau infrastruktur di toko. Selain itu, transaksi di posting otomatis sehingga sangat membantu tim keuangan dalam hal inputing dan pengelolaan data. Juga sudah terwujudnya interkoneksi mulai dari modul POS hingga CRM dengan sistem back end. Modul merchandising pun sudah berfungsi sebagai fitur CMS untuk e-commerce. “Lebih penting lagi, dengan sistem ini, dan berdasarkaan pengalaman, kami bisa melakukan inisiatif baru yang inovatif,” Iwan mengklaim.

Salah satu inovasi yang dihasilkan adalah otomatisasi proses tukar faktur (e-Faktur), yang disebut Kiosk Automatic Invoicing. Dengan adanya aplikasi otomatis ini, pihak SaveMax tidak perlu lagi memiliki loket tukar faktur dan menempatkan petugas di sana.

Menurut Iwan, inovasi itu muncul berdasarkan pengalamannya bekerja di gerai ritel sebuah negara di Asia Timur, yang harus memiliki 8 loket hanya untuk menerima faktur. Dan untuk menangani faktur, ritel asing ini mesti memiliki departemen khusus, yaitu Departemen Invoice Control, yang dikelola oleh 30 karyawan. Maklum, dengan memiliki 40 toko, peritel ini mesti menangani minimum 500 PO setiap hari.

“Di SaveMax, model seperti itu sudah tidak ada. Bahkan tidak ada loket, karena semua dibuat secara otomatis,” Iwan mengklaim. Begitu pemasok datang membawa tagihan, mereka cukup memindai atau menempelkan barcode tagihannya ke mesin pemindai yang ada di depan pintu masuk ke kantor SaveMax di Gedung Emporium. Sistem dibelakang secara otomatis akan mengecek kebenarannya. Jika benar, akan langsung mencetak tanda terima dua lembar, yaitu untuk dokumen lampiran yang dimasukkan ke drop box, dan satu lagi dibawa pulang sebagai tanda terima.

Menariknya, Kiosk Automatic Invoicing ini sudah terhubung dengan portal pemasok B2B. Ini merupakan layanan berbasis web yang dikembangkan SaveMax untuk memfasilitasi  transaksi antara SaveMax dengan sekitar 700 pemasoknya. Jadi dengan adanya portal ini, tidak perlu lagi terhubung antarsistem, yang prosesnya terkadang ribet dan lama. Semua proses, mulai dari order hingga pelaporan, ada dalam layanan portal ini. “Bahkan, melalui portal ini pemasok bisa melakukan online dispute jika terdapat perbedaan data, sehingga mempercepat proses invoicing,” Iwan menjelaskan.

Untuk membantu orang toko memesan barang yang dibutuhkan, sudah ada aplikasi Automatic Ordering. Mereka dapat mengalkulasi berdasarkan berapa banyak barang yang terjual setiap harinya (daily main sales). Juga dapat memperhitungkan order yang disarankan (suggested order). Jadi orang toko tiap pagi diberi data berupa daftar barang yang harus dipesan dan tinggal mengonfirmasikan. “Dengan aplikasi Automatic Ordering ini, mereka (orang toko) diingatkan jangan sampai barang itu habis, baru diorder. ltu artinya loss of sales,” kata Iwan.

Demi mewujudkan proses yang fair, proses pembelian dan pengadaan barang di SaveMax pun.sudah menggunakan proses lelang secara elektronik (e-Auction). Aplikasi e-Auction ini sudah terintegrasi dengan aplikasi portal B2B. Misalnya, sebuah perusahaan menang lelang, maka purchase order (PO)-nya akan diunggah di portal B2B. Ke depan, rencananya aplikasi e-Auction ini hendak dikoneksikan dengan bank.

Semua data yang dihasilkan dari seluruh proses bisnis di SaveMax tersebut dialihdayakan ke sebuah penyedia data centre, sehingga pihak SaveMax tidak perlu mengeluarkan dana besar untuk membangun data centre sendiri.

Sekarang, semua user di SaveMax dapat mengakses semua aplikasi inti dan data secara mobile dengan menggunakan berbagai macam perangkat (device). “Semua sistem TI di SaveMax sudah berjalan secara fully virtual . Maksudnya, sistem tersebut bisa diakses dengan berbagai device seperti PC, dumb terminal, tablet ataupun smartphone,” ujar Iwan, Seluruh aplikasi berjalan secara virtual dengan dukungan teknologi Hypervisor berbasis VMWare dan OpenStack. “Semua karyawan diSaveMax, baik di kantor pusat maupun di gerai/toko, saat ini menggunakan dumb terminal (terminal tanpa kemampuan pengolahan data) sebagai default end point,” Iwan menambahkan.

Selain karyawan, pihak lain yang turut menikmati otomatisasi di SaveMax adalah para pemasok. Salah satunya PT Sharp Indonesia. Danny, Asisten Manajer Key Account PT Sharp Indonesia, mengaku pihaknya setiap bulan memasok beragam barang elektronik ke SaveMax dengan jumlah berbeda-beda tergantung kesepakatan. “Sistem B2B yang dibuat SaveMax sangat memudahkan,” ujar Danny.

Pernyataan senada dikemukakan Purwanta, Manajer Penjualan PT Indah Seafood. Hampir setiap hari pihaknya mendapat PO produk ikan atau seafood beku. Dalam sebulan rata-rata jumlahnya mencapai 1,5-2 ton. PO dilakukan melalui sistem B2B. Setelah terima PO, barang disiapkan dan dikirim sesuai dengan tanggal yang diminta di PO (expected delivery date). “Melalui portal B2B, kami jadi lebih mudah melakukan cek dan proses transaksi PO hingga pembayaran” ujar Purwanto. “Dan semua pemasok diberi pelatihan tentang cara penggunaan portal B2B ini,” tambahnya.

A. Mohammad B.S.

Tags: , ,

Leave a Reply