Tak diragukan lagi, teknologi memiliki peran penting dalam mendukung perkembangan bisnis. Bahkan, teknologi telah menjadi kebutuhan  bagi  suatu  perusahaan dalam menopang proses bisnisnya. Sebab, sesuai fungsi dan kegunaannya, teknologi dikembangkan untuk memudahkan pengguna, simplifikasi proses, dan merespon kebutuhan. Tak hanya  itu, dalam perkembangannya, teknologi dituntut bisa memberi kemudahaan kepada penggunanya. Selain harus mampu mempermudah proses kerja sesuai kebutuhan perusahaan.

Fungsi dan kegunaan teknologi itulah yang ingin dimanfaatkan PT Sinar Sosro untuk mendukung proses bisnisnya. Ini terkait dengan perkembangan bisnis Sosro yang terus bertumbuh. Sebagai sebuah perusahaan yang memasarkan produk minuman kemasan, Sosro telah mendistribusikan produknya ke seluruh penjuru Nusantara, melalui lebih dari 150 kantor cabang penjualan, serta beberapa Kantor Penjualan Wilayah (KPW). Selain itu, produk Sosro sudah merambah pasar internasional, seperti Malaysia, Singapura, Brunei Darussalam, sebagian Timur Tengah, Afrika, Australia, dan Amerika.

Selain itu, pemanfaatan teknologi oleh Sosro ini terkait pula dengan tantangan dan tingkat persaingan yang semakin kuat di pasar, sehingga perusahaan dituntut untuk dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem yang bisa menunjang kondisi tersebut .

Pilihan Sang Ahli Teh pun jatuh pada aplikasi Scylla.

Salah satu strategi yang dilakukan oleh perusahaan yang terkenal dengan tagline-nya “Sosro Ahlinya Teh” ini adalah mengimplementasikan sistem aplikasi di setiap Dister. Sistem tersebut dipergunakan untuk menunjang kegiatan operasional setiap hari di masing-masing Dister. Salah satu tujuan yang ingin dicapai dalam melakukan implenentasi itu adalah mengosolidasikan seluruh transaksi dari semua Dister. Dengan begitu, sebagai prinsipal, Sosro akan mendapatkan data dengan cepat dan akurat secara menyeluruh (nasional) dari semua Dister.Dengan begitu, semua pihak di Kantor Pusat akan mendapatkan informasi yang lengkap dan cepat. Juga, dapat melakukan analisa dan mengambil keputusan terhadap kondisi yang terjadi.

Secara umum, sistem yang diimplementasikan di Sosro merupakan sistem normal yang dipergunakan untuk menangani transaksi Sales & Distribusi. Tetapi, pada kenyataannya terdapat bisnis proses yang spesifik di Sosro. Bisnis proses yang spesifik itu adalah penanganan “asset”– yakni botol dan krat–atau, yang lebih dikenal dengan istilah “embalasi”. Sayangnya, saat ini belum semua aplikasi paket menyediakan fasilitas tersebut. Padahal, penanganan “asset” ini–mulai dari penerimaan, penjualan, hingga penarikannya — harus dimonitor transaksinya dengan menggunakan sistem.

Oleh karena itu, seperti diakui Irianto Sajuti, Accounting dan Finance Director PT Sinar Sosro, pihaknya membutuhkan sebuah solusi yang mampu menangani persoalan embalasi ini. Untuk itu, pencarian dan penyeleksian terhadap sistem distribusi yang ada di pasaran pun dilakukan pihak Sosro. Tentu saja, harapannya sistem ituakan mampu menjawab persoalan yang dihadapi.

Akhirnya, pilihan Sang Ahli Teh pun jatuh pada aplikasi Scylla yang dikembangkan oleh PT Pratesis. Pasalnya, dari sekian banyak sistem distribusi yang ada di pasar, Scylla sudah mempunyai pengalaman di dalam menangani bisnis proses penanganan “asset” ini. “Alasan kami memilih program Syclla adalah pengalaman dan referensi user yang memiliki kesamaan dengan business cycle di perusahaan kami, sehingga akan lebih mudah dalam mempersepsikan suatu transaksi dan menyusun parameter untuk report. Juga, dengan pengalaman Scylla ditempat lain, diharapkan bisa melengkapi wawasan kami dalam mengelolah pelanggan,” ujar Irianto.

Tak salah. Selain berpengalaman, Scylla juga merupakan aplikasi andal untuk kebutuhan distribusi. Menurut Fadjarudin Hutabarat, VP Operation Pratesis, sebuah aplikasi ideal di perusahaan distribusi harus mampu mendukung proses transaksional atau operasional ditingkat cabang dan distributor – mulai dari manajemen penjualan, persediaan, penagihan, utang-piutang, hingga kas. Selain itu, sistem itu harus mampu pula mengkonsolidasi data dan informasi akibat aktivitas cabang/distributor. Dengan begitu prinsipal/kantor pusat siap mendapatkan informasi akurat dan lengkap perihal kegiatan distribusi, cakupan, promosi, analisis penjualan, kinerja salesman, persediaan, piutang, dan kas bank cabang/distributor. “Nah, aplikasi Scylla ini mampu menjawab kebutuhan perusahaan distribusi, baik skala kecil (single distributor), regional, maupun principal,” ucap Fadjarudin

Toh, pihak Sosro berharap aplikasi Scylla bisa dikembangkan lebih “powerful” lagi ke depannya. “Kami berharap untuk tipikal bisnis distribusi dengan transaksi yang banyak serta unit bisnis yang tersebar secara nasional, sangat penting menampilkan laporan dalam bentuk Dashboard dengan sistem alert, tren, top ten grup, dan sebagainya, dengan mengacu kepada parameter atau KPI. Dengan begitu, monitoring dapat dilakukan lebih cepat,” ujar Irianto. “Selama ini diskusi dan mempelajari gap dengan existing aplikasi berjalan cukup baik. Yang diperlukan, untuk mempercepat proses pengenalan dan fitur lebih banyak adalah menggunakan simulasi transaksi dengan data dummy, sehingga bisa lebih mempercepat pengenalan fitur tersebut di level user.Untuk manajemen lebih meng-explore lagi fungsi fitur tersebut dalam bentuk reporting,” tambahnya.

What next after Scylla?

Sejatinya, Pratesis terus melakukan improvement terhadap aplikasi Scylla ini. Improvement yang dilakukan, tentu saja berdasarkan pengetahuan mendalam di bidang distribusi dan masukan dari para pelanggan.

Saat ini, Pratesis sedang dalam tahap penyelesaian aplikasi generasi baru untuk Sistem Manajemen Distribusi berbasis Web untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang memerlukan aplikasi dan database secara terpusat.

Sentralisasi aplikasi dan database ini dapat dilakukan dengan menggunakan sistem aplikasi yang berbasis Web. Namun, sistem ini memang harus mengandalkan kepada kualitas dan kesinambungan infrastrukutur. Salah satu kendalanya adalah jika koneksi terputus, maka kelangsungan kegiatan operasi akan terhambat.

Oleh karena itu Sistem Aplikasi generasi baru ini dapat dipergunakan secara Hybrid (mengombinasikan dua keunggulan arsitektur web dan client server), dengan kapabilitas untuk diimplementasikan terpusat maupun distributed pada setiap distributor, sehingga jika koneksi terputus maka kegiatan operasi akan tetap berjalan normal dan secara otomatis akan meng-update kembali ke sentral database jika koneksinya kembali terhubung.

Tak hanya sentralisasi, bisnis proses pun telah ditambahkan, dikumpulkan, dipilih, dan dipilah, sehingga dapat memenuhi kebutuhan saat ini. Bahkan, dengan arsitekturnya yang dapat mengakomodasi perubahan, dan penambahan fungsi dan fitur, maka kebutuhan bisnis proses masa depan pun bisa di antisipasi. Antara lain dengan menambahkan fitur-fitur baru, seperti Dashboard untuk kebutuhan analisa, dan koneksitas dari Mobile Apps.

Selain itu, migrasi biasanya menjadi momok bagi setiap perusahaan yang ingin mengganti platform. Nah, aplikasi generasi baru ini sudah didesain dengan memperhatikan data mapping dengan aplikasi Scylla yang terpasang saat ini. Tujuannya, agar pengguna Scylla yang tersebar di seluruh Indonesia dapat dengan mudah dan cepat dalam melakukan proses migrasi data ke sistem generasi baru ini.

Dan, tentu saja, sehebat apapun suatu produk tanpa dukungan ongoing support melalui jaringan Helpdesk menjadi tidak lengkap. Untuk itu, Pratesis pun telah melengkapinya dengan dukungan tim Helpdesk yang bekerja secara online. “HelpDesk yang didukung sistem online telah digelar di titik-titik strategis yang mencakup hampir seluruh wilayah Indonesia, membuat software generasi baru ini semakin paripurna,” tukas Fadjarudin.

Tags: , ,

Leave a Reply